Facturar los tiempos trabajados y los gastos reales
Objetivo. Facturar correctamente los tiempos y gastos aprobados aplicando las tarifas, reglas de facturación y nivel de detalle adecuados, y garantizando que cada registro de origen se facture una sola vez.
Sus datos antes de empezar
Elija en su suscripción un cliente, un asunto y un período autorizados para el ejercicio. Identifique dos tiempos facturables, un gasto refacturable, otro no refacturable y una actividad interna, o prepare esas cinco filas en un ámbito autorizado. Antes del cálculo anote tareas, códigos de venta, tarifas, código de IVA de un carácter y estados de facturación.
Qué aprenderá
- Configurar tarifas horarias de venta, reglas de refacturación de gastos y excepciones por asunto.
- Seleccionar los tiempos y gastos facturables correctos para un período definido.
- Presentar información justificativa detallada o agrupada sin modificar los datos de origen.
Recorrido recomendado
- Comprobar los códigos de tareas y gastos, las tarifas de los colaboradores, los precios específicos del asunto y la configuración de facturación del cliente.
- Aprobar los registros de origen y verificar fechas, descripciones, cantidades, justificantes y carácter facturable.
- Preparar la factura para el cliente, asunto y período seleccionados y revisar los registros incluidos.
- Validar el proyecto, comprobar el detalle o el anexo y confirmar que únicamente los registros seleccionados quedan marcados como facturados.
Antes de continuar
- No se confunden el coste, el importe reembolsado y el precio de venta.
- Se excluyen los registros no facturables, ya facturados o fuera del período.
- Las líneas agrupadas de la factura pueden conciliarse con los tiempos y gastos de origen.
Requisitos y vocabulario de control
Use un asunto de ejemplo ejercicio con cinco registros en un período: 2 horas de contabilidad a 110 € = 220 €, 1 hora 30 de revisión a 130 € = 195 €, un viaje refacturable de 96 €, un taxi de 42 € no refacturable y 45 minutos de actividad interna no facturable. El primer proyecto esperado contiene 415 € de tiempo y 96 € de gastos, total 511 € sin IVA.
Revise códigos de venta, tareas facturables, tarifas colaborador/asunto, tipos de gasto, IVA y estado. Distinga realizado, elegible, seleccionado y presentado: describen trabajo real, regla, cálculo actual y forma de factura. La presentación no debe falsificar el origen.
Del trabajo realizado al proyecto de factura
- 10 min: revisar valoración y elegibilidad.
- 20 min: comprobar los cinco registros y sus fuentes.
- 20 min: preparar y explicar el proyecto de 511 €.
- 20 min: quitar el gasto de 96 €, recalcular y conciliar.
- 10 min: diferenciar realizado, elegible, seleccionado y presentado.
La diferencia deliberada es el viaje: inicialmente elegible, se retira por una decisión comercial documentada. Taxi y tiempo interno nunca entran. Su presencia en informes de realizados es correcta.
Tres fuentes generan inicialmente 511 €. Tras retirar solo 96 € y recalcular, el proyecto vale 415 €. El gasto sigue existiendo con un estado que explica por qué no se factura.
1comprobar códigos, tareas y tarifas
Ruta: Configuración > Códigos de venta, Tareas facturables y Precios por colaborador/asunto.
El código aporta concepto, cuenta e IVA. La tarea describe trabajo y elegibilidad. La tarifa puede proceder del colaborador, asunto o histórico. Anote qué fuente explica cada importe antes de preparar.
Calcule aparte: 2 × 110 = 220 y 1,5 × 130 = 195. Una tarifa cero o de otro cliente es una anomalía de origen; no sobrescriba el proyecto.
Ambos importes se reproducen con duración × tarifa autorizada; la actividad interna se excluye por su regla y no por borrado manual.
2Controlar los cinco orígenes
Ruta: Tiempos > Detalle de tiempos y Gastos > Detalle de gastos.
Filtre exactamente cliente, asunto y período. Para tiempos revise colaborador, tarea, fecha, duración, concepto, aprobación y estado. Para gastos revise tipo, importe, justificante, IVA y refacturación. Anote las cinco líneas antes del cálculo.
El taxi sigue siendo coste real no refacturable; los 45 minutos sirven al análisis pero no se facturan; el viaje de 96 € sí es elegible. Una línea ya facturada no debe volver: investigue su vínculo documental.
Existen cinco fuentes, pero solo dos tiempos y un gasto son elegibles. Si cambia el número, revise filtros, aprobaciones, reglas, período y facturación anterior.
3Preparar y recalcular el proyecto
Ruta: Facturación > Preparación, después Facturas por validar.
Limite la preparación al mismo perímetro. Prediga 220 + 195 + 96 = 511 antes de calcular. Abra el proyecto y vincule cada línea. Quite solo 96 €, documente la razón y recalcule sin eliminar el gasto.
