Crear y utilizar los presupuestos

Objetivo. Utilizar los presupuestos de tiempos, gastos y facturación para prever la carga y los ingresos, comparar la previsión con la actividad realizada y preparar facturas sin recapturas innecesarias.

Duración estimada1 h 15

Qué aprenderá

Distinguir los presupuestos de tiempos, de gastos y de facturación, y comprender cómo se complementan.
Planificar la carga, las fechas de facturación y los márgenes esperados por cliente y asunto.
Analizar las desviaciones entre importes presupuestados, realizados y facturados.

Recorrido recomendado

Definir el perímetro, el período, el asunto y las hipótesis antes de introducir las líneas presupuestarias.
Introducir la carga, los gastos previstos y el calendario de facturación con códigos de referencia estables.
Revisar la previsión en las vistas de planificación y asignar responsables cuando sea necesario.
Comparar el presupuesto con los tiempos, gastos y facturas reales y documentar las desviaciones significativas.

Antes de continuar

Cada línea presupuestaria corresponde al cliente, asunto, período y sociedad emisora correctos.
Los presupuestos recurrentes se renuevan sin duplicar líneas existentes.
Las desviaciones se explican a partir del detalle antes de modificar la previsión.

Antes de empezar

Elija en su suscripción un asunto abierto con presupuesto de facturación y presupuesto de tiempos. Anote honorario, carga prevista, colaborador y periodo. Por ejemplo, un fijo de 850 € y cuatro horas previstas permiten comparar valor comercial y carga sin confundirlos.

Requisitos

Use un asunto de su suscripción, su código de venta, una tarea planificada, el colaborador y un periodo comparable.
Observe un presupuesto existente sin renovaciones globales ni emisiones.
Prepare cuatro columnas: previsto, realizado, facturado y desviación explicada.
Localice en su suscripción una línea de presupuesto de facturación, una de tiempos y la semana correspondiente en la agenda. Deben llevar asunto, periodo, tarea y colaborador exactos.

Desarrollo — 1 h 15

5 min: traducir el encargo en hipótesis.
15 min: construir el presupuesto del asunto.
10 min: planificar tiempos, gastos y carga.
10 min: construir el plan de facturación.
10 min: simular renovación y valoración.
20 min: conciliar previsto, realizado y proyecto.
5 min: tomar perspectiva y decidir.

Punto inicial: indique por separado horas, fecha e importe; un total global no gobierna las tres dimensiones.

1. Traducir el encargo en presupuestos distintos

Abra Presupuestos por asunto. Tiempos, gastos y facturación son previsiones relacionadas pero distintas: recursos, costes externos e importe comercial. Registre el importe de facturación del asunto y las horas planificadas para el colaborador elegido. No fuerce igualdad entre honorario fijo y carga variable.

Documente fuente, periodo, autor y fecha de revisión. Una línea sin hipótesis pronto será inexplicable. Revise cliente, asunto, sociedad, actividad y responsable antes de interpretar margen o capacidad.

Captura de Tempolia: presupuesto por asunto — El presupuesto por asunto relaciona previsión, expediente y margen esperado.

Captura de Tempolia: presupuesto detallado de tiempos — Los presupuestos de tiempos distribuyen trabajo por periodo, tarea y empleado.

Captura de Tempolia: presupuesto mensual de facturación — Los presupuestos de facturación organizan honorarios y vencimientos.

2. Hacer ejecutable la previsión

Coloque en la agenda las horas previstas de su asunto y revise carga, ausencias, plazos y competencias de ACA. El presupuesto declara que el trabajo debe realizarse; el plan de carga comprueba si alguien puede hacerlo en el momento correcto y junto a sus demás asuntos.

Si falta capacidad, decida y documente: desplazar, reasignar, cambiar plazo o renegociar. No mantenga una previsión imposible para conservar el número inicial. El resultado esperado es un hueco realista o un arbitraje con responsable.

Abra la semana elegida y revise asunto, colaborador, tarea y duración. Si falta la línea esperada, vuelva a presupuesto, fechas y filtros antes de concluir sobre capacidad.

Agenda previsional Tempolia de septiembre de 2019 con varias cargas DEMO1, BATIS y AGAPE — Lea las cargas mostradas por asunto y empleado y después aplique su semana y sus referencias.

3. Renovar sin duplicar el pasado

En renovación defina año origen y destino, clientes, asuntos, tipos y opciones. Busque primero líneas existentes. Compare encargo, tarifas, responsables y alcance actuales; excluya tareas obsoletas y actualice fechas. La renovación es una propuesta controlada.

Durante la formación solo simule. El resultado esperado es una línea deseada por periodo. Si encuentra duplicados, deténgase antes de que el plan se utilice. Corregir después puede propagar doble carga y doble facturación.

Captura de Tempolia: formulario de renovación de presupuestos — La renovación define origen, destino, alcance y opciones.

