Preparare le fatture da budget, tempi, spese o abbonamenti

Obiettivo. Preparare bozze di fattura coerenti partendo dalle fonti appropriate, verificarne contenuto e trattamento fiscale e convalidarle soltanto dopo aver controllato cliente, pratica e importi.

Durata stimata1 h 25

Cosa imparerai

Scegliere il metodo di preparazione corretto per budget, tempi, spese, quantità o abbonamenti.
Comprendere la differenza tra dati di origine, bozza di fattura e fattura emessa.
Verificare righe, IVA, scadenze, presentazione e dettagli giustificativi prima dell’emissione.

Percorso consigliato

Confermare società emittente, data della fattura, cliente e pratica prima di selezionare i dati di origine.
Selezionare soltanto le righe di budget, i tempi, le spese o gli elementi ricorrenti compresi nel periodo fatturato.
Aprire la bozza nell’elenco delle fatture da convalidare e verificare ogni riga e ogni totale.
Convalidare la fattura, controllare il documento definitivo e riconciliare i dati di origine contrassegnati come fatturati.

Prima di continuare

Il periodo e i dati selezionati non si sovrappongono a una fattura precedente.
Codici vendita, descrizioni, aliquote IVA, condizioni di pagamento e dati del destinatario sono corretti.
La bozza resta modificabile fino alla convalida; la fattura emessa segue il flusso dei documenti rettificativi.

Prima di iniziare

Scegli nel tuo abbonamento un cliente e una pratica con budget di fatturazione, tempi fatturabili e, se previsto dal contratto, una spesa rifatturabile. Prepara una bozza leggibile senza emetterla. Per esempio, un budget mensile di 850 € permette di controllare che il forfait sia ripreso una sola volta.

Prerequisiti

Individua budget, almeno un tempo e una spesa e annota gli stati.
Controlla HONO, codice IVA 2, modello, cliente, pratica e data 30/06/2026.
Resta in preparazione o da convalidare; non convalidare, inviare o trasmettere.
Prima della preparazione annota società, cliente, pratica, periodo, data fattura, fonti incluse ed escluse e totale atteso. Confronta il risultato con la bozza che porta lo stesso identificativo e gli stessi filtri.

Scansione — 1 h 25

5 min: definire perimetro e risultato.
10 min: selezionare fonti.
15 min: confrontare budget e consuntivo.
10 min: controllare consumo budget.
10 min: verificare tempi, spese e duplicati.
10 min: rileggere codici, IVA, modello e cliente.
10 min: anticipare giornale, pagamento ed export.
10 min: svolgere la preparazione senza emissione.
5 min: ottenere una visione d’insieme.

Punto iniziale: scrivi fattura, periodo, cliente, fonti incluse/escluse e totale atteso prima di cliccare.

1. Scegliere il metodo dal contratto

Forfait, tempi reali, spese, quantità, abbonamento e avanzamento corrispondono a regole diverse. Non scegliere ciò che produce più rapidamente il totale desiderato. Leggi l’incarico: che cosa acquista il cliente, quando è fatturabile e quale dettaglio deve vedere?

Per la pratica scelta considera il suo budget come forfait e i tempi come controllo, salvo clausola diversa. Identifica la spesa separatamente rifatturabile. Scrivi fonti incluse ed escluse per non fatturare lo stesso lavoro tramite budget e tempi.

Schermata Tempolia: preparazione fatture — La preparazione riunisce fonti, perimetro e opzioni.

2. Fissare il perimetro e prevedere le righe

Imposta società, periodo, cliente, pratica e data fattura scelti. Elenca budget, tempi e spese candidati con stato. Escludi altro periodo, altra pratica, lavoro non fatturabile e già fatturato. Un test su un cliente rende prevedibile il risultato.

Se la schermata è vuota, controlla filtri, approvazione ed eleggibilità. Non ampliare il periodo finché compaiono righe estranee. Se appaiono troppe bozze, annulla e riduci il perimetro prima della revisione.

3. Leggere la bozza come trasformazione

Apri Fatture da convalidare. Per ogni riga annota fonte, quantità, unità, prezzo, testo, codice e IVA. Gli 850 € devono comparire una sola volta e la spesa solo se contratto e prova lo consentono.

Confronta totali sorgente e bozza e spiega raggruppamenti e arrotondamenti. Il totale corretto non basta: due errori opposti possono compensarsi. Finché è bozza, correggi la fonte e rigenera.

Schermata Tempolia: fatture da convalidare — Le fatture da convalidare sono l’ultimo controllo modificabile.

4. Tornare alle prove di budget, tempi e spese

Filtra ogni fonte sullo stesso perimetro. Controlla approvazione, fatturabilità, già fatturato e date. Le viste spiegano l’eleggibilità; non modificarle per forzare la bozza.

