Configurar la base, los derechos y los bloqueos

Objetivo. Configurar una base Tempolia fiable y segura definiendo en el orden correcto las sociedades, los usuarios, los datos de referencia, los permisos, los perfiles y los bloqueos de períodos.

Duración estimada1 h

Qué aprenderá

Configurar las sociedades emisoras, las cuentas bancarias y los principales datos de referencia.
Conceder a cada colaborador únicamente los permisos necesarios para su función.
Utilizar perfiles y bloqueos para normalizar los accesos y proteger los períodos cerrados.

Recorrido recomendado

Definir primero las sociedades, las opciones generales, las cuentas bancarias y los parámetros de los documentos.
Crear códigos de venta, de tareas y de gastos estables antes de introducir datos operativos.
Crear los colaboradores, asignar los perfiles y revisar individualmente los permisos sensibles.
Probar la configuración con una cuenta de usuario estándar antes de abrir la base al equipo.

Antes de continuar

No se utilizan cuentas compartidas o genéricas para el trabajo diario.
Los permisos se prueban con el perfil real del usuario y no únicamente como Administrador.
Los bloqueos protegen los períodos aprobados sin impedir el trabajo corriente legítimo.

Antes de empezar

En su suscripción elija un colaborador representativo que deba registrar tiempos en un asunto abierto con una tarea autorizada y ver solo los asuntos del grupo asignado, sin consultar costes ni modificar un periodo bloqueado. Audite toda la cadena y decida si el acceso está listo.

Requisitos previos en su suscripción

Disponga de los derechos administrativos necesarios en su suscripción y de una cuenta operativa representativa. Sin autorización para cambiar, realice el taller como auditoría de lectura.
Localice su sociedad emisora, el colaborador elegido, grupo, perfil efectivo, una tarea, su código de venta y el código IVA de un carácter.
Elija un asunto que el colaborador deba ver y otro fuera del alcance para comprobar autorización y prohibición.
Prepare otra cuenta representativa del perfil: probar solo como administrador no demuestra los derechos reales.

Desarrollo recomendado — 1 h

5 min: definir necesidad y prohibiciones.
10 min: revisar opciones, sociedad y banco.
10 min: releer ficha y vínculos.
10 min: probar perfil, alcance y columnas sensibles.
10 min: revisar tareas, gastos, ventas e IVA.
10 min: probar aprobación y bloqueo con la cuenta operativa.
5 min: tomar perspectiva y documentar la decisión.

Complete “El colaborador elegido puede … sobre … pero no puede …”.

1. Configurar reglas comunes antes que usuarios

Abra Configuración > Opciones generales, Sociedades y Cuentas bancarias. Las opciones establecen perfiles, contraseñas, controles de captura, aprobación y valores predeterminados. La sociedad contiene identidad legal y ajustes de facturación; las cuentas bancarias alimentan cobros y exportaciones.

Para su sociedad emisora seleccione las reglas realmente utilizadas. Para cada opción sensible anote finalidad, responsable y una prueba observable. Activarlo todo genera comportamientos contradictorios. Un parámetro es mantenible cuando otro administrador entiende por qué existe y cómo volver a probarlo.

Captura de Tempolia: opciones generales y perfiles — Las opciones generales agrupan perfiles, contraseñas y reglas estructurales.

Captura de Tempolia: sociedades emisoras — La lista muestra código, razón social, SIRET, email, dirección, modelo y reglas de venta; banco y logotipo se revisan en la ficha completa.

2. Construir la cadena colaborador, perfil y alcance

Abra Colaboradores, derechos de acceso del colaborador elegido y matriz de perfiles. La ficha aporta identidad, sociedad, grupo y vínculos operativos. El perfil concede funciones por página. El alcance determina qué colaboradores, clientes o asuntos son visibles. Los permisos de columna pueden ocultar valores sensibles como el coste.

Los derechos responden a tres preguntas: qué página, qué registros y qué campos. Pruébelos con la cuenta representativa: busque un asunto al que deba acceder, abra la captura de tiempos y compruebe que costes y administración no aparecen. No deduzca el comportamiento del usuario desde la vista del administrador.

Revise por separado perfil, alcance y visibilidad de costes. Un perfil «Asociado», alcance «Todo» y coste visible no cumplen el objetivo restringido: corrija cada regla y repita con la cuenta operativa.

Captura de Tempolia: lista de colaboradores — La lista de colaboradores controla identidad, grupo y estado activo.

Captura de Tempolia: derechos de acceso del colaborador — Los derechos de acceso delimitan registros y alcance organizativo.

Captura de Tempolia: matriz de permisos de perfiles — La matriz concede funciones página por página.

3. Aprobar y bloquear sin borrar el historial

La aprobación separa captura y control de responsable. El bloqueo impide cambios antes de una fecha o en un periodo validado. Protege el historial solo si se han definido aprobador, fecha de cierre y procedimiento para excepciones legítimas.

Pruebe al colaborador elegido en un periodo abierto y otro bloqueado. El trabajo corriente debe seguir el flujo normal; la línea cerrada debe seguir visible pero no modificable en silencio. Si desaparece, revise alcance y filtros; si se puede editar, revise perfil efectivo, sociedad, fecha límite y estado de aprobación. El bloqueo no sustituye permisos correctos.

Captura de Tempolia: aprobación y bloqueo — Las opciones de aprobación y bloqueo protegen periodos validados.

4. Estabilizar tareas, ventas, IVA y gastos

Códigos de venta, IVA, gastos, tareas facturables y no facturables y modelos transforman registros operativos en resultados comerciales y contables. Cree primero reglas comerciales y fiscales, después tareas y gastos, finalmente modelos y opciones de cliente. Reutilice códigos estables y evite duplicados casi idénticos.

