Paramétrer la base, les droits et les verrouillages

Objectif. Installer une base exploitable et sécurisée : sociétés, référentiels, collaborateurs, droits, profils, verrouillages et règles communes.

ProfilAdministrateurNiveauIntermédiaireTypeParamétrageDurée estimée1 hDonnées manipuléesSociétés, banques, activités, codes, collaborateurs, profils, droits, verrouillages

Comprendre le principe

Le paramétrage est la fondation. Il définit ce que les utilisateurs voient, ce qu'ils peuvent modifier, comment les lignes se valorisent et comment les factures ou exports seront produits.

Un bon paramétrage est assez complet pour produire temps, frais, budgets, factures, règlements et exports ; il reste assez maîtrisé pour éviter les droits trop larges et les référentiels contradictoires.

Ce que vous saurez faire

Paramétrer les sociétés, options et comptes bancaires.
Relier collaborateurs, profils, groupes, coûts et droits.
Stabiliser les codes ventes, TVA, frais et tâches.
Utiliser les verrouillages pour sécuriser les périodes validées.

Avant de commencer

Dans votre abonnement, choisissez un collaborateur représentatif qui doit saisir ses temps sur une affaire ouverte avec une tâche autorisée et voir seulement les dossiers de son groupe, sans accéder aux prix de revient ni modifier une période verrouillée. Vous allez vérifier toute la chaîne avant de conclure que son accès est prêt.

Pré-requis dans votre abonnement

Disposez des droits d'administration nécessaires dans votre abonnement et d'un compte métier représentatif. Sans autorisation de modification, réalisez l'atelier comme un audit en lecture seule.
Repérez votre société émettrice, le collaborateur choisi, son groupe, son profil effectif, une tâche, son code vente et son code TVA à un caractère.
Choisissez une affaire que ce collaborateur doit voir et une autre hors de son périmètre afin de tester à la fois l’autorisation et l’interdiction.
Prévoyez un second compte représentatif du profil testé : un contrôle effectué uniquement comme administrateur ne prouve pas les droits réels.

Déroulé conseillé — 1 h

5 min : cadrer le besoin métier et les interdits.
10 min : contrôler options, société et banque.
10 min : relire la fiche collaborateur et ses rattachements.
10 min : tester profil, étendue et colonnes sensibles.
10 min : contrôler tâches, frais, ventes et TVA.
10 min : vérifier approbation, verrouillage et résultat avec le compte métier.
5 min : prendre de la hauteur et documenter la décision d'accès.

Formulez le besoin sous la forme « Le collaborateur choisi peut…, sur…, mais ne peut pas… ». Sans cette phrase, il est impossible de juger si un droit est juste ou trop large.

Parcours dans Tempolia

Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.

1Définir les options générales

Chemin : Configuration > Options Générales.

Commencez par les options générales : profils, règles de saisie, préférences de validation, comportements par défaut et mots de passe.

Ne cherchez pas à tout activer. L'objectif est de choisir les règles réellement utilisées par l'équipe.

Capture Tempolia : Les options générales regroupent les profils, mots de passe et paramètres structurants de la base. — Les options générales regroupent les profils, mots de passe et paramètres structurants de la base.

Capture Tempolia : Les options générales et profils structurent le comportement commun de la base. — Les options générales et profils structurent le comportement commun de la base.

2Paramétrer sociétés et banques

Chemin : Configuration > Sociétés et Configuration > Comptes bancaires.

Les sociétés émettrices portent les coordonnées, logos, modèles, banques et informations de facturation.

Contrôlez les informations qui seront reprises sur les factures, les prélèvements, les exports et les documents.

Exemple de paramétrage :

Société : DEMO - EXPERT (code 001).
SIRET / TVA : renseigner les identifiants officiels utilisés sur les factures et flux.
Modèle de facture : modèle standard du cabinet.
Banque : compte principal avec IBAN, BIC et libellé bancaire contrôlés.
Email d'envoi : adresse facturation ou support utilisée pour les documents clients.

La liste montre le code, la raison sociale, le SIRET, l'email, l'adresse, le modèle et les règles de vente ; banque et logo se contrôlent dans la fiche détaillée.

3Créer les collaborateurs

Chemin : Collaborateurs > Collaborateurs.

Créez ou relisez d'abord les collaborateurs : identité, statut, groupe, rattachement et informations utiles à la production.

Cette fiche sert ensuite de base aux droits, aux coûts, aux prix et aux responsabilités de dossier.

