Comprender el funcionamiento global de Tempolia

Objetivo. Comprender cómo Tempolia relaciona los datos de referencia, clientes, asuntos, tiempos, gastos, presupuestos, facturas, cobros e informes dentro de un mismo flujo de trabajo.

Duración estimada55 min

Qué aprenderá

Identificar la pantalla de origen de cada tipo de información.
Seguir la cadena desde el cliente y el asunto hasta la facturación, el cobro y los informes.
Distinguir datos de referencia, previsiones, actividad realizada, documentos emitidos y cobros.

Recorrido recomendado

Comenzar por las sociedades emisoras, las opciones generales, las cuentas bancarias y los derechos de acceso.
Revisar una ficha de cliente y uno de sus asuntos antes de analizar la actividad relacionada.
Seguir los tiempos, gastos y presupuestos hasta la preparación de la factura y el registro del cobro.
Utilizar los informes para conciliar el detalle de origen con los totales esperados.

Antes de continuar

La sociedad emisora, el cliente y el asunto son correctos.
No se confunden los importes previstos, realizados, facturados y cobrados.
Las anomalías se corrigen en su origen y no únicamente en el informe final.

Antes de empezar

Debe ayudar a un nuevo compañero a explicar una factura emitida elegida en su suscripción. Sin modificar datos, localice cada fuente y demuestre que sociedad emisora, cliente, asunto, trabajo realizado, presupuesto, factura y cobro forman una cadena coherente.

Requisitos previos en su suscripción

En su suscripción, disponga de acceso de lectura a clientes, asuntos, tiempos, gastos, presupuestos, facturas, cobros e informes.
Elija una factura propia ya emitida y anote número, periodo, importe neto y estado de cobro.
Prepare una hoja de control con siete apartados: sociedad, cliente, asunto, realizado, presupuesto, factura y cobro/informe.
Mantenga el mismo número de factura y los mismos filtros de una pantalla a otra; anote cualquier diferencia de cliente, asunto, periodo o importe antes de continuar.

Desarrollo recomendado — 55 min

5 min: fijar el vocabulario y los cuatro datos de la factura.
10 min: localizar sociedad, cliente y asunto.
10 min: relacionar eventos, carta de encargo y presupuesto.
10 min: identificar tiempos y gastos del trabajo realizado.
10 min: conciliar factura, cobro y cuenta de cliente.
7 min: realizar el taller de diagnóstico.
3 min: tomar perspectiva y formular la regla de navegación.

Debe poder decir en una frase quién emite, quién compra, en qué asunto se realiza el trabajo y qué documento va a explicar.

1. Comprobar la base de datos

Abra Configuración > Sociedades, Opciones generales y Cuentas bancarias. La sociedad emisora aporta identidad legal, logotipo, banco y contexto de facturación; las opciones establecen comportamientos y perfiles comunes. Estos datos reaparecen en facturas, cobros, exportaciones y controles.

Para la factura elegida, localice su sociedad emisora y compare la sociedad y el banco de la factura con las fichas fuente. No corrija un informe si el origen legal es erróneo. Los derechos también pueden ocultar registros o columnas: una vista vacía no demuestra por sí sola que no haya datos.

Captura de Tempolia: sociedades emisoras e identidad legal — La lista muestra código, razón social, SIRET, email, dirección, modelo y reglas de venta; banco y logotipo se revisan en la ficha completa.

Captura de Tempolia: parámetros principales de las sociedades — Los parámetros principales forman la base común de la aplicación.

Captura de Tempolia: opciones generales y perfiles — Las opciones generales agrupan perfiles y reglas estructurales.

2. Pasar de la identidad del cliente al asunto operativo

Abra Clientes / Asuntos > Clientes y luego Asuntos. El cliente identifica al comprador; el asunto delimita el trabajo. En el cliente elegido compruebe código, razón social, estado, país, datos de facturación y responsable. En su asunto compruebe vínculo con el cliente, actividad, estado y responsables.

