Facturar suscripciones y renovar un calendario de facturación
Objetivo. Transformar un compromiso recurrente en un calendario de facturación fiable, preparar cada factura prevista y renovar el plan sin crear líneas presupuestarias o facturas duplicadas.
Sus datos antes de empezar
Elija en su suscripción un cliente, un asunto abierto y un año sin calendario de suscripción existente. Anótelos como CLIENTE-SUSCRIPCIÓN y ASUNTO-SUSCRIPCIÓN en sus controles. Use un código de venta validado, un código de IVA de un solo carácter, un modelo y condiciones de pago coherentes. Si 2027 ya está ocupado, traslade los cuatro meses al siguiente año libre.
Qué aprenderá
- Crear calendarios mensuales, trimestrales, anuales o personalizados.
- Comprender el paso del presupuesto de facturación al proyecto y después a la factura emitida.
- Renovar presupuestos recurrentes controlando fechas, importes y duplicados.
Recorrido recomendado
- Confirmar el cliente, el asunto, la sociedad emisora, el período contractual, el importe total y la frecuencia de facturación.
- Crear el calendario con códigos de venta, conceptos, fechas, importes y tratamiento del IVA estables.
- Revisar el número de vencimientos, la primera y última fecha y el importe total antes de preparar las facturas.
- Emitir las facturas vencidas, comprobar que los vencimientos facturados dejan de proponerse y documentar la renovación del período siguiente.
Antes de continuar
- El número de vencimientos multiplicado por su importe coincide con el total contractual.
- La renovación no se solapa con un calendario existente ni con una factura ya emitida.
- Las condiciones de pago y facturación del cliente se comprueban antes de la primera factura.
Requisitos y objetos que debe conciliar
Realice todas las escrituras únicamente en un ámbito formativo autorizado de su suscripción, con acceso a asuntos, presupuestos de facturación, preparación y facturas pendientes de validar. En el su suscripción compartido use los formularios preparados sin guardar y los controles históricas solo como referencias de lectura. El cliente es CLIENTE-SUSCRIPCIÓN, el asunto ASUNTO-SUSCRIPCIÓN y el contrato anual asciende a 1.200 € sin IVA, en cuatro cuotas de 300 €. Compruebe sociedad emisora, código de venta, IVA, modelo y condiciones de pago.
Diferencie tres objetos. El presupuesto expresa cuándo y cuánto se prevé facturar; el proyecto es la propuesta revisable con una fecha precisa; el diario de ventas contiene el documento emitido. Una línea presupuestaria no es una factura ni prueba que ya se haya emitido.
Cuatro vencimientos sin duplicados
El contrato pide facturas el 15 de enero, abril, julio y octubre de 2027. Los presupuestos Tempolia guardan el mes presupuestario, normalizado al primer día: las líneas aparecen el 1 de enero, abril, julio y octubre. La fecha exacta del primer proyecto, 15 de enero, se elige durante la preparación; no se deduce de la fecha presupuestaria.
- 10 min: revisar contrato, asunto y referencias.
- 20 min: construir cuatro cuotas y conciliar el total.
- 15 min: probar renovación y duplicados.
- 20 min: preparar la primera cuota y revisar el proyecto.
- 10 min: conciliar calendario, proyecto y seguimiento anual.
Cuatro presupuestos al primero de enero, abril, julio y octubre totalizan 1.200 €. Preparar el 15 de enero propone una sola línea de 300 € y crea un proyecto fechado ese día. La simulación de renovación desplaza los mismos meses un año sin duplicarlos.
1Traducir el contrato a cuotas controladas
Ruta: Clientes / Asuntos > Asuntos, después Presupuestos > Presupuesto por asunto y Presupuestos de facturación.
Abra ASUNTO-SUSCRIPCIÓN y verifique cliente, sociedad y período. Cree cuatro ocurrencias del código validado de suscripción a 300 €. Lea el resultado como control anual: 4 × 300 € = 1.200 €. Si hay prestaciones o tratamientos de IVA distintos, sepárelos en líneas comprensibles.
No interprete el 1 de enero almacenado como día de factura: significa “previsto en enero”. El día contractual exacto debe permanecer en el procedimiento o en la información contractual adecuada.
Exactamente cuatro filas y 1.200 €. Un total de 4.800 € suele indicar que se introdujeron 1.200 € por ocurrencia; tres o cinco filas revelan un error de número u horizonte.
2Repetir y renovar sin duplicar
Ruta: Presupuestos > Renovación de presupuestos.
El formulario repetitivo ayuda a introducir datos pero no sustituye la revisión. Compruebe mes inicial, intervalo, ocurrencias, importe unitario y total. Compare después tabla o agenda con el contrato. Una agenda vacía o de otro cliente no valida el caso.