Exemple de fiche collaborateur :

Code observé : DEMO1.
Nom observé : Demo collab 1.
Groupe observé : Jacques-Yves HENRI ; confirmez qu'il correspond bien au périmètre métier demandé.
Profil cible : collaborateur saisissant ses temps, sans accès aux prix de revient.
Coût / prix : coût horaire et prix de vente renseignés seulement si les rapports de marge les utilisent.

Capture Tempolia : La liste des collaborateurs sert à vérifier les profils, groupes, coûts et responsabilités. — La liste des collaborateurs sert à vérifier les profils, groupes, coûts et responsabilités.

4Valider droits, profils et visibilité

Chemin : Collaborateurs > Login et droits des collaborateurs.

Contrôlez ensuite les profils, l'étendue de visibilité, les pages accessibles et les colonnes sensibles.

Le test doit se faire avec un vrai compte utilisateur, car l'administrateur ne révèle pas les limites vues par les équipes.

Contrôlez séparément le profil, l'étendue et la visibilité des prix de revient. Un profil « Associé », une étendue « Tout » et les prix de revient visibles ne satisfont pas le besoin restreint : corrigez chaque réglage puis refaites le test avec le compte métier.

Capture Tempolia : La matrice des droits définit les pages accessibles par profil. — La matrice des droits définit les pages accessibles par profil.

Capture Tempolia : Les logins collaborateurs relient chaque utilisateur à ses droits et profils applicatifs. — Les logins collaborateurs relient chaque utilisateur à ses droits et profils applicatifs.

Capture Tempolia : La matrice des droits par profil explique ce qui est visible, modifiable ou interdit. — La matrice des droits par profil explique ce qui est visible, modifiable ou interdit.

Capture Tempolia : Les droits d'un collaborateur combinent profil, étendue de visibilité et colonnes sensibles. — Les droits d'un collaborateur combinent profil, étendue de visibilité et colonnes sensibles.

5Fixer approbation et verrouillages

Chemin : Configuration > Options Générales.

Définissez les contrôles de saisie, l'approbation et les règles de verrouillage avant de lancer une saisie en volume.

Ces règles disent quand une ligne reste modifiable, quand elle doit être validée et quand elle devient une donnée de pilotage.

Capture Tempolia : Les options de validation et verrouillage sécurisent les temps et frais avant exploitation. — Les options de validation et verrouillage sécurisent les temps et frais avant exploitation.

Capture Tempolia : Les options de temps fixent les horaires, taux et contrôles appliqués aux lignes saisies. — Les options de temps fixent les horaires, taux et contrôles appliqués aux lignes saisies.

6Stabiliser tâches et frais

Chemin : Configuration > Codes frais, Configuration > Codes tâches facturables et Configuration > Codes tâches non facturables.

Les codes frais et tâches doivent guider la saisie sans transformer chaque ligne en libellé libre.

Séparez ce qui est facturable, non facturable ou refacturable afin que rapports, budgets et factures parlent le même langage.

Capture Tempolia : Les codes frais qualifient les dépenses, débours et refacturations possibles. — Les codes frais qualifient les dépenses, débours et refacturations possibles.

Capture Tempolia : Les tâches facturables pilotent la saisie des temps repris en facture. — Les tâches facturables pilotent la saisie des temps repris en facture.

Capture Tempolia : Les tâches non facturables isolent absences, interne et activités non refacturées. — Les tâches non facturables isolent absences, interne et activités non refacturées.

7Stabiliser facturation et TVA

Chemin : Configuration > Codes ventes, Configuration > Codes et taux TVA et Facturation > Modèles de facture.

Les codes ventes et TVA ne sont pas de simples libellés. Ils portent comptes, taux, comportements de facturation et cohérence comptable.

Les modèles de facture doivent être contrôlés avec les sociétés, les clients et les mentions attendues.

Capture Tempolia : Les codes ventes structurent les libellés, comptes, TVA et comportements de facturation. — Les codes ventes structurent les libellés, comptes, TVA et comportements de facturation.

Capture Tempolia : Les codes TVA doivent être cohérents avec les clients, les factures et les exports. — Le code valide 2, limité à un caractère, est visible avec le taux de 20 %. Le code fautif Z n’apparaît pas dans le référentiel et doit rester hors de l’import accepté.

Les modèles de facture pilotent présentation, logo, mentions et comportement du PDF.

8Contrôler clients, PA et caractéristiques

Chemin : Clients / Affaires > Clients et Configuration > Caractéristiques paramétrables.

