Importar códigos de venta y estabilizar los datos de referencia de facturación

Objetivo. Construir un catálogo controlado de códigos de venta para que presupuestos, facturas, exportaciones contables e informes utilicen de forma coherente descripciones, reglas de IVA, cuentas, tipos y precios aprobados.

PerfilAdministradorNivelIntermedioTipoConfiguraciónDuración estimada55 minDatos utilizadosCódigos de venta, IVA, cuentas, conceptos, precios, importaciones y modelos

Antes de empezar: asegure la importación

Compruebe que puede consultar e importar códigos de venta en su suscripción. Con contabilidad elija un código de IVA existente de un carácter, apruebe las cuentas y decida la regla para códigos ya existentes. Trabaje sobre copias de los ficheros y valide solo después de revisar la vista previa; sin permiso de importación complete el análisis y deténgase antes de confirmar.

Continúe cuando código IVA, cuentas, separador, codificación y política de duplicados estén definidos.

Ficheros de la práctica

Descargue el fichero que debe corregir y conserve la versión corregida para el control final. El fichero corregido debe producir tres códigos: CONSE — título Conseil (consultoría), código IVA 2, tipo T (tiempo), cuenta 706100, 125,00 EUR; SOCIA — título Production sociale (producción social), código IVA 2, tipo T (tiempo), cuenta 706200, 25,00 EUR; FRAIS — título Frais refacturables (gastos refacturables), código IVA 2, tipo F (gasto), cuenta 708500, 0,00 EUR. La primera versión contiene deliberadamente un segundo CONSE, el código IVA Z, inexistente en el catálogo y tipo X en vez de los códigos CSV permitidos de un carácter T o F. El éxito consiste en rechazar la versión incorrecta, corregir la fuente y demostrar los tres códigos mediante un borrador de factura y un control contable.

Columna CSV	Campo Tempolia	Control
code_vente	Código de venta	Único y no vacío
titre	Título	Concepto previsto
code_tva	Código IVA	Un carácter; el código 2 existe y Z debe rechazarse
type	Tipo tiempo/gasto	Un carácter: T para tiempo o F para gasto
compte	Cuenta	Cuenta aprobada
montant_ht	Base	Número decimal

Requisitos

El código IVA 2 y las cuentas 706100, 706200 y 708500 han sido aprobados por contabilidad; la formación no inventa la especificación.
Se conocen separador, codificación UTF-8, convención decimal y cabecera única del CSV.
Los códigos objetivo no existen o se ha acordado una regla explícita de actualización. Conserve el inventario inicial.
Use su propia suscripción y confirme que está autorizado a modificar el catálogo. No importe el fichero defectuoso en producción ni elimine códigos usados por datos históricos.

Plan de 55 minutos

8 min: revisar catálogo y restricciones de columnas.
12 min: cargar el CSV y construir correspondencias.
12 min: detectar y explicar las tres anomalías.
10 min: corregir la fuente y realizar la importación controlada.
8 min: probar CONSE en un borrador y el export contable.
5 min: documentar pruebas y regla de mantenimiento.

Puntos de control observables

La correspondencia alimenta Código de venta, Código IVA, tipo tiempo/gasto, Título, Cuenta e Importe neto; el origen usa los valores de un carácter T o F.
El primer fichero no se acepta mientras permanezcan CONSE duplicado, código IVA Z o tipo X.
Tras corregir, CONSE, SOCIA y FRAIS aparecen una sola vez con sus valores exactos.
Un borrador CONSE de 125,00 EUR netos usa el código IVA 2 y la cuenta 706100 en el control contable.

Entender por qué el código es un dato compartido

Un código de venta es más que un concepto cómodo. Conecta la prestación con la regla de IVA, la cuenta de ingresos, el texto predeterminado, un eventual precio unitario, los ejes de análisis y el modelo de factura. Tareas y gastos pueden apuntarlo, los presupuestos lo anticipan, las facturas preparadas lo consumen y el export lo traduce. Un código ambiguo propaga ambigüedad por toda la cadena.

Un dato estable sigue tres principios: el código es una clave duradera, no una descripción temporal; su significado es suficientemente preciso para que se elija de modo consistente; las modificaciones están gobernadas. Una errata puede corregirse, mientras que un cambio fiscal o contable exige distinguir futuro e histórico. Un código ya referenciado suele marcarse como no utilizable para nuevos registros, no eliminarse.

