Preparar facturas a partir de presupuestos, tiempos, gastos o suscripciones

Objetivo. Preparar proyectos de factura coherentes a partir de las fuentes adecuadas, revisar su contenido y tratamiento fiscal y validarlos únicamente después de comprobar el cliente, el asunto y los importes.

Duración estimada1 h 25

Qué aprenderá

Elegir el método de preparación adecuado para presupuestos, tiempos, gastos, cantidades o suscripciones.
Comprender la diferencia entre los datos de origen, un proyecto de factura y una factura emitida.
Revisar líneas, IVA, vencimientos, presentación y detalles justificativos antes de la emisión.

Recorrido recomendado

Confirmar la sociedad emisora, la fecha de factura, el cliente y el asunto antes de seleccionar los datos de origen.
Seleccionar únicamente las líneas presupuestarias, tiempos, gastos o elementos recurrentes incluidos en el período facturado.
Abrir el proyecto en la lista de facturas por validar y revisar cada línea y cada total.
Validar la factura, comprobar el documento definitivo y conciliar los datos de origen marcados como facturados.

Antes de continuar

El período y los datos seleccionados no se solapan con una factura anterior.
Los códigos de venta, conceptos, tipos de IVA, condiciones de pago y datos del destinatario son correctos.
El proyecto puede modificarse hasta la validación; la factura emitida se corrige mediante el circuito de documentos rectificativos.

Antes de empezar

Elija en su suscripción un cliente y asunto con presupuesto de facturación, tiempos facturables y, si el contrato lo permite, un gasto refacturable. Prepare un proyecto legible sin emitirlo. Por ejemplo, un presupuesto mensual de 850 € permite comprobar que el fijo se incluye una sola vez.

Requisitos

Localice presupuesto, un tiempo y un gasto y anote estados.
Revise HONO, código IVA 2, modelo, cliente, asunto y fecha 30/06/2026.
Quédese en preparación o pendientes; no valide, envíe ni transmita.
Antes de preparar anote sociedad, cliente, asunto, periodo, fecha de factura, fuentes incluidas y excluidas y total esperado. Compare el resultado con el proyecto que lleve el mismo identificador y filtros.

Desarrollo — 1 h 25

5 min: definir alcance y resultado.
10 min: seleccionar fuentes.
15 min: comparar presupuesto y realizado.
10 min: revisar consumo.
10 min: revisar tiempos, gastos y duplicados.
10 min: revisar códigos, IVA, modelo y cliente.
10 min: anticipar diario, cobro y exportación.
10 min: preparar sin emitir.
5 min: tomar perspectiva.

Punto inicial: escriba factura, periodo, cliente, fuentes incluidas/excluidas y total antes de pulsar.

1. Elegir el método desde el contrato

Fijo, tiempos reales, gastos, cantidades, suscripción y avance responden a reglas distintas. No elija lo que produce más rápido el total deseado. Lea qué compra el cliente, cuándo es facturable y qué detalle debe ver.

Para el asunto elegido trate su presupuesto como fijo y los tiempos como control salvo cláusula distinta. Identifique el gasto aparte. Escriba fuentes incluidas y excluidas para no facturar el mismo trabajo por presupuesto y tiempo.

Captura de Tempolia: preparación de facturas — La preparación reúne fuentes, alcance y opciones.

2. Fijar alcance y prever líneas

Establezca sociedad, periodo, cliente, asunto y fecha de factura elegidos. Liste presupuestos, tiempos y gastos candidatos con su estado. Excluya otro periodo, asunto, trabajo no facturable y ya facturado. Un ensayo con un cliente hace previsible el resultado.

Si la pantalla está vacía, revise filtros, aprobación y elegibilidad. No amplíe el periodo hasta obtener líneas ajenas. Si aparecen demasiados proyectos, cancele y reduzca antes de revisar.

3. Leer el proyecto como transformación

Abra Facturas por validar. Para cada línea anote fuente, cantidad, unidad, precio, concepto, código e IVA. Los 850 € aparecen una vez y el gasto solo si contrato y prueba lo autorizan.

Compare totales de origen y proyecto y explique agrupaciones y redondeos. Un total correcto no basta: dos errores opuestos pueden compensarse. Mientras sea proyecto, corrija el origen y regenere.

Captura de Tempolia: facturas pendientes de validar — Las facturas por validar son el último control modificable.

4. Volver a pruebas de presupuesto, tiempo y gasto

Filtre cada fuente con el mismo alcance. Revise aprobación, facturabilidad, ya facturado y fechas. Estas vistas explican elegibilidad; no las modifique para forzar el proyecto.

