Cerrar asuntos, clientes y fichas de colaboradores sin perder trazabilidad
Objetivo. Aplicar un proceso no destructivo al final de la vida útil de asuntos, clientes, colaboradores y códigos de referencia, conservando el historial operativo, contable, fiscal y de auditoría que deba seguir siendo accesible.
Sus datos antes de empezar
Elija en su suscripción un asunto abierto que tenga autorización para revisar en modo de lectura y anótelo como el asunto elegido. Identifique cliente, responsable y al menos una dependencia: evento, presupuesto, tiempo, gasto, proyecto, factura o cobro. Elija también un código de venta y un código de gasto históricos aún referenciados para revisarlos en modo de lectura. Anote los números y fechas devueltos por sus propios filtros: solo esos resultados permiten justificar la decisión.
Qué aprenderá
- Distinguir la finalización o desactivación de un registro de su cierre destructivo o eliminación.
- Revisar las dependencias antes de cambiar el estado de un asunto, cliente o colaborador.
- Comprender las distintas funciones del historial, las copias de seguridad, la conservación y los archivos fiscales NF525.
Recorrido recomendado
- Inventariar eventos abiertos, vencimientos, presupuestos, tiempos, gastos, proyectos de factura, documentos emitidos y cobros vinculados al registro.
- Reasignar las responsabilidades futuras y completar, corregir o documentar los movimientos pendientes.
- Utilizar un estado finalizado, una fecha de salida o una marca de inactividad cuando responda a la necesidad y conserve el historial.
- Antes de cualquier operación destructiva, seguir el procedimiento autorizado de conservación, copia de seguridad y, cuando corresponda, archivo NF525, y documentar la decisión.
Antes de continuar
- No se considera que un registro oculto por un filtro carezca de dependencias.
- Las facturas emitidas, los cobros y las pruebas de auditoría siguen accesibles durante el plazo de conservación exigido.
- Una copia de seguridad no sustituye a un archivo fiscal ni a un procedimiento documentado de conservación.
Requisitos y vocabulario no destructivo
Trabaje en modo de lectura sobre el asunto real de ejemplo ejercicio el asunto elegido. El preflight lo muestra abierto y la control Eventos presenta cinco filas el asunto elegido no realizadas al 0%, con fechas previstas del 24/12/2025 al 16/01/2026. Son dependencias bloqueantes visibles; no demuestran nada sobre presupuestos, gastos, proyectos, cobros u otros intervalos, que deben revisarse por separado.
Finalizar normalmente retira el asunto de la entrada corriente conservando historial. Fecha de salida y NPU tienen la misma intención para clientes, colaboradores y códigos. Cierre destructivo, eliminación, purga o restauración cambian la prueba y exigen otro procedimiento.
Decidir sin modificar los datos
Evalúe si el asunto elegido puede recomendarse como Finalizado. Parta de hechos observados y busque cada dependencia con el mismo código, sociedad y período. Para cada tipo de dependencia anote filtros, número, fecha más reciente, estado, responsable y acción. Un resultado vacío es provisional hasta revisar derechos y perímetro.
Simule también la salida del responsable y el futuro NPU de los códigos de ejemplo el código de venta elegido y el código de gasto elegido. Si no existen, identifique códigos de prueba equivalentes sin modificarlos.
- 10 min: distinguir finalizar, fechar, desactivar, cerrar y eliminar.
- 20 min: inventariar dependencias.
- 20 min: decidir acciones, presupuestos, realizados y documentos.
- 20 min: preparar reasignación, salidas y NPU sin guardar.
- 10 min: revisar trazabilidad, conservación y recomendación.
Una ficha clasifica cada dependencia como tratar, reasignar, conservar o desactivar. el asunto elegido queda sin cambios y solo se recomienda Finalizado con dependencias asignadas e historial preservado.
1Inventariar antes del estado
Ruta: Clientes / Asuntos > Asuntos y Eventos.
Encuentre el asunto elegido abierto y los cinco eventos mostrados todavía no realizados al 0 %. Busque acciones futuras o abiertas y prepare finalización, cancelación o reasignación mediante el flujo normal. No borre para limpiar.
Simule Finalizado sin guardar. El asunto saldría del filtro activo pero seguiría consultable.
La ficha registra asunto abierto y cinco eventos no realizados; la recomendación Finalizado sigue bloqueada.
2Controlar dependencias operativas y financieras
Filtre el asunto elegido en presupuestos, tiempos, gastos, proyectos, facturas, cobros e informes. Anote filtros y última fecha. Trate presupuesto futuro, tiempo pendiente y proyecto en sus flujos; conserve facturas y cobros.
Una lista vacía no prueba ausencia si sociedad, período, filtro o derechos son desconocidos. Escriba “no demostrado”.