Esta separación evita imputar trabajo al cliente correcto pero al ejercicio o misión equivocados. Los filtros e informes utilizan estos vínculos. Si la factura apunta a otro asunto, registre la diferencia antes de buscar en tiempos o presupuestos.

Captura de Tempolia: lista filtrada de clientes — La lista de clientes es el primer control de identidad, estado y responsable.

Captura de Tempolia: identificación del cliente — La ficha de cliente centraliza la información legal y de referencia.

Captura de Tempolia: asuntos vinculados a clientes — La lista de asuntos vincula clientes, códigos, actividades, responsables y estados.

3. Relacionar compromisos y previsiones

Los eventos, vencimientos permanentes y cartas de encargo explican qué debe hacerse y por qué. Revise Eventos de clientes y asuntos, Vencimientos permanentes y Cartas de encargo. Compruebe que la misión recurrente, el periodo y el responsable coinciden con el asunto.

Abra después presupuestos por asunto, detalle de tiempos previstos, presupuestos mensuales de facturación y agenda previsional. El presupuesto describe carga, gastos y honorarios esperados; no demuestra que se haya trabajado. Mantenga “previsto” y “realizado” en columnas separadas, especialmente cuando se factura un honorario fijo.

Captura de Tempolia: eventos de clientes y asuntos — Los eventos muestran las acciones realizadas y futuras del cliente y el asunto.

Captura de Tempolia: vencimientos permanentes — Los vencimientos permanentes generan obligaciones recurrentes.

Captura de Tempolia: formulario de carta de encargo — Esta primera pantalla selecciona los clientes afectados; modelo, asunto, opciones y documento se revisan en los pasos siguientes.

Captura de Tempolia: presupuesto por asunto — El presupuesto por asunto vincula previsión, alcance y rentabilidad esperada.

Captura de Tempolia: presupuestos detallados de tiempos — Los presupuestos de tiempos distribuyen la carga por periodo, tarea y empleado.

Captura de Tempolia: presupuestos mensuales de facturación — Los presupuestos de facturación organizan honorarios y vencimientos previstos.

Captura de Tempolia: agenda previsional — La agenda previsional hace visibles cargas e hitos futuros.

4. Verificar los tiempos y gastos realizados

Abra Detalle de tiempos y Detalle de gastos con el cliente, asunto y periodo de la factura. Revise empleado, tarea, descripción, duración o importe, estado facturable, aprobación y marca ya facturado. Una línea fuera de periodo o vinculada a otro asunto no explica la factura aunque tenga una descripción parecida.

El editor muestra cómo se crea una línea y las listas detalladas constituyen la pista de control. Lea antes de editar. El resultado esperado es una selección que pueda clasificarse claramente como incluida, excluida o ajena.

Captura de Tempolia: detalle de los tiempos — El detalle de tiempos verifica empleado, asunto, tarea, duración y estado.

Captura de Tempolia: editor de una línea de tiempo — El editor de tiempos muestra todos los campos necesarios para una línea útil.

Captura de Tempolia: detalle de los gastos — El detalle de gastos muestra importe, IVA, justificante y refacturación.

5. Seguir facturación y cobro sin confundir estados

La preparación selecciona presupuestos, tiempos, gastos o suscripciones elegibles. Las facturas pendientes de validar siguen siendo proyectos revisables; el diario de ventas contiene documentos emitidos. Compare fuente, neto, IVA, fechas y condiciones del cliente. No trate un proyecto como ingreso ya emitido.

Abra después Cobros y movimientos de clientes. Una factura emitida puede seguir pendiente, estar parcialmente cobrada o relacionarse con varios movimientos. La tabla debe explicar lo cobrado y el saldo antes de enviar un recordatorio.

Captura de Tempolia: preparación de facturas — La preparación selecciona fuentes y alcance antes de validar.

Captura de Tempolia: modalidades de preparación de facturas — Las modalidades distinguen presupuesto, realizado y facturación recurrente.

Captura de Tempolia: facturas pendientes de validar — Las facturas pendientes de validar son el último control antes de emitir.

