Gestionar la actividad con informes, análisis, tablas dinámicas y exportaciones a Excel

Elegir la herramienta desde la decisión

Un informe estándar responde una pregunta recurrente; una tabla dinámica explora ejes; un export entrega detalle a Excel. Ninguno es verdadero fuera de filtros, derechos, fechas y fórmulas. Verifique líneas antes de agregar y defina neto/bruto, tasa histórica/actual y margen sobre producción/facturación.

Separe hecho, cálculo, interpretación y decisión. Las +30 h son cálculo del ejemplo; una ampliación de alcance es hipótesis; renegociar es decisión.

Preparar la hoja de fuentes antes de calcular totales

Cree una tabla con una fila para presupuesto comercial, presupuesto de horas, tiempos reales, gastos, facturas y cobros. Para cada fila indique pantalla Tempolia, nivel de detalle, sociedad, expediente, intervalo, estado, unidad, base neta o bruta, fecha de extracción y responsable. No copie todavía el total: seleccione dos o tres líneas y compruebe cliente, expediente y fecha. Así detectará un filtro incorrecto antes de que la suma lo oculte.

En la hoja pedagógica BATIS conserve los valores fijados: 80 horas previstas a 50,00 EUR, 110 horas realizadas a 52,00 EUR, gastos de 480,00 EUR, facturación de 10.000,00 EUR y cobros de 8.000,00 EUR. Marque ejemplo calculado, no tomado del expediente elegido. En la hoja Tempolia deje vacíos los valores hasta leerlos en pantalla para el año natural completo 2026. Nunca fusione ambas columnas aunque algún total parezca parecido.

Definir cada indicador antes de interpretarlo

Para cada medida escriba significado, fórmula, unidad, regla de fecha, inclusiones y exclusiones. El coste del tiempo debe indicar si usa la tarifa histórica en la fecha de trabajo o la tarifa actual. La facturación debe precisar si incluye solo piezas emitidas y si es neta o bruta. El cobro debe explicar anticipos, abonos y movimientos no punteados. El margen debe mostrar la fórmula completa.

En el caso pedagógico, 110 × 52,00 produce 5.720,00 EUR y 10.000,00 menos 5.720,00 menos 480,00 produce 3.800,00 EUR. Llámelo contribución simple del ejercicio, no margen oficial, hasta verificar que el informe utiliza esa misma base. Comparar 110 con 80 produce una diferencia de +30 horas, no un porcentaje de margen. Estas definiciones permiten explicar por qué dos informes plausibles pueden devolver resultados distintos.

Ejecutar el recorrido del expediente elegido paso a paso

1. Abra el informe e indique sociedad, cliente, expediente y periodo completo elegidos.
2. Muestre los filtros en la captura y anote fecha y hora de extracción.
3. Lea el total visible sin reemplazarlo por las 110 horas.
4. Abra el detalle de tiempos y reconcilie el total con las líneas.
5. Abra gastos, facturas y cobros en el mismo perímetro y anote únicamente los valores presentes.
6. Cree una tabla dinámica con medidas separadas y compare cada total con su fuente.

Si una pantalla está vacía, registre pantalla, filtro y cero filas observadas. No llame a ese vacío “cero económico” hasta revisar periodo, estado, derechos y sociedad. Si la tabla dinámica no coincide con el detalle, no modifique Excel para forzar el resultado: localice la línea omitida o duplicada y documente la regla que la trató.

Diagnosticar una diferencia sin mover el perímetro

Congele los resultados que compara y conserve filtros, columnas y fecha de generación. Controle por este orden: sociedad, expediente, campo de fecha, estado de las líneas, derechos, moneda, neto o bruto y vistas guardadas. Vuelva después al detalle. Una línea de tiempo sin aprobar, un gasto fuera del intervalo, un abono o un cobro no punteado puede explicar el desfase. No amplíe las fechas hasta encontrar el valor esperado.

Si pvcolaff o pvqaff no contiene ninguna fila para el expediente, concluya solo que no se observa una sobrecarga específica en ese nivel. Compruebe la regla ordinaria utilizada por el informe y quién es su responsable. Una tabla de excepciones vacía no demuestra que la tarifa predeterminada sea correcta y no calcula el margen. Cuando dos usuarios obtienen totales distintos, compare sus derechos antes de atribuir el problema a los datos.

Pasar del número a un diagnóstico verificable

Escriba cuatro líneas distintas: hecho observado, cálculo, interpretación y decisión. “110 horas en la hoja pedagógica” es un dato del ejercicio; “+30 frente a 80” es un cálculo; “ampliación del alcance” es una hipótesis que necesita evidencia; “revisar encargo y planificación” es una decisión. Para el expediente elegido sustituya los dos primeros elementos por el total real y un cálculo basado en fuentes reales. No transfiera automáticamente la causa imaginada para BATIS.

Busque evidencias causales: actividad o colaborador que concentra la diferencia, periodo en que aparece, gasto excepcional, factura pendiente, cobro no punteado o cambio de tarifa. Si no puede identificar la causa, declare el límite. Un informe puede demostrar dónde aparece una diferencia sin demostrar por qué. Esta honestidad evita que el cuadro de mando suplante la investigación.

Formular tres acciones con responsable y fecha

Mantenga separadas carga, facturación y cobro. En el ejercicio, +30 horas exige analizar producción y alcance; 2.000,00 EUR entre presupuesto comercial y facturado exigen revisar encargo o facturación; 2.000,00 EUR entre facturado y cobrado exigen seguimiento del cliente. La contribución de 3.800,00 EUR es un resultado de diagnóstico bajo una fórmula explícita, no una orden automática.

Asigne a cada acción responsable, vencimiento, dato que actualizar y próxima medición. Proponga acciones solo después de reconciliar todas las fuentes del expediente elegido. Otro responsable debe poder reproducir el total, distinguir valores reales y pedagógicos y decir qué prueba falta antes de cambiar precio, dotación o estrategia de cobro. Si la acción no puede relacionarse con una evidencia, manténgala como hipótesis.

Hacer reproducibles la tabla dinámica y el export

En la tabla dinámica mantenga una columna para cada fase: presupuesto, cantidad real, coste real, gastos, facturado y cobrado. No sume horas con importes ni trate presupuesto y factura como líneas de igual naturaleza. Añada controles de total y reconcilie cada medida con su pantalla fuente. Una tabla poblada solo es útil si el lector conoce sus filtros.

En el export conserve metadatos: sociedad, expediente, intervalo, campo de fecha, estados, moneda, neto o bruto, fecha de generación y versión de la fórmula. Proteja columnas fuente frente a cambios manuales y haga cálculos en columnas separadas. Si Excel se convierte en el único lugar donde existe la definición, el indicador deja de estar gobernado. Un compañero debe poder regenerar el mismo fichero desde Tempolia y explicar cualquier diferencia.

Validación cruzada del expediente elegido

Entregue a otro participante únicamente la pregunta de gestión y el cliente, expediente y periodo completo elegidos. Debe volver a abrir el informe, recuperar el total real y reconciliarlo con el detalle. Compare ambos resultados y documente cualquier diferencia de derechos o filtros. Después entréguele la hoja BATIS: debe obtener por separado +30 horas, 2.000,00 EUR por facturar, 2.000,00 EUR por cobrar y 3.800,00 EUR de contribución simple.

La prueba se supera cuando el participante nunca presenta las 110 horas como un total visible del expediente elegido, no utiliza pantallas pvcolaff o pvqaff vacías como prueba de margen y puede explicar la fuente de cada valor. Si necesita copiar su tabla sin repetir el recorrido, la documentación todavía no es suficiente.