Compruebe que REVISION está activa, es facturable, se vincula a HONO y recibe el código IVA 2 mediante la regla prevista. Una tarea no facturable debe registrar trabajo interno sin llegar a preparación de factura. Nunca elimine un código utilizado históricamente: inhabilítelo para nuevas entradas y conserve la lectura de tiempos, facturas y exportaciones.

Captura de Tempolia: códigos de venta de referencia — Los códigos de venta relacionan concepto, cuenta, IVA y facturación.

Captura de Tempolia: tareas facturables — Las tareas facturables conectan trabajo realizado y tratamiento comercial.

5. Separar reglas de cliente, coste y precio

Los datos de cliente completan reglas comunes con condiciones de pago, contacto, modelo, idioma, IVA e identificadores PA/eReporting. Un dato electrónico ausente puede no afectar al tiempo pero bloquear el envío final. Las características personalizadas necesitan finalidad de informe, valores controlados y propietario.

El historial retributivo alimenta el coste interno; los precios por colaborador, asunto o cantidad alimentan el valor comercial. Son conceptos distintos y necesitan permisos diferentes. Revise fechas de vigencia: cambiar el valor actual no debe reinterpretar el pasado. El colaborador elegido puede introducir tiempos o cantidades sin ver retribución ni coste.

Si las tablas de excepción colaborador/asunto o tarea/asunto no muestran filas, concluya únicamente que no se observa una sobrecarga específica. La regla general aplicable, su vigencia y su valor todavía deben identificarse en otra fuente; una tabla vacía no prueba la tarifa ni el margen.

Captura de Tempolia: datos de facturación del cliente — La pestaña de facturación contiene condiciones específicas del cliente.

Captura de Tempolia: historial de remuneraciones — El historial retributivo alimenta el coste con fechas de vigencia.

6. Demostrar el resultado en informes

Ejecute el mismo informe con el colaborador elegido y con el responsable autorizado, manteniendo sociedad, cliente, asunto y periodo. Las filas operativas deben coincidir y los costes reservados permanecer ocultos. Compruebe también REVISION → HONO → código IVA 2 y los ejes de análisis.

Si los totales difieren compare filtros y alcance antes de ampliar derechos. Si coinciden pero aparece un campo sensible, corrija columna o perfil. Conserve juntos configuración y resultado de prueba: una captura de ajustes por sí sola no demuestra el comportamiento efectivo.

Formulario de configuración del informe Tempolia pendiente del resultado — Solo punto de configuración: conserve estos filtros y compare después ambos resultados para probar filas y columnas accesibles.

Taller de aceptación del acceso

1. Liste tres operaciones permitidas y tres prohibidas, incluyendo el asunto elegido, costes y periodos cerrados.
Cada derecho tiene motivo operativo y prueba observable.
Si no es así, solicite el arbitraje del responsable del rol.
2. Siga colaborador elegido → grupo → perfil → página → registro → columna.
Ningún acceso depende de una excepción administrativa sin documentar.
Si no es así, revise perfil heredado, cuenta duplicada, sociedad y grupo.
3. Busque el asunto elegido, abra tiempos, busque costes y consulte un periodo bloqueado sin guardar.
El trabajo normal es posible, el coste está oculto y el historial protegido.
Si no es así, aísle página, fila, columna, fecha de bloqueo o aprobación.
4. Revise REVISION → HONO → código IVA 2 y compare los dos informes.
Los totales operativos coinciden y los campos reservados respetan el rol.
Si no es así, revise mapeo, fechas y filtros antes de ampliar acceso.

Requisito, valores, prueba con cuenta operativa y decisión quedan documentados juntos.

Errores que generan incidentes futuros

Probar derechos únicamente como administrador.
Conceder un perfil amplio para compensar una página ausente.
Eliminar códigos ya utilizados en el historial.
Cambiar tarifas sin fecha de vigencia y análisis de impacto.
Bloquear periodos sin definir aprobación y excepciones.

Tomar perspectiva

Configurar es una decisión de gobierno, no una lista de interruptores. Cada elección une una necesidad real, el alcance mínimo suficiente y una prueba de funcionamiento. El caso demuestra que utilidad y restricción se pueden validar simultáneamente.

Necesidad: ¿qué tarea requiere el valor o permiso?
Área: ¿qué página, registros y columnas son necesarios?
Prueba: ¿qué prueba operativa demuestra lo permitido y lo prohibido?

¿otro administrador podría comprender, volver a probar y cambiar con seguridad el acceso del colaborador elegido usando solo sus evidencias? Si no, la configuración aún no es mantenible.

Probar otro perfil de usuario

Utilice otra cuenta operativa y prepare cuatro columnas: permitido, prohibido, observado y correcto.

1. Antes de abrir Tempolia, anote sociedad, perfil, grupos, asuntos visibles, costes ocultos y periodo bloqueado.
2. Lea primero perfil y grupos; después acceda con la cuenta de prueba y compruebe una acción permitida y otra prohibida. Anote la pantalla y el mensaje exactos.
3. Pruebe una anomalía útil: asunto elegido ausente, coste visible, periodo bloqueado editable o informe con asuntos ajenos. Corrija la regla que controla ese síntoma y repita la prueba.
4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido con sus notas. Entréguelas después a un compañero, que debe repetir la misma consulta sin ayuda oral.

Otro administrador reproduce la acción permitida y el rechazo sin ampliar los permisos.