El nuevo total 415 no significa que el gasto no existiera. Debe seguir en informes como no facturado. Si obtiene 511 o 319, revise línea retirada y recálculo.
4Controlar presentación y trazabilidad
Ruta: Facturación > Modelos, diario y Herramientas > Informes / Ediciones.
El modelo agrupa por tarea, colaborador o período sin borrar significado. El diario prueba el documento después de emitir. Los informes concilian realizado, elegible, seleccionado y facturado.
Puesta en práctica de conciliación
- Clasificar las fuentes. Marque realizado, elegible y selección prevista.
Cinco registros, tres elegibles, dos excluidos; previsión 511 €.
- Conciliar el primer proyecto. Vincule 220, 195 y 96 a sus fuentes.
Cada euro de 511 está explicado; taxi y tiempo interno faltan por reglas documentadas.
- Quitar y recalcular. Excluya solo 96 € conservando el gasto.
El proyecto pasa a 415 € y el gasto sigue visible no facturado.
- Ejecutar el informe. Compare realizado, valor facturable, selección y exclusiones.
El informe cuenta el flujo completo sin hacer desaparecer trabajo excluido.
Condiciones de validación de las 1 h 20
- Las cinco líneas didácticas se crean o identifican en su entorno Tempolia con cliente, asunto, período y estados visibles.
- Una fuente prueba 110 € y 130 €; la tabla su suscripción vacía es un diagnóstico, nunca una prueba positiva.
- El proyecto no emitido muestra 511 € y luego 415 €, mientras el gasto de 96 € sigue trazable en lo realizado.
- La conciliación separa explícitamente el informe real el cliente elegido de 85 h y 1.175 € del resultado didáctico.
Si una tarifa, línea o total no aparece en el perímetro correcto, escriba “no demostrado”, corrija el requisito y no valide ninguna factura.
Errores que debe evitar
- Cambiar una tarifa en el proyecto para alcanzar un total.
- Hacer facturable trabajo interno para equilibrar.
- Borrar un gasto no repercutido.
- Volver a facturar una línea vinculada a un documento.
- Confundir agrupación con cambio del realizado.
- Emitir sin reproducir 511 o 415.
Tomar perspectiva
La facturación por tiempo transforma evidencias operativas en documento comercial. El control es la cadena registro → elegibilidad → tarifa → selección → presentación → factura, no solo el total.
El gasto de 96 € demuestra por qué lo no facturado no debe desaparecer: sigue siendo coste real tras una decisión comercial y conserva el análisis de margen.
- Corrija duración, tarea, justificante o tarifa en su fuente legítima.
- Use la selección del proyecto sin reescribir la historia.
- Concilie valores operativos y facturados mediante informes.
- Deténgase si una línea, tarifa, IVA o estado previo no se explica.
Puede prever y explicar 511 €, obtener intencionadamente 415 € y comprobar que todos los elementos no facturados siguen trazables.
Registrar y resolver diferencias de tarifa o selección
En la base su suscripción actual la tabla de precios colaborador/asunto está vacía. Significa que no existe una excepción opcional en esa tabla; no demuestra que las tarifas aplicables sean 110 € y 130 €. Antes de ejecutar el caso numérico en un ámbito preparado de su suscripción, identifique el origen predeterminado, del asunto, del colaborador o histórico que resuelve cada tarifa y anote su período de vigencia.
Para cada uno de los cinco registros prepare una línea de control con fecha de origen, tarea o tipo de gasto, cantidad o duración, tarifa de origen, regla de elegibilidad, facturación anterior, selección del proyecto y tratamiento final. Esta ficha permite diagnosticar diferencias sin probar al azar.
- Si el primer proyecto vale 415 €, el viaje de 96 € ya estaba excluido o no era elegible.
- Si sigue en 511 € después de retirarlo, el recálculo no se aplicó o la línea solo quedó oculta.
- Si vale 457 €, el taxi de 42 € puede haberse seleccionado indebidamente.
- Si vale 553 €, probablemente se incluyeron ambos gastos.
- Si los tiempos no valen 415 €, revise duración, tarifa efectiva y prioridad de fuentes.
No corrija estos síntomas sobrescribiendo el total. Vuelva a la línea, regla o selección que explica la diferencia. El taller termina cuando otro revisor puede reconstruir 511 € y 415 € desde la ficha sin abrir el proyecto. El mismo control puede reutilizarse en otros asuntos con tarifas y reglas diferentes.
Comprobación oral final
Pida al participante que explique, sin mirar el proyecto, qué tres líneas forman 511 €, por qué taxi y tiempo interno quedan excluidos y por qué el viaje de 96 € permanece en realizados tras retirarlo. También debe indicar dónde encuentra la tarifa efectiva cuando la tabla de excepciones está vacía. Si responde cambiando el total final en lugar del origen o la selección, repita el ejercicio.