Registrar, controlar y utilizar los tiempos y gastos

Objetivo. Registrar correctamente los tiempos y gastos, aprobarlos mediante el flujo previsto y reutilizar los datos validados para la facturación, el análisis de productividad y los informes de rentabilidad.

Duración estimada1 h 10

Qué aprenderá

Registrar tiempos y gastos en el cliente, asunto y código de actividad correctos.
Comprender la aprobación, el carácter facturable y el circuito de los justificantes.
Utilizar el detalle en la facturación y los informes de gestión sin perder trazabilidad.

Recorrido recomendado

Seleccionar la fecha, el colaborador, el cliente, el asunto y el código de tarea o gasto antes de introducir los valores.
Añadir una descripción precisa y adjuntar el justificante requerido para cada gasto.
Revisar los registros incompletos, incoherentes o excepcionales antes de aprobarlos.
Conciliar los registros aprobados con los presupuestos, la preparación de facturas y los informes de actividad.

Antes de continuar

La duración, la cantidad, el importe, el impuesto y el carácter facturable son coherentes.
Los justificantes y las descripciones permiten controlar y reembolsar el gasto.
Siempre que sea posible, las correcciones se realizan antes de facturar y siguen siendo trazables.

Antes de empezar

Elija en su suscripción un colaborador, un asunto abierto, una tarea facturable y un gasto con justificante. Registre o relea una línea de tiempo y un gasto y siga su efecto en presupuesto y preparación. Por ejemplo, puede controlar 1 h 30 de trabajo y un gasto de 48 € brutos en la misma fecha.

Requisitos

Disponga en su suscripción de un colaborador, un asunto abierto, una tarea facturable y un código de gasto con adjunto. Guarde solo si está autorizado a modificar esos registros.
Prepare recibo ficticio sin datos personales y determine antes el tratamiento IVA.
Si hay aprobación, use cuentas de captura y revisión sin cambiar ajustes.
Antes de registrar anote fecha, colaborador, asunto, tarea o código de gasto, duración o importe y estado esperado. Tras guardar de forma autorizada, localice esos valores exactos; si no, controle dos líneas existentes.

Desarrollo — 1 h 10

5 min: calificar evidencias.
10 min: registrar y releer tiempo.
10 min: revisar integridad y aprobación.
10 min: registrar gasto, IVA y adjunto.
10 min: comparar modos y controles.
10 min: revisar presupuesto y valoración.
10 min: conciliar y diagnosticar.
5 min: tomar perspectiva.

Punto inicial: justifique fecha, persona, asunto, naturaleza, cantidad, descripción y facturabilidad antes de guardar.

1. Registrar un tiempo comprensible

Abra Detalle de tiempos y cree o abra una línea autorizada con su fecha, colaborador, cliente, asunto, tarea y duración; los valores de la captura son solo un ejemplo. Use una descripción concreta como “revisión de apuntes bancarios y preparación de preguntas al cliente”, sin detalles internos innecesarios.

Revise antes de guardar. Cliente sin asunto, tarea genérica, fecha errónea o texto vago dificultan control y factura. Si el asunto elegido no aparece, revise estado, derechos y fechas; no elija otro asunto para continuar.

Captura de Tempolia: editor de tiempo AGAPE — El editor muestra todos los campos necesarios para un tiempo utilizable.

Detalle de tiempos con la línea AGAPE que debe revisarse — Filtre el detalle por fecha, asunto, tarea y colaborador y revise duración y estado.

2. Revisar integridad, aprobación y bloqueo

Compare la hoja mensual con el tiempo esperado. La integridad no prueba exactitud, pero revela días ausentes y cantidades anómalas. Revise estado de aprobación y alcance del revisor: ambos roles ven la misma línea con acciones adecuadas.

Observe un periodo abierto y otro bloqueado sin forzar cambios. La línea cerrada debe seguir legible y protegida. Si desaparece, revise filtros y derechos; si se edita, revise fecha límite, sociedad y perfil. Tras facturar, las correcciones siguen el circuito autorizado.

Captura de Tempolia: hoja mensual de tiempos — La hoja mensual revela días ausentes y totales incoherentes.

Opciones Tempolia para los controles de tiempos — Las opciones de tiempos hacen visibles los controles generales aplicados a la integridad de los registros.

Opciones de aprobación y bloqueo de tiempos — Las opciones de aprobación y bloqueo definen quién puede validar o modificar un período.

3. Aplicar tareas y facturabilidad estables

REVISION debe estar activa, ser facturable y vincularse a la regla comercial. Las tareas no facturables registran formación o administración sin llegar a factura. No cambie el estado solo para mostrar u ocultar una línea; determine su naturaleza.

Revise tarea, colaboradores autorizados, precio y código de venta. Es referencia compartida: un cambio afecta muchos asuntos. Inhabilite códigos obsoletos para nuevas entradas en vez de renombrarlos con otro significado.

Referencia de tareas facturables con REVISION — La referencia de tareas facturables permite comprobar que REVISION pueda alimentar la facturación.

