Comprendere il funzionamento complessivo di Tempolia

Obiettivo. Comprendere come Tempolia collega dati di riferimento, clienti, pratiche, tempi, spese, budget, fatture, pagamenti e report all’interno dello stesso flusso operativo.

Durata stimata55 min

Cosa imparerai

Individuare la schermata di origine di ogni tipo di informazione.
Seguire il percorso dal cliente e dalla pratica fino alla fatturazione, al pagamento e ai report.
Distinguere dati di riferimento, previsioni, attività svolte, documenti emessi e pagamenti.

Percorso consigliato

Partire dalle società emittenti, dalle opzioni generali, dai conti bancari e dai diritti di accesso.
Esaminare una scheda cliente e una delle relative pratiche prima di analizzare le attività collegate.
Seguire tempi, spese e budget fino alla preparazione della fattura e alla registrazione del pagamento.
Utilizzare i report per riconciliare i dati di dettaglio con i totali attesi.

Prima di continuare

La società emittente, il cliente e la pratica sono corretti.
Gli importi previsti, realizzati, fatturati e pagati non vengono confusi.
Ogni anomalia viene corretta alla fonte e non soltanto nel report finale.

Prima di iniziare

Devi aiutare un nuovo collega a spiegare una fattura emessa scelta nel tuo abbonamento. Senza modificare dati, ritrova ogni fonte e dimostra che società emittente, cliente, pratica, lavoro svolto, budget, fattura e pagamento formano una catena coerente.

Prerequisiti nel tuo abbonamento

Nel tuo abbonamento, disponi dell’accesso in lettura a clienti, pratiche, tempi, spese, budget, fatture, pagamenti e report.
Scegli una tua fattura già emessa e annota numero, periodo, imponibile e stato del pagamento.
Prepara una scheda di controllo con sette colonne: società, cliente, pratica, consuntivo, budget, fattura, pagamento/report.
Mantieni lo stesso numero di fattura e gli stessi filtri da una pagina all’altra; annota ogni differenza di cliente, pratica, periodo o importo prima di proseguire.

Tempi indicativi — 55 min

5 min: fissare il vocabolario e annotare i quattro dati della fattura.
10 min: ritrovare società, cliente e pratica.
10 min: collegare eventi, lettera d’incarico e budget.
10 min: individuare tempi e spese del consuntivo.
10 min: riconciliare fattura, pagamento e conto cliente.
7 min: svolgere il laboratorio diagnostico.
3 min: costruire una visione d’insieme e formulare la regola di navigazione.

Devi saper dire in una frase chi emette, chi acquista, su quale pratica è stato svolto il lavoro e quale documento stai spiegando.

1. Verificare le fondamenta del database

Apri Configurazione > Società, Opzioni generali e Conti bancari. La società emittente fornisce identità legale, logo, banca e contesto di fatturazione; le opzioni definiscono comportamenti e profili condivisi. Questi dati ricompaiono nelle fatture, nei pagamenti, negli export e nei controlli.

Per la fattura scelta individua la sua società emittente e confronta società e banca della fattura con le schede sorgente. Non correggere un report se la fonte legale è errata. Ricorda inoltre che i diritti possono nascondere record o colonne: una vista vuota non dimostra automaticamente che il dato non esiste.

Schermata Tempolia: società emittenti e identità legale — L’elenco mostra codice, ragione sociale, SIRET, email, indirizzo, modello e regole di vendita; banca e logo si controllano nella scheda completa.

Schermata Tempolia: parametri principali delle società — I parametri principali costituiscono la base comune del database.

Schermata Tempolia: opzioni generali e profili — Le opzioni generali raggruppano profili e regole strutturali.

2. Passare dall’identità del cliente alla pratica operativa

Apri Clienti / Pratiche > Clienti, quindi Pratiche. Il cliente identifica l’acquirente; la pratica delimita il lavoro. Sul cliente scelto controlla codice, denominazione, stato, paese, dati di fatturazione e responsabile. Sulla relativa pratica controlla collegamento al cliente, attività, stato e responsabili.

