Estructurar clientes, asuntos, eventos y cartas de encargo
Objetivo. Estructurar datos fiables para que la identidad del cliente, los asuntos, los contactos, los eventos, los vencimientos, los documentos y las cartas de encargo sustenten correctamente los flujos operativos y de facturación.
Qué aprenderá
- Separar la información propia del cliente de la información específica de cada asunto.
- Organizar contactos, vencimientos recurrentes y eventos en torno al cliente y al asunto correctos.
- Preparar cartas de encargo a partir de datos de origen y plantillas controlados.
Recorrido recomendado
- Crear o revisar la identidad del cliente, sus direcciones, datos fiscales y contactos de facturación.
- Crear el asunto con su sociedad, responsables, estado, reglas de facturación y códigos de referencia.
- Añadir los contactos, eventos, vencimientos permanentes y documentos justificativos pertinentes.
- Generar la carta de encargo y comprobar los datos combinados antes de enviarla.
Antes de continuar
- La información del cliente y la información del asunto se guardan en el nivel adecuado.
- Cada evento que requiere una acción tiene un colaborador responsable y una fecha.
- El documento generado se contrasta con las fichas de origen y el encargo acordado.
Antes de empezar
Elija en su suscripción un cliente y un asunto abierto para un encargo recurrente. Antes de registrar tiempos o facturar revise identidad completa, responsables, vencimiento recurrente, carta de encargo y primer presupuesto coherente.
Requisitos previos en su suscripción
- Disponga en su suscripción de un cliente y un asunto que esté autorizado a revisar o completar; no sobrescriba datos validados.
- Reúna las fuentes del expediente: sociedad emisora, familia, responsable, email de facturas, identificadores, fecha de inicio y periodicidad.
- Prepare una ficha de cuatro columnas: dato, ficha de origen, valor verificado y responsable de corregirlo.
- Antes de capturar, decida qué pertenece al cliente, asunto, evento fechado y contrato.
Desarrollo recomendado — 1 h
- 5 min: encuadrar el encargo y clasificar datos.
- 10 min: revisar identidad y facturación del cliente.
- 10 min: estructurar asunto y responsables.
- 10 min: organizar eventos y vencimientos permanentes.
- 10 min: preparar documentos y carta.
- 10 min: comprobar presupuesto, captura, facturación y seguimiento.
- 5 min: tomar perspectiva con una revisión de integridad.
1. Crear una identidad localizable y facturable
Abra Clientes / Asuntos > Clientes. En el cliente elegido compruebe código, razón social, sociedad emisora, país, dirección, identificadores, familia, estado, responsable y contactos. Use valores controlados para familia y estado; una nota libre no sustituye un campo estructurado en listas e informes.
Busque por código y nombre y reabra la ficha desde el resultado. El resultado esperado es un único registro de cliente activo e inequívoco. Si hay duplicados, deténgase y aplique el gobierno de datos, sin fusionar informalmente.
2. Completar facturación y encaminamiento electrónico
En Facturación revise nombre y dirección, destinatario de email, condiciones de pago, modelo, idioma e IVA. En PA/eReporting revise identificadores obligatorios y atributos de encaminamiento. Pueden no verse durante el trabajo y bloquear emisión o transmisión.
Contraste cada valor con una fuente y no lo adivine. Convierta cada dato ausente en acción con responsable y fecha. El resultado esperado es que el cliente elegido llegue a preparación sin lagunas conocidas. Nunca copie identificadores de otro cliente parecido.
Revise en su ficha identificador, NIF-IVA intracomunitario, código IVA, plazo, correo de facturación y encaminamiento PA. Un «-», un cero o un campo vacío requiere responsable y fuente antes de facturar.
3. Dar al asunto un alcance operativo preciso
Abra Asuntos y localice el asunto elegido. Debe contener cliente, sociedad, actividad, estado, contexto temporal, responsables y referencia de facturación. El código debe distinguir claramente ejercicio y encargo.