Captura de Tempolia: facturas emitidas en el diario de ventas — El diario de ventas sigue documentos emitidos, importes y estados.

Captura de Tempolia: tabla de cobros de clientes — La tabla de cobros muestra importes, fechas, medios y conciliación.

6. Conciliar detalle y análisis

Termine en Herramientas > Informes / Ediciones, Tablas dinámicas o Exportación. Reproduzca sociedad, cliente, asunto y periodo. Elija columnas y agrupaciones conscientemente. Un total es fiable cuando puede volver a las líneas que lo componen.

Ante una diferencia, compare primero filtros, fechas y estados; después las líneas fuente; solo entonces valore corregir datos. Anote el perímetro para que otra persona pueda reproducir el control.

Captura de Tempolia: formulario de informes y ediciones — El formulario de informes exige perímetro, columnas y agrupaciones precisos.

Captura de Tempolia: exportación de datos de un informe — Los informes y exportaciones reutilizan los datos de todo Tempolia.

Taller de diagnóstico

1. Parta del diario de ventas y anote sociedad, cliente, asunto, periodo, número e importe.
Los niveles sociedad/cliente/asunto quedan identificados sin ambigüedad.
Si no es así, revise sociedad activa, código de cliente, vínculo del asunto y filtros.
2. Aplique el mismo perímetro a presupuesto, tiempos y gastos; clasifique cada línea como prevista, realizada, facturable, facturada o ajena.
Puede explicar qué líneas sustentan la factura y cuáles están excluidas.
Si no es así, revise fecha, estado facturable, ya facturado y asunto.
3. Concilie la factura emitida con cobros e informe usando el mismo perímetro.
Facturado, cobrado y pendiente son explicables.
Si no es así, compruebe conciliación, fecha de cobro, sociedad y estados del informe.
4. Cierre las pestañas, reinicie con el número de factura y explique por qué abre cada pantalla.
Otro usuario reproduce el recorrido solo con sus notas.
Si no es así, vuelva a sociedad → cliente → asunto → previsto/realizado → factura → cobro.

Cada importe final está vinculado a fuente, perímetro y estado; no se ha modificado ningún dato.

Errores frecuentes y recuperación

Modificar una factura antes de revisar cliente, asunto y referencias.
Comparar una lista detallada con un informe filtrado de otra forma.
Interpretar una vista vacía sin comprobar sociedad, periodo y derechos.
Confundir previsto, realizado, preparado, emitido y cobrado.

Tomar perspectiva

La teoría presentó Tempolia como una cadena de datos; la práctica hizo remontar una factura hasta sus fuentes; la decisión de negocio consiste ahora en intervenir en el nivel correcto y no retocar el último total visible.

Identidad o condiciones erróneas: vuelva a sociedad o cliente.
Alcance del trabajo erróneo: vuelva a asunto, encargo o presupuesto.
Realizado erróneo: revise tiempos, gastos, estados y fechas.
Datos correctos pero total engañoso: alinee filtros y agrupaciones.

Ante cualquier importe, ¿puede indicar su perímetro, origen, estado y pantalla de corrección legítima? Esa capacidad, más que memorizar menús, demuestra autonomía.

Repetir el recorrido con otra factura

Elija una segunda factura emitida en modo de lectura. Debe explicar su importe, no copiar la respuesta del primer caso.

1. Antes de abrir Tempolia, anote sociedad, cliente, asunto, periodo, estado, base, total y saldo abierto.
2. Siga siempre este orden: diario de ventas, cliente y asunto, presupuesto o realizado, factura, cobro e informe. Mantenga las mismas fechas y filtros.
3. Cambie un solo filtro de fecha o estado, anticipe qué línea desaparecerá y restáurelo. Si la diferencia continúa, deténgase en la primera pantalla donde el origen ya no coincide.
4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido con sus notas. Entréguelas después a un compañero, que debe repetir la misma consulta sin ayuda oral.

Un compañero que solo tenga sus notas encuentra la factura y explica el mismo saldo.