La importación acelera la entrada, pero no transfiere responsabilidad al CSV. La correspondencia decide qué columna llena cada campo; la validación comprueba que los valores son permitidos y coherentes; la prueba funcional demuestra el comportamiento real. Son necesarias las tres.

Capacidades adquiridas

Inventariar códigos de venta, tareas y gastos antes de crear o actualizar datos.
Preparar un fichero con claves únicas, codificación controlada y valores obligatorios explícitos.
Asignar campos sin confundir concepto de origen, código Tempolia, cuenta e identificador IVA.
Detener la importación ante duplicados, referencias desconocidas o un código de tipo distinto de T o F.
Relacionar el código importado con tareas, cantidades, gastos, IVA y modelos.
Probar el resultado en presupuesto, borrador y vista contable sin emitir documentos.
Preservar el significado histórico marcando códigos obsoletos como no utilizables.

1. Inventariar catálogos de origen y destino

Ruta: Configuración > Códigos de venta, después códigos IVA, tareas facturables y códigos de gasto.

Busque CONSE, SOCIA y FRAIS, incluyendo diferencias de mayúsculas y espacios finales. Anote código, título, IVA, cuenta, tipo, precio y estado. Si existe un equivalente, decida si el CSV debe actualizarlo, reutilizarlo o rechazarse. Un texto parecido no demuestra equivalencia.

Compare el código IVA 2 y las tres cuentas con la especificación aprobada. El código IVA no es solo el porcentaje visible: puede gobernar contabilidad y declaraciones. Distinga el código de origen T (tiempo) de F (gasto), y ambos de una tarea no facturable. La tarea describe trabajo, el código de venta lo vendido y el código de gasto un coste. Sus vínculos deben ser intencionados.

Catálogo Tempolia para controlar claves y datos contables existentes — Establezca la situación inicial y busque equivalentes antes de cargar.

Catálogo de IVA actual con los códigos 1, 2, 4, D y M, incluido el código 2 al 20 por ciento — El código válido de un carácter 2 está visible al 20 por ciento. El código erróneo Z no aparece en el catálogo y debe quedar fuera de la importación aceptada.

2. Cargar el fichero defectuoso y construir la correspondencia

Ruta: Herramientas > Importación.

Conserve el original y trabaje sobre una copia. Confirme UTF-8, separador, cabecera y formato decimal. Asocie deliberadamente cada columna a Código de venta, Título, IVA, tipo tiempo/gasto, Cuenta e Importe neto. En la columna de origen type, escriba el código de un carácter T para tiempo o F para gasto. Las etiquetas visibles pueden traducirse, pero los códigos CSV no. No asocie dos columnas al mismo destino ni utilice un texto libre para rellenar una clave.

En la vista previa identifique CONSE duplicado aunque cambien mayúsculas o espacios. Contraste el código IVA Z con el catálogo real y rechace X porque no es ni T ni F. Registre número de línea, valor, regla vulnerada y corrección. El objetivo no es conseguir que el botón funcione, sino impedir la entrada silenciosa de datos erróneos.

Importación de códigos de venta con vista didáctica no cargada que asigna cada encabezado CSV a su campo Tempolia — La vista didáctica asigna los encabezados reales del CSV sin cargar el fichero ni crear datos. Sirve para repetir la correspondencia; el resultado CONSE, SOCIA y FRAIS todavía requiere una pantalla posterior.

Tareas facturables relacionadas intencionalmente con códigos de venta — Tarea y código de venta tienen significados distintos aunque sus nombres se parezcan.

3. Corregir, importar una vez y verificar cada valor

Elimine el duplicado, sustituya el código IVA Z por el código IVA 2 solo si la regla lo respalda y reemplace X por el código de origen de un carácter T o F, según corresponda. Vuelva a cargar la copia con la misma correspondencia. Antes de confirmar reconcilie el recuento: tres líneas fuente deben producir tres códigos únicos, sin actualización oculta ni rechazo.

Después filtre cada código. CONSE debe contener el título Conseil (consultoría), el tipo T (tiempo), código IVA 2, 706100 y 125,00 EUR; SOCIA el título Production sociale (producción social), el tipo T (tiempo), código IVA 2, 706200 y 25,00 EUR; FRAIS el título Frais refacturables (gastos refacturables), el tipo F (gasto), código IVA 2, 708500 y 0,00 EUR. Precio cero en FRAIS no significa gratuidad: el importe real procede del gasto o del contexto de facturación.