4. Controlar valoración y margen

El coste puede venir del historial retributivo y el precio de empleado/asunto o cantidad. Fechas, excepciones y tareas deciden el valor. Una duración correcta con tarifa errónea genera un margen falso pero plausible.

Revise la tarifa de ACA al 22 de junio y la regla REVISION. Si informe y presupuesto divergen, separe cantidad, mezcla de personas, tarifa, fecha y alcance. No cambie la previsión solo para volver verde el indicador; describa primero el origen económico.

La tabla de excepciones capturada no contiene filas. Solo prueba que no se observa una sobrecarga empleado/asunto; identifique en otra fuente la regla general y su vigencia antes de calcular importe o margen.

Tabla Tempolia vacía de precios por empleado y asunto — Evidencia negativa: no se muestra ninguna excepción específica. La pantalla no identifica ni valida la tarifa general.

5. Conciliar previsto, realizado y proyecto

Filtre tiempos y gastos por el asunto y periodo elegidos con los mismos estados. Compare horas, tarea, persona e importe y abra preparación sin emitir. Compruebe que presupuesto de facturación y líneas reales no se sumen dos veces.

Si ACA registra cinco horas contra cuatro, la desviación es real pero no cambia automáticamente el fijo. Busque repetición, cambio de alcance, aprendizaje, error o previsión irreal. La respuesta puede ser organizativa, contractual o presupuestaria futura.

Captura de Tempolia: detalle de tiempos realizados — El detalle de tiempos hace comparable el realizado.

Captura de Tempolia: preparación desde presupuesto — La preparación muestra cómo el presupuesto se convierte en propuesta controlable.

6. Formular una desviación útil

Cree informe o tabla dinámica con sociedad, cliente, asunto y periodo iguales. Muestre horas previstas/reales, honorarios previstos/facturados y valoración. Baje del asunto a empleado y tarea y conserve los filtros.

Una explicación completa incluye diferencia medida, fuente verificada, causa y acción con responsable. “Presupuesto superado” es alarma; “REVISION +1 hora por conciliación adicional, revisión de alcance antes de julio” permite decidir.

Filtre la tabla por su asunto y periodo y compare horas previstas y reales con la misma unidad.

Tabla dinámica Tempolia de tiempos reales AGAPE por empleado — Use el desglose por asunto y empleado y concílielo con sus horas previstas.

Taller de revisión

1. Registre honorario, horas, colaborador, fechas y fuente del asunto elegido.
Tiempo, fecha y precio están separados.
Si no es así, vuelva al encargo.
2. Coloque horas y revise capacidad.
Las cuatro horas caben realmente en la semana sin sobrecargar a ACA; en caso contrario, la ficha indica quién decidió el cambio, la nueva fecha y el motivo.
Si no es así, desplace, reasigne o renegocie.
3. Compare tiempos, gastos, presupuesto y preparación.
Para cada desviación se recuperan periodo, tarea, colaborador y línea de origen, y cada línea propuesta en factura queda vinculada una sola vez al presupuesto o al realizado.
Si no es así, revise periodo, estado, ya facturado, tarifa y asunto.
4. Escriba una decisión con responsable y fecha.
La revisión cambia una acción, no un color.
Si no es así, separe error y desviación real.

Horas previstas/reales, honorario, propuesta y causa caben en una hoja reproducible.

Errores que evitar

Usar un importe como previsión de tiempo, capacidad y venta.
Renovar sin revisar duplicados y contrato.
Ocultar el exceso cambiando la previsión.
Leer margen sin tarifas y fechas.
Comparar filtros diferentes.

Tomar perspectiva

Un presupuesto es una hipótesis gobernada: vale por hipótesis explícitas, comparación con realidad y decisiones documentadas. Precisión significa saber por qué, cuándo y quién cambia una hipótesis.

¿puede explicar carga, capacidad, honorario, desviación y acción del asunto elegido sin reducirlos a un número? Entonces el presupuesto es una herramienta de gestión.

Controlar otro presupuesto hasta la facturación

Elija un segundo asunto y conserve una tabla con previsto, realizado y facturado. No cambie las fechas para hacer coincidir las cifras.

1. Antes de abrir Tempolia, anote importe, horas previstas, periodo, responsable, horas reales e importe ya facturado.
2. Lea primero el presupuesto, después los tiempos correspondientes y por último el proyecto. Recalcule diferencia y porcentaje antes de leer el total del informe.
3. Pruebe un caso útil: renovación duplicada, colaborador sobrecargado, tiempo superior al presupuesto o presupuesto ausente de la preparación. Localice la primera pantalla donde divergen los valores.
4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido con sus notas. Entréguelas después a un compañero, que debe repetir la misma consulta sin ayuda oral.

Sus notas explican la diferencia y la decisión operativa, con responsable y fecha.