Para renovar, use 2027 como origen y 2028 como destino. Lea las líneas existentes antes de elegir añadir o sustituir. Una cuota 2028 ya presente es una diferencia que debe explicar, no un aviso que pueda ignorar. Simule sin confirmar si la base no está dedicada.
La renovación conserva meses e importes desplazados un año. Toda línea ya presente se identifica antes de escribir para evitar un segundo calendario.
3Preparar solo la cuota del 15 de enero
Ruta: Facturación > Preparación de facturas, después Facturas por validar.
Configure la sociedad y la fecha de preparación al 15 de enero de 2027 y limite el cálculo a ASUNTO-SUSCRIPCIÓN. El presupuesto de enero almacenado al día 1 pasa a ser elegible; abril, julio y octubre siguen futuros. Genere sin emitir y abra el único proyecto.
Revise cliente, asunto, concepto, 300 € sin IVA, impuesto, total, vencimiento y presupuesto de origen. Si aparecen cuatro líneas, revise meses y opciones de recuperación. Si no aparece ninguna, compruebe indicador de recuperación, estado del asunto, sociedad y presupuesto ya consumido.
4Revisar presentación y fuentes cliente
Ruta: Facturación > Modelos de factura, Clientes > Clientes, después diario y exportación contable.
El modelo controla la presentación común; la ficha cliente aporta identidad fiscal, dirección, modo y plazo de pago. Corrija un error recurrente en la fuente, no en todos los proyectos futuros. El diario y la exportación son controles posteriores a una emisión autorizada: aquí enseñan la cadena, no se usan para emitir.
Puesta en práctica de conciliación
Realice las escrituras siguientes únicamente en ese ámbito autorizado; en su suscripción deténgase en los formularios preparados sin guardar y en las pruebas históricas de solo lectura.
- Conciliar el calendario. Enumere meses, importes y total y compárelos con el contrato.
1 de enero, abril, julio y octubre a 300 €, total 1.200 €. El primer día es intencional y no cambia el día contractual.
- Simular la renovación. Compare períodos y mensajes de duplicado sin confirmar.
2028 recibiría los cuatro meses una sola vez; una línea existente se resuelve explícitamente.
- Conciliar el proyecto. Prepare el 15 de enero y vuelva al presupuesto de origen.
Presupuesto 1 de enero y proyecto 15 de enero; las cuotas futuras siguen sin consumir.
- Clasificar estados. Marque cada cuota como futura, disponible, preparada o emitida según la prueba adecuada.
Ninguna línea se considera emitida solo porque existe como presupuesto o proyecto.
Errores que debe evitar
- Introducir el importe anual en cada ocurrencia.
- Leer el primero del mes como día contractual.
- Renovar sin revisar destino y facturas emitidas.
- Preparar cuotas futuras por un filtro demasiado amplio.
- Corregir IVA o plazos recurrentes solo en el proyecto.
- Llamar factura emitida a un presupuesto o proyecto.
Tomar perspectiva
Una suscripción no es una factura copiada: es un compromiso traducido a cuotas previstas y consumido mediante preparación controlada. La cadena contrato → presupuesto → proyecto → documento emitido debe conciliarse en ambos sentidos.
El presupuesto responde cuándo y cuánto se prevé; el proyecto qué se propone ahora y con qué fecha precisa; la factura qué se emitió definitivamente. Renovar es decidir un nuevo horizonte, no duplicar ciegamente.
- Controle juntos total anual, número de cuotas, proyectos y emisiones.
- Separe mes previsto y fecha exacta del documento.
- Trate los duplicados como control empresarial.
- Deténgase antes de emitir si origen, impuesto o conciliación son inciertos.
Puede explicar cada importe, detectar una cuota ausente o duplicada y distinguir la fecha presupuestaria al día 1 de la fecha de factura al día 15.
Control mensual reutilizable
Al terminar cada período compare las cuotas previstas hasta la fecha, los proyectos pendientes de validar y los documentos realmente emitidos. Analice cada diferencia: una cuota futura no es un retraso, un proyecto bloqueado no es una factura y un documento sin presupuesto puede ser legítimo pero debe explicarse. Mantenga el total contractual como referencia independiente y compruebe que el saldo previsto coincide con el contrato menos lo ya emitido. Este cuadro evita depender de la impresión visual de la agenda y permite encontrar una fecha, un importe o un estado incoherente antes del cierre.
Pregunta final para el participante
Antes de terminar, explique en voz alta la diferencia entre el 1 de enero almacenado en el presupuesto y el 15 de enero elegido para el proyecto e indique dónde buscaría una cuota ausente. La respuesta debe citar contrato, tabla presupuestaria, estado de la línea y documentos emitidos: el calendario por sí solo no basta.