Lea primero el detalle de tiempos: las 44 filas filtradas de 216 demuestran actividad en el perímetro, no ausencia de otras dependencias. Consulte después el diario: las facturas el asunto elegido visibles deben conservarse. Por último use el informe para registrar estado O, estado propuesto T y fechas de movimientos; el nuevo estado sigue siendo una propuesta, no un cambio ejecutado.
El expediente registra 44 tiempos en el filtro mostrado, facturas históricas que deben conservarse y el informe O → T con movimientos del 28/07/2025 al 06/08/2026. No concluye que no haya presupuestos, gastos, proyectos o cobros: cada familia no comprobada queda « no ejemplo ilustradostrada » y bloquea Finalizado.
3Preparar salidas y reasignaciones
La fecha de salida del cliente llega tras revisar asuntos, presupuestos y movimientos. Para el colaborador reasigne clientes, asuntos, eventos y presupuestos, revisando tiempos posteriores y acceso. El historial conserva autoría.
El primer control localiza el asunto elegido entre los clientes presentes, pero no muestra una fecha de salida. La segunda localiza los tres colaboradores mostrados sin comprobar ningún traspaso. La tercera es una simulación no guardada del formulario de reasignación: úsela para anotar origen, destino y alcance, nunca como prueba de que el traspaso se haya ejecutado.
La ficha de decisión debe indicar responsable anterior y nuevo, fecha de efecto y objetos futuros transferidos. Si un solo cliente, asunto, evento o presupuesto queda sin titular comprobado, anote « reasignación incompleta » y no proponga ninguna fecha de salida.
4Pasar códigos usados a NPU
Para el código de venta elegido y el código de gasto elegido, o equivalentes, identifique usos y sustitución. NPU impide nueva selección conservando tiempos, gastos, presupuestos y facturas. No recodifique documentos emitidos.
Las dos imágenes solo preparan la casilla NPU del primer código de venta y del primer código de gasto. No muestran el código de venta elegido o el código de gasto elegido ni sus usos: antes de guardar en un procedimiento posterior, filtre el código elegido, documente las líneas históricas y compruebe el sustituto.
Para cada código anote sustituto probado, fecha de cambio y usuarios informados, dejando intactas las líneas históricas. Si no puede ver los usos o el sustituto, escriba « NPU no demostrado » y aplace el cambio.
Distinguir historial, copia y archivo NF525
El historial explica quién actuó; la copia permite restauración técnica sensible; el archivo fiscal NF525 tiene otra finalidad y pruebas. Ninguno autoriza por sí solo eliminar. Consulte en lectura.
Los controles NF525 muestran PROD en versión no fiscal y un diario de configuración: indican dónde leer contexto y trazas, pero no son pruebas fiscales de producción. Las dos simulaciones siguientes preparan Finalizado y una fecha de salida sin guardarlos; no se guarda ninguna modificación.
Puesta en práctica del expediente de decisión
- Registrar hechos. el asunto elegido abierto y cinco eventos no realizados al 0 %.
Anote estado Abierto, cinco eventos al 0%, intervalo 24/12/2025–16/01/2026 y filtro el asunto elegido. La conclusión « no preparado para Finalizado » es una decisión razonada, separada de los datos leídos.
- Inventariar todo. Busque eventos, presupuestos, realizados y documentos.
Para presupuestos, tiempos, gastos, proyectos, facturas y cobros anote sociedad, período, filtro, perfil, recuento y última fecha. Si falta uno de esos datos, registre « no demostrado » en vez de cero.
- Preparar acciones. Asigne responsable y tratamiento y simule Finalizado.
Asigne a cada uno de los cinco eventos responsable y tratamiento futuro y simule Finalizado sin ejecutar. El asunto debería salir del filtro Abiertos y seguir localizable con Finalizados; si no puede comprobar ambos filtros, no valide la recomendación.
- Preparar reasignación y NPU. Identifique sustitutos sin guardar.
Registre titular anterior y nuevo, alcance, fecha, códigos sustitutos y usuarios afectados, sin guardar. Un campo ausente bloquea la decisión; no se recodifica ninguna factura ni línea histórica.
Condiciones de validación de las 1 h 20
- Cada uno de los cinco eventos el asunto elegido no realizados tiene responsable y decisión documentados; mientras sigan al 0 %, el asunto no puede recomendarse Finalizado.
- El informe real el asunto elegido confirma estado O, estado propuesto T y límites de movimientos, y se conserva como resultado de control.
- Las simulaciones de reasignación, salida y NPU identifican objeto, responsable anterior y nuevo o código sustituto, fecha y alcance, sin guardar.