Referencia de tareas no facturables — Las tareas no facturables siguen disponibles para trabajo interno sin proponerse en factura.

4. Registrar gasto con evidencia y razonamiento IVA

Cree o relea el gasto justificado del colaborador y asunto elegidos; use 48 € solo para seguir el cálculo ilustrado. Seleccione código, importe e IVA según recibo, añada descripción y adjunto. Distinga reembolso al empleado, tratamiento contable y refacturación: son decisiones diferentes.

Reabra el adjunto para probar legibilidad y vínculo. El resultado esperado es aritmética coherente, evidencia adecuada y estado conforme. Ante diferencias vuelva al recibo y al código; no cuadre campos por tanteo.

Captura de Tempolia: detalle de gasto con justificante — El detalle reúne importe, IVA, justificante y estado.

Referencia de códigos de gasto y sus reglas — Los códigos de gasto definen las reglas aplicadas al justificante, al IVA y a la refacturación.

5. Conciliar presupuesto, valor y factura

Compare 1 h 30 y 48 € con presupuestos y agenda, manteniendo periodo, tarea, persona y asunto. La desviación puede ser trabajo extra, previsión ausente o error; no es automáticamente una falta.

Duración y gasto son hechos; coste y precio son derivados. Si el valor es erróneo, corrija la regla fechada, no la duración. Abra preparación sin emitir y explique por qué cada línea se propone, excluye o ya está facturada.

Si pvcolaff o pvqaff no contiene filas, solo es evidencia negativa de que no se observa una sobrecarga específica por asunto. No revela la tarifa general ni prueba el margen: identifique por separado la regla ordinaria y su vigencia.

Captura de Tempolia: preparación desde tiempos y gastos — La preparación muestra qué líneas aprobadas son comercialmente elegibles.

Presupuesto de tiempos que debe compararse con el tiempo registrado — El presupuesto de tiempos aporta la previsión que debe compararse con la línea de 1 h 30.

6. Producir un control reproducible

Cree informe con fecha, persona, asunto, tarea, duración, gasto y estados. Detalle y total deben coincidir. Si divergen, compare filtros, aprobación, facturabilidad y ya facturado. Documente el perímetro.

Productividad mide actividad y facturación sigue reglas comerciales. Pueden diferir legítimamente, pero la diferencia debe explicarse con datos y estados, no con suposiciones.

Taller de conciliación

1. Registre o seleccione su línea de tiempo y encuéntrela con filtros exactos.
En el detalle aparece una sola línea del 24/06/2026 para el colaborador, asunto y tarea elegidos, con duración 1 h 30 y estado legible.
Si no es así, revise sociedad, fecha, asunto, tarea y derechos.
2. Registre o relea importe, IVA, texto y adjunto de su gasto y reábralo si está autorizado.
El detalle muestra 48 € con base e IVA coherentes con el recibo, el adjunto vuelve a abrirse y la regla de refacturación queda identificada.
Si no es así, compare recibo, código y bruto/neto.
3. Revise integridad, aprobación, bloqueo y facturabilidad.
La persona que registra y quien revisa recuperan la misma línea; el estado, el posible bloqueo y la siguiente acción autorizada son legibles sin usar la cuenta administradora como prueba.
Si no es así, aísle captura, revisor, bloqueo o ajustes.
4. Compare presupuesto, propuesta e informe sin emitir.
Para cada línea puede indicar qué estado, periodo y regla explican su inclusión o exclusión del proyecto y del informe.
Si no es así, alinee periodo y estados.

Un revisor sigue ambas líneas desde evidencia hasta consecuencias operativas y comerciales.

Errores que evitar

Descripciones genéricas.
Asunto sustituto porque el correcto no se ve.
Aprobar totales sin revisar excepciones.
Adjunto ilegible.
Cambiar duración para arreglar valoración.
Confundir reembolsable, facturable y facturado.

Tomar perspectiva

Controle proceso y líneas: captura precisa, evidencia, aprobación, historial protegido, valor correcto y uso reproducible. Guardar una línea no la hace fiable.

¿puede explicar quién hizo o gastó qué, para quién, cuándo, por qué, con qué aprobación y prueba y con qué efecto en presupuesto y factura?

Controlar otro par de tiempo y gasto

Elija una línea de tiempo y un gasto del mismo asunto y periodo. Anote sus valores antes de abrir un informe o la preparación.

1. Antes de abrir Tempolia, anote fecha, colaborador, asunto, tarea o código de gasto, duración o importe, IVA, estado facturable y aprobación.
2. Pase del editor al detalle, la aprobación y la preparación sin cambiar filtros. Indique si cada línea es editable, aprobada, facturable y ya facturada.
3. Investigue un problema: tiempo ausente, IVA incorrecto, aprobación no disponible o línea propuesta dos veces. Corrija el origen solo con autorización en su suscripción y repita el control.
4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido con sus notas. Entréguelas después a un compañero, que debe repetir la misma consulta sin ayuda oral.

Un compañero encuentra ambas líneas y explica por qué se incluyen, excluyen o bloquean.