Se i tempi superano il budget, decidi se cambia la vendita o soltanto la redditività. Se manca una spesa, verifica regola e giustificativo. Mantieni una tabella con identificativo, trattamento atteso, osservato e diagnosi.

Schermata Tempolia: dettaglio tempi per fatturazione — Il dettaglio tempi verifica lavoro eleggibile e stato già fatturato.

Budget di fatturazione con importi previsti e fatturati — Il budget di fatturazione rende visibili gli importi previsti e già fatturati prima di preparare la bozza.

Dettaglio spese usato per controllare la fonte della bozza — Il dettaglio spese è la fonte per controllare importo, prova, rifatturabilità e fatturazione precedente.

5. Controllare riferimenti, cliente e PDF

HONO governa testo e contabilità; il codice IVA 2 governa l’imposta, il modello la presentazione, il cliente identità e condizioni, la pratica il contesto. Correggi la fonte responsabile, non solo il testo generato.

Nel PDF controlla venditore, acquirente, data, righe, netto, IVA, lordo, scadenza, banca e testi legali. Un PDF elegante non prova dati giusti; dati strutturati giusti non giustificano un documento illeggibile.

Riferimento dei codici vendita usati dalla fattura — I codici vendita collegano riga, descrizione e trattamento contabile atteso.

Riferimento dei codici IVA per il controllo fiscale — I codici IVA sono il riferimento in cui controllare il trattamento fiscale usato dalla bozza.

Modelli di fattura usati per controllare la presentazione — I modelli di fattura governano la presentazione, non sostituiscono il controllo di importi e imposte.

Scheda fatturazione cliente con destinatario e condizioni — La scheda fatturazione del cliente fornisce destinatario, condizioni di pagamento e preferenze di presentazione.

6. Anticipare la convalida

La convalida trasforma proposta modificabile in documento emesso. Prevedi giornale, saldo cliente, fonti marcate fatturate, export e PA/eReporting. Fermati prima della convalida e descrivi il risultato atteso.

Uno storico PA vuoto prima della trasmissione è un prerequisito o diagnosi, mai prova di invio. Dopo emissione, correzioni tramite nota di credito o documento rettificativo, non cancellazione informale.

Giornale vendite controllato dopo la convalida della fattura — Il giornale vendite è lo schermo a valle in cui il documento deve apparire solo dopo la convalida.

Laboratorio di controllo

1. Scrivi perimetro e totale del cliente scelto, poi avvia la preparazione soltanto se autorizzato.
La lista contiene una sola bozza con società, pratica e data scelte; nessun cliente o periodo estraneo è incluso.
Se non è così, rivedi società, date, pratica e fonti.
2. Collega ogni riga a una prova.
Ogni riga della bozza rinvia a un solo identificativo di budget, tempo o spesa e nessuna fonte compare due volte.
Se non è così, controlla stati.
3. Rileggi HONO, codice IVA 2, cliente, pratica e PDF.
Cliente e pratica coincidono con il perimetro, l’IVA del codice 2 riconcilia imponibile e totale e il PDF riprende descrizione, scadenza e banca previste.
Se non è così, correggi la fonte e rigenera.
4. Prevedi gli effetti senza convalidare.
La scheda indica quale riga apparirebbe nel giornale, quale saldo cliente sarebbe creato, quali fonti sarebbero marcate e quali controlli di export o instradamento resterebbero da eseguire.
Se non è così, completa i prerequisiti.

Un revisore riproduce fonti, calcolo e conseguenze.

Errori da evitare

Metodo scelto dal totale anziché dal contratto.
Forfait e tempi sommati due volte.
Filtri ampliati per risolvere il vuoto.
Convalida dal solo totale.
Fonte errata lasciata dietro testo corretto.
Storico vuoto scambiato per trasmissione riuscita.

Visione d’insieme

La preparazione è una trasformazione controllata: contratto seleziona fonti, riferimenti le traducono, bozza espone il risultato e convalida lo impegna.

Sai spiegare ogni euro, fonte, regola, esclusione ed effetto della convalida? Allora la bozza è pronta per il revisore autorizzato.

Confrontare un’altra bozza senza emetterla

Scegli una seconda pratica e prepara una bozza dal budget e una da tempi e spese. Fermati prima della convalida o emissione.

1. Prima di aprire Tempolia annota metodo, righe selezionate, imponibile, IVA, totale e stato di ogni fonte.
2. Prepara i due percorsi separatamente, annota i totali e annulla la prova prima di passare al secondo. Per ogni importo inspiegato torna alla riga sorgente.
3. Prova un’anomalia: fonte assente, budget e consuntivo insieme, IVA errata o riga già usata. Spiega la causa prima di modificare.
4. Chiudi tutte le schede e ripeti il percorso con le tue note. Poi consegnale a un collega, che deve rifare lo stesso controllo in lettura senza spiegazioni orali.

Un altro addetto riproduce la stessa bozza e identifica ogni riga senza usare due volte la fonte.