- Facturas e historiales siguen conservados; el procedimiento se detiene si la página NF525 indica una versión no fiscal.
La conclusión actual es “decisión aplazada: eventos no realizados por tratar”. Recomiende Finalizado solo tras una nueva prueba completa, revisada y autorizada.
Errores que debe evitar
- Cerrar destructivamente para limpiar una lista.
- Tratar cinco eventos no realizados como prueba de finalización.
- Eliminar cliente, colaborador o código usado.
- Confundir copia, historial y archivo fiscal.
- Purgar sin procedimiento y archivo.
- Modificar silenciosamente historial fiscal.
Tomar perspectiva
El final de vida decide uso futuro y conservación; no es limpieza. La acción menos destructiva reduce ruido conservando la explicación del pasado.
- Finalizar o fechar para retirada operativa.
- NPU para bloquear nuevos usos manteniendo referencias.
- Eliminar, purgar o restaurar solo con procedimiento.
- Archivo fiscal para otra finalidad.
Separe lo que demuestran los controles de lo que queda por comprobar: el asunto elegido está Abierto, cinco eventos están al 0%, el filtro muestra 44 tiempos y las facturas históricas siguen visibles. La recomendación menos destructiva queda aplazada hasta que cada dependencia tenga responsable, tratamiento y prueba conservada.
Matriz de decisión que debe entregar
Termine el taller con una matriz que separe observación, decisión y prueba. La primera fila registra el asunto elegido: estado observado Abierto, acción propuesta Finalizar, condición “todas las dependencias futuras tratadas”, responsable de la revisión y filtro con el que seguirá consultable. La segunda registra el vencimiento: estado observado Finalizado, acción Conservar, fecha y control de prueba. No convierta ese vencimiento en una conclusión sobre el resto.
Añada una fila por cada familia:
- Eventos y vencimientos: recuento abierto y futuro, fecha más reciente, propietario y acción.
- Presupuestos: período más lejano, importe, motivo comercial y decisión autorizada de mantener o cancelar.
- Tiempos y gastos: aprobación, carácter facturable, justificantes y motivo de toda ausencia.
- Proyectos: referencia, valor y decisión de corregir, cancelar o validar posteriormente.
- Facturas y cobros: referencias que deben conservarse sin ninguna limpieza.
- Responsabilidades: titular anterior y nuevo, fecha y objetos futuros transferidos.
- Códigos NPU: sustituto, fecha de cambio, usuarios informados y referencias históricas conservadas.
Cada celda “cero” debe incluir sociedad, período, filtros y perfil empleados. Si falta alguno, escriba “no demostrado” en vez de cero. Así una control vacía causada por permisos o un intervalo estrecho no autoriza prematuramente la finalización.
La matriz incluye tres columnas de conservación: historial de la aplicación, copia técnica prevista por el procedimiento y, si NF525 está activo y corresponde, prueba o archivo fiscal. No son intercambiables. El historial explica la acción, la copia permite una restauración técnica y el archivo fiscal responde a otra finalidad. Una exportación Excel no sustituye esos mecanismos.
Pida a otra persona que revise el expediente sin haber hecho la búsqueda. Debe poder responder por qué se propone Finalizar, qué queda pendiente, quién es responsable, cómo recuperar el historial y qué operaciones están excluidas. Si necesita conocimientos no escritos o si habría que borrar una factura para “terminar”, la decisión no está preparada.
Una recomendación condicionada, no un cambio de estado. el asunto elegido sigue Abierto durante la formación; los cinco eventos no realizados siguen visibles; no se elimina ningún cliente, colaborador, código, movimiento ni documento fiscal.
Preguntas de autorización antes de cualquier cambio
Para completar la matriz, el participante responde cinco preguntas: quién autoriza Finalizado; qué prueba demuestra que no quedan acciones futuras; quién acepta la reasignación; qué procedimiento gobierna NPU o eliminación; y qué regla de conservación cubre documentos y datos fiscales. Una respuesta técnica como “el botón está disponible” no constituye autorización.
Pida clasificar cuatro solicitudes: ocultar el asunto elegido de selecciones corrientes, borrar una factura cobrada, impedir el uso futuro de el código de gasto elegido y recuperar datos desde una copia. Las respuestas son respectivamente Finalizar tras controles, rechazar el borrado, preparar NPU y seguir un procedimiento de restauración separado. Así se comprueba que acciones visualmente parecidas tienen impactos de prueba muy diferentes.
Fórmula de detención
Si una dependencia no puede explicarse, la conclusión correcta es “decisión aplazada, control asignado e historial sin cambios”. Saber detenerse con una causa, un responsable y una prueba pendiente forma parte de la autonomía; no es un fracaso del taller ni autoriza a limpiar los datos.