Questa distinzione evita di imputare il lavoro al cliente giusto ma all’anno o alla missione sbagliati. Filtri e report utilizzano questi legami. Se la fattura rinvia a un’altra pratica, registra subito lo scarto prima di cercare nei tempi o nel budget.

Schermata Tempolia: elenco clienti filtrato — L’elenco clienti è il primo controllo di identità, stato e responsabile.

Schermata Tempolia: identificazione del cliente — La scheda cliente centralizza dati legali e di riferimento.

Schermata Tempolia: pratiche collegate ai clienti — L’elenco pratiche collega clienti, codici, attività, responsabili e stati.

3. Collegare impegni e previsioni

Eventi, scadenze permanenti e lettere d’incarico spiegano che cosa bisogna fare e perché. Consulta Eventi clienti e pratiche, Scadenze permanenti e Lettere d’incarico. Verifica che missione ricorrente, periodo e responsabile coincidano con la pratica.

Apri poi budget per pratica, dettaglio dei tempi preventivati, budget mensili di fatturazione e agenda previsionale. Il budget descrive carico, spese e compensi attesi; non prova che il lavoro sia stato svolto. Mantieni separate nella scheda le colonne “previsto” e “consuntivo”, soprattutto quando la fattura applica un forfait invece dei tempi esatti.

Schermata Tempolia: eventi cliente e pratica — Gli eventi mostrano le azioni concluse e future di cliente e pratica.

Schermata Tempolia: scadenze permanenti — Le scadenze permanenti generano gli obblighi ricorrenti da seguire.

Schermata Tempolia: modulo della lettera d’incarico — Questa prima schermata seleziona i clienti interessati; modello, pratica, opzioni e documento si controllano nei passaggi successivi.

Schermata Tempolia: budget per pratica — Il budget per pratica collega previsione, perimetro e redditività attesa.

Schermata Tempolia: budget dettagliati dei tempi — I budget dei tempi distribuiscono il carico per periodo, attività e collaboratore.

Schermata Tempolia: budget mensili di fatturazione — I budget di fatturazione organizzano compensi e scadenze previsti.

Schermata Tempolia: agenda previsionale — L’agenda previsionale rende visibili carichi e tappe future.

4. Verificare tempi e spese consuntivi

Apri Dettaglio tempi e Dettaglio spese, applicando cliente, pratica e periodo della fattura. Controlla collaboratore, attività, descrizione, durata o importo, stato fatturabile, approvazione e indicatore già fatturato. Una riga fuori periodo o collegata a un’altra pratica non spiega la fattura, anche se la descrizione è simile.

L’editor unitario mostra come nasce una registrazione; gli elenchi di dettaglio costituiscono la pista di controllo. Leggi prima di modificare. Il risultato atteso è un insieme di righe chiaramente incluse, escluse o estranee.

Schermata Tempolia: dettaglio dei tempi — Il dettaglio tempi verifica collaboratore, pratica, attività, durata e stato.

Schermata Tempolia: editor di una riga di tempo — L’editor dei tempi mostra tutti i campi necessari a una riga utilizzabile.

Schermata Tempolia: dettaglio delle spese — Il dettaglio spese espone importo, IVA, giustificativo e rifatturazione.

5. Seguire fatturazione e pagamento senza confondere gli stati

La preparazione seleziona budget, tempi, spese o abbonamenti ammissibili. Le fatture da convalidare sono ancora progetti controllabili; il giornale vendite contiene i documenti emessi. Confronta fonte, imponibile, IVA, date e condizioni cliente. Non trattare mai un progetto come ricavo già emesso.

Apri poi Pagamenti e movimenti cliente. Una fattura emessa può essere non pagata, parzialmente pagata o abbinata a più movimenti. La tabella deve spiegare incassato e saldo prima di qualsiasi sollecito.

Schermata Tempolia: preparazione delle fatture — La preparazione seleziona fonti e perimetro prima della convalida.

Schermata Tempolia: modalità di preparazione fatture — Le modalità distinguono budget, consuntivo e fatturazione ricorrente.

Schermata Tempolia: fatture da convalidare — Le fatture da convalidare sono l’ultimo controllo prima dell’emissione.