Para cada campo pregunte si encamina trabajo, controla acceso, filtra informes, alimenta facturación o documenta responsabilidad. Los datos comunes quedan en cliente y los de la misión en asunto. Así un cambio de encargo no altera todos los expedientes del cliente.
4. Convertir obligaciones recurrentes en acciones fechadas
Abra Eventos y Vencimientos permanentes. El vencimiento es el modelo; el evento es la ocurrencia concreta. Defina frecuencia, próxima fecha, responsable, vínculo y evidencia esperada. Una nota sin fecha no es una acción controlada.
Use clientes o asuntos tipo solo para normalizar de verdad. El evento generado debe referirse al asunto elegido, tener responsable y acción comprensible. Si un evento propio de un asunto está en cliente, corrija la propiedad antes de comenzar.
5. Generar la carta desde fuentes controladas
Abra Cartas de encargo. Seleccione modelo aprobado, sociedad emisora, cliente y asunto. Revise contactos, direcciones, fechas, alcance, periodicidad e importes antes de generar. Lea el documento como cliente: campos combinados y servicio deben coincidir con el asunto.
No repare un valor solo dentro del documento. Corrija cliente, asunto o modelo, regenere y vincule el archivo al expediente correcto. El contrato firmado es la referencia comercial; Tempolia organiza su ejecución y renovación futura.
6. Probar presupuesto, realizado y seguimiento
Abra el presupuesto y compruebe el asunto elegido con cliente, actividad y responsables correctos. Verifique que el asunto pueda seleccionarse en tiempos y gastos y que facturación y cuenta cliente usen la misma identidad. Es una prueba, no una emisión.
El recorrido esperado es encargo → presupuesto → tiempos/gastos → preparación → factura → cobro/recordatorio. Si una pantalla no encuentra el asunto, revise estado, fechas, sociedad, derechos y filtros. Si aparece otra identidad, vuelva al origen, sin solución local.
Taller de integridad
- 1. Coloque cada dato bajo cliente, asunto, evento o contrato.Cada dato tiene propietario y ningún identificador se inventa.Si no es así, pregunte si es común, específico, fechado o contractual.
- 2. Busque su cliente, revise identidad y facturación y después abra el asunto elegido y responsables.Un cliente localizable y un asunto preciso están listos.Si no es así, investigue duplicados, estado, sociedad y fuente ausente.
- 3. Vincule vencimiento y evento fechado con responsable y evidencia.La próxima obligación es visible, fechada y atribuible.Si no es así, revise frecuencia, fecha y propiedad cliente/asunto.
- 4. Previsualice la carta y pruebe el asunto en presupuesto y tiempos sin emitir.Contrato y datos operativos describen el mismo encargo.Si no es así, corrija fuente o modelo, regenere y pruebe.
Errores estructurales frecuentes
- Crear un cliente existente con otra grafía.
- Poner en cliente datos específicos de un asunto.
- Crear vencimientos sin responsable, fecha o evidencia.
- Corregir el texto combinado en lugar de su fuente.
- Empezar tiempos antes de estabilizar asunto y responsabilidades.
Tomar perspectiva
Un expediente completo no es burocracia: es el sistema de control que permite que trabajo, obligaciones, contrato, presupuesto y facturación describan el mismo encargo. La integridad se demuestra aguas abajo, no contando campos rellenos.
Crear un segundo expediente de cliente
Elija otro cliente de su suscripción y escriba su ficha de datos antes de crear registros. Separe la consulta del trabajo en su suscripción, con la autorización necesaria.
- 1. Antes de abrir Tempolia, anote identidad, dato fiscal, correo de facturación, responsable, código de asunto, próximo evento y condiciones del encargo.
- 2. Compruebe cada dato en su origen: cliente, asunto, evento o encargo. Tras guardar con autorización, vuelva a abrir cada ficha y compárela con los datos preparados.
- 3. Introduzca un problema controlado: cliente duplicado, asunto invisible, evento no generado o campo vacío en la carta. Corrija el origen y regenere solo el resultado afectado.
- 4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido con sus notas. Entréguelas después a un compañero, que debe repetir la misma consulta sin ayuda oral.