Tabla de precios por tarea sin datos para los filtros actuales — La pantalla sitúa el control de precios separado, pero la tabla vacía no demuestra un código importado ni un precio unitario.

Catálogo actual de códigos de gasto con DEPMT, DIVER, HOTEL, JUR y KM7 — La pantalla identifica la familia de referencia de gastos; no muestra la línea sintética FRAIS del archivo didáctico.

4. Probar el comportamiento sin emitir factura

Vincule CONSE a una tarea adecuada o úselo directamente en la preparación según la configuración local. Cree una línea de 125,00 EUR netos para un cliente de prueba. Compruebe título, código IVA 2, 25,00 EUR de IVA si el tipo es 20%, total 150,00 EUR y presentación. Deténgase en Facturas por validar.

Abra la vista de export y compruebe 706100. Revise también presupuesto e informe para confirmar que el código sigue siendo seleccionable y analizable. Si aparece una cuenta errónea, corrija la fuente gobernada y recree el borrador; no edite el fichero exportado para ocultar el defecto.

Pantalla de preparación de factura con fecha, sociedades seleccionadas y rutas de creación disponibles — Elija cliente y ruta de creación y prepare la línea CONSE de 125,00 EUR netos sin emitir la factura.

Lista de facturas pendientes con referencias, clientes, códigos de venta e importes netos — Filtre por su borrador y compruebe CONSE, 125,00 EUR netos y código IVA 2 antes de detenerse sin emitir.

Formulario de export contable de ventas con sociedad, diario, fechas y cuentas — Configure sociedad, periodo y diario; compruebe la cuenta 706100 únicamente en una salida generada realmente desde el borrador controlado.

Práctica: rechazar, corregir, importar y demostrar

1. Inventariar el destino y asignar el CSV defectuoso sin escribir datos.
2. Listar CONSE duplicado, código IVA Z y X, corregir la copia e importar exactamente tres líneas.
3. Comparar todos los campos y preparar borrador CONSE de 125,00 EUR y vista contable.

Al terminar, compruebe estos puntos

Existen tres códigos únicos y no se crea ninguna línea con el código IVA Z o X.
CONSE produce 125,00 EUR netos con el título y el código IVA 2 esperados.
El control encuentra 706100 para CONSE, 706200 para SOCIA y 708500 para FRAIS.

Diagnóstico

Caracteres acentuados rotos indican codificación incorrecta: recargue correctamente.
Campos vacíos indican separador, cabecera o correspondencia defectuosos.
Dos CONSE exigen revisar espacios, mayúsculas y clave en origen y destino.
Una cuenta errónea se corrige en el catálogo de prueba y se comprueba con un nuevo borrador.

Informe de líneas de factura con referencias, códigos de venta y totales — Filtre el informe por el periodo controlado y compruebe los códigos importados únicamente en líneas creadas con esos códigos.

Errores que debe evitar

Crear un código para cada variación aislada de texto.
Cambiar IVA o cuenta de un código usado sin analizar efectos históricos y futuros.
Usar el flujo específico de Silae para un CSV genérico de códigos de venta.
Confundir tarea, naturaleza de gasto y código de venta.
Eliminar una referencia histórica en vez de marcarla como no utilizable.

Para terminar

Entregue a otro administrador el fichero original, registro de anomalías, copia corregida, catálogo antes/después y prueba del borrador. Debe poder explicar por qué se importaron tres líneas, por qué se rechazaron tres valores y cómo CONSE llega al código IVA 2 y 706100 sin depender de memoria oral.

Tomar perspectiva

La calidad del dato se mide aguas abajo: un código estable hace comparable el presupuesto, comprensible la factura, defendible la regla fiscal y predecible el export. Automatice formato, unicidad y valores permitidos; mantenga bajo gobierno humano significado, impuestos, cuentas y continuidad histórica. El éxito no es el número de líneas aceptadas, sino la cadena documentada desde la especificación aprobada hasta el comportamiento probado.

Transferencia operativa

Antes de producción, haga revisar el acta por facturación y contabilidad. El responsable confirma quién crea, modifica o marca NPU, qué prueba acompaña cada cambio y cuándo debe recrearse el borrador de prueba. Programe un control mensual de duplicados, códigos sin cuenta, IVA desconocido y referencias no usadas: no se trata de ordenar por estética, sino de evitar facturas y asientos incoherentes.