Schermata Tempolia: fatture emesse nel giornale vendite — Il giornale vendite segue documenti emessi, importi e stati.

Schermata Tempolia: tabella dei pagamenti cliente — La tabella pagamenti mostra incassi, date, modalità e abbinamenti.

6. Riconciliare dettaglio e analisi

Concludi in Strumenti > Report / Stampe, Tabelle pivot o Export. Riproduci società, cliente, pratica e periodo. Scegli colonne e raggruppamenti consapevolmente. Un totale è affidabile quando puoi tornare alle righe che lo compongono.

In caso di differenza, confronta prima filtri, date e stati; poi le righe sorgente; solo alla fine valuta una correzione. Annota il perimetro affinché un altro utente possa ripetere il controllo.

Schermata Tempolia: modulo report e stampe — Il modulo report richiede perimetro, colonne e raggruppamenti precisi.

Schermata Tempolia: esportazione dei dati di un report — Report ed export riutilizzano i dati inseriti in tutto Tempolia.

Laboratorio diagnostico

1. Parti dal giornale vendite e annota società, cliente, pratica, periodo, numero e importo.
I livelli società/cliente/pratica sono identificati senza ambiguità.
Se non è così, controlla società attiva, codice cliente, collegamento pratica e filtri.
2. Applica lo stesso perimetro a budget, tempi e spese; classifica ogni riga come prevista, consuntiva, fatturabile, fatturata o estranea.
Sai quali righe sostengono la fattura e quali sono escluse.
Se non è così, verifica data, stato fatturabile, già fatturato e pratica.
3. Riconcilia fattura emessa, pagamenti e report con lo stesso perimetro.
Fatturato, incassato e residuo risultano spiegabili.
Se non è così, controlla abbinamento, data pagamento, società e stati del report.
4. Chiudi le schede, riparti dal solo numero di fattura e spiega perché apri ogni schermata.
Un collega può ripetere il percorso usando soltanto le tue note.
Se non è così, riparti dalla catena società → cliente → pratica → previsto/consuntivo → fattura → pagamento.

Ogni importo finale è collegato a una fonte, un perimetro e uno stato; nessun dato è stato modificato.

Errori frequenti e recupero

Modificare una fattura prima di controllare cliente, pratica e riferimenti.
Confrontare un elenco dettagliato con un report filtrato diversamente.
Interpretare una vista vuota senza controllare società, periodo e diritti.
Confondere previsto, svolto, preparato, emesso e pagato.

Visione d’insieme

La teoria ha presentato Tempolia come catena di dati; la pratica ha fatto risalire una fattura alle fonti; la decisione operativa consiste ora nell’intervenire al livello corretto invece di ritoccare l’ultimo totale visibile.

Identità o condizioni errate: torna a società o cliente.
Perimetro del lavoro errato: torna a pratica, incarico o budget.
Consuntivo errato: verifica tempi, spese, stati e date.
Dati corretti ma totale fuorviante: allinea filtri e raggruppamenti.

Per qualsiasi importo sai indicare perimetro, fonte, stato e schermata della correzione legittima? Questa capacità, non la memoria dei menu, dimostra autonomia.

Ripetere il percorso su un’altra fattura

Scegli una seconda fattura emessa in sola lettura. Devi spiegare il suo importo, non copiare la risposta del primo caso.

1. Prima di aprire Tempolia annota società, cliente, pratica, periodo, stato, imponibile, totale e saldo aperto.
2. Segui sempre questo ordine: giornale vendite, cliente e pratica, budget o consuntivo, fattura, pagamento e report. Mantieni identiche date e filtri.
3. Cambia un solo filtro di data o stato, prevedi quale riga scomparirà e poi ripristinalo. Se lo scarto resta, fermati alla prima schermata in cui la fonte non coincide più.
4. Chiudi tutte le schede e ripeti il percorso con le tue note. Poi consegnale a un collega, che deve rifare lo stesso controllo in lettura senza spiegazioni orali.

Un collega che dispone soltanto delle tue note ritrova la fattura e spiega lo stesso saldo.