Si el tiempo supera presupuesto, decida si cambia la venta o solo rentabilidad. Si falta un gasto, revise regla y justificante. Mantenga tabla con identificador, tratamiento esperado, observado y diagnóstico.

Captura de Tempolia: detalle de tiempos para facturar — El detalle verifica trabajo elegible y estado ya facturado.

Presupuesto de facturación con importes previstos y facturados — El presupuesto de facturación muestra importes previstos y ya facturados antes de preparar el borrador.

Detalle de gastos usado para revisar la fuente del borrador — El detalle de gastos es la fuente para revisar importe, prueba, refacturación y facturación anterior.

5. Revisar referencias, cliente y PDF

HONO gobierna el concepto y la contabilidad; el código IVA 2, el impuesto; el modelo, la presentación; el cliente, la identidad y las condiciones; y el asunto, el contexto. Corrija la fuente responsable, no solo texto generado.

En PDF revise vendedor, comprador, fecha, líneas, neto, IVA, total, vencimiento, banco y textos legales. Un PDF elegante no prueba fuentes correctas, y datos correctos no justifican documento ilegible.

Referencia de códigos de venta utilizados por la factura — Los códigos de venta relacionan línea, descripción y tratamiento contable previsto.

Referencia de códigos de IVA para el control fiscal — Los códigos de IVA son la referencia para revisar el tratamiento fiscal usado por el borrador.

Modelos de factura utilizados para revisar la presentación — Los modelos de factura controlan la presentación, pero no sustituyen la revisión de importes e impuestos.

Ficha de facturación del cliente con destinatario y condiciones — La ficha de facturación del cliente aporta destinatario, condiciones de pago y preferencias de presentación.

6. Anticipar validación

Validar transforma propuesta editable en documento emitido. Prevea diario, saldo, fuentes marcadas, exportación y PA/eReporting. Deténgase antes y describa el resultado.

Un historial PA vacío antes del envío es requisito o diagnóstico, nunca prueba de transmisión. Tras emitir, corrija mediante abono o documento rectificativo, no borrado informal.

Diario de ventas revisado después de validar la factura — El diario de ventas es la pantalla posterior donde el documento solo debe aparecer tras la validación.

Taller de control

1. Escriba alcance y total del cliente elegido y prepare solo si está autorizado.
La lista contiene un único proyecto con sociedad, asunto y fecha elegidos, sin clientes ni periodos ajenos.
Si no es así, revise sociedad, fechas, asunto y fuentes.
2. Vincule cada línea a una prueba.
Cada línea del proyecto remite a un único identificador de presupuesto, tiempo o gasto y ninguna fuente aparece dos veces.
Si no es así, revise estados.
3. Revise HONO, código IVA 2, cliente, asunto y PDF.
Cliente y asunto coinciden con el alcance, el IVA del código 2 concilia base y total y el PDF recoge concepto, vencimiento y banco previstos.
Si no es así, corrija fuente y regenere.
4. Prevea efectos sin validar.
La ficha indica qué línea aparecería en el diario, qué saldo se crearía, qué fuentes quedarían marcadas y qué controles de exportación o encaminamiento seguirían pendientes.
Si no es así, complete requisitos.

Un revisor reproduce fuentes, cálculo y consecuencias.

Errores que evitar

Método elegido por total y no contrato.
Fijo y tiempos sumados dos veces.
Filtros ampliados para resolver vacío.
Validar solo por total.
Fuente errónea detrás de texto corregido.
Historial vacío confundido con transmisión correcta.

Tomar perspectiva

Preparar es una transformación controlada: contrato selecciona fuentes, referencias las traducen, proyecto expone resultado y validación compromete.

¿explica cada euro, fuente, regla, exclusión y efecto de validar? Entonces el proyecto está listo para revisión autorizada.

Comparar otro proyecto sin emitirlo

Elija otro asunto y prepare un proyecto desde el presupuesto y otro desde tiempos y gastos. Deténgase antes de validar o emitir.

1. Antes de abrir Tempolia, anote método, líneas seleccionadas, base, IVA, total y estado de cada origen.
2. Prepare cada recorrido por separado, anote el total y anule la prueba antes de iniciar el segundo. Vuelva al origen de cualquier importe que no pueda explicar.
3. Pruebe una anomalía: origen ausente, presupuesto y realizado juntos, IVA erróneo o línea ya utilizada. Explique la causa antes de modificar.
4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido con sus notas. Entréguelas después a un compañero, que debe repetir la misma consulta sin ayuda oral.

Otro usuario reproduce el mismo proyecto e identifica cada línea sin consumir dos veces el origen.