La fiche client hérite de certains réglages, puis les précise : facturation, TVA, email, routage PA/eReporting et données obligatoires.

Les caractéristiques paramétrables doivent être utiles aux contrôles réels ; sinon elles créent du bruit dans les écrans.

Capture Tempolia : L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable. — L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable.

Capture Tempolia : Les champs PA et eReporting client conditionnent le routage et les contrôles externes. — Les champs PA et eReporting client conditionnent le routage et les contrôles externes.

Capture Tempolia : Les caractéristiques paramétrables adaptent Tempolia aux contrôles et colonnes utiles au cabinet. — Les caractéristiques paramétrables adaptent Tempolia aux contrôles et colonnes utiles au cabinet.

9Paramétrer coûts, prix et valorisation

Chemin : Collaborateurs > Historique des taux et rémunérations, Collaborateurs > Prix de vente collaborateur / affaire et Collaborateurs > Prix de vente des tâches / affaire.

Les coûts et prix expliquent les marges. Ils doivent être vérifiés avant d'analyser la rentabilité ou de facturer des temps.

Gardez une trace temporelle : un coût ou un prix valable aujourd'hui ne l'était pas forcément le mois précédent.

Lecture de l'exemple illustré : les deux tables par affaire illustrées ci-dessous sont vides. Elles prouvent uniquement qu'aucune surcharge spécifique par collaborateur/affaire ni par tâche/affaire n'est observée dans ce périmètre. La valorisation doit alors être recherchée dans la règle générale applicable et son historique ; ces écrans ne permettent ni d'identifier son montant, ni de valider une marge.

Capture Tempolia : L’historique des rémunérations alimente les coûts collaborateurs et les analyses de marge. — L’historique des rémunérations alimente les coûts collaborateurs et les analyses de marge.

Table Tempolia vide des prix de vente par collaborateur et affaire — Constat négatif : aucune surcharge collaborateur/affaire n’est visible. Il faut encore identifier la règle générale appliquée, sans en déduire ici un tarif.

Table Tempolia vide des prix de tâches à la quantité par affaire — Constat négatif : aucune surcharge tâche/affaire n’est visible. La table vide renvoie à la règle générale applicable, mais n’en prouve ni la valeur ni la pertinence.

10Relire les rapports de contrôle

Chemin : Outils > Rapports / Editions.

Après paramétrage, utilisez un rapport pour vérifier le résultat réel : droits visibles, colonnes, comptes, TVA, valorisation et filtres.

Un paramétrage n'est terminé que quand il produit un écran métier cohérent pour les utilisateurs concernés.

Capture Tempolia : Les rapports et éditions demandent un périmètre, des colonnes et des regroupements lisibles. — Les rapports et éditions demandent un périmètre, des colonnes et des regroupements lisibles.

Ordre de mise en service et lecture précise des droits

Créer les dépendances dans le bon ordre

Créez les activités, sociétés et référentiels communs avant les dossiers.
Créez les groupes avant les collaborateurs qui doivent y être rattachés.
Créez les familles de clients avant les clients, puis les clients avant leurs affaires. Une affaire reprend le contexte du client, mais ses responsables, son activité, sa société et ses règles de facturation doivent être relus.
Stabilisez tâches, frais, codes ventes, TVA et modèles avant les premières saisies réelles.
Terminez par les profils et droits, puis testez le parcours complet avec un utilisateur représentatif.

Un droit combine trois niveaux

Dans Login et droits des collaborateurs, ne lisez jamais le profil seul. Contrôlez ensemble :

Le profil, dont le nom est paramétrable, détermine les pages et actions autorisées.
L’étendue des droits limite les temps et frais, puis les autres écrans, au collaborateur, à son groupe, à son secteur si cette dimension est activée, à sa société ou à tous.
Les colonnes et actions sensibles autorisent séparément l’accès direct au détail des temps, l’affichage des prix de revient, des prix de vente, des quantités et des indicateurs Exceptionnel ou Facturé.

Deux utilisateurs ayant le même profil peuvent donc obtenir des résultats différents si leur étendue, leur groupe, leur société ou leurs colonnes visibles diffèrent.

Verrouiller sans faire disparaître l’historique

Une ligne approuvée, une période verrouillée, une affaire terminée ou une ligne déjà rattachée à une facture peut rester consultable tout en devenant non modifiable. Le bon réflexe n’est pas de supprimer la donnée : identifiez le verrou, corrigez en amont si c’est encore permis, ou utilisez l’action métier de réouverture avec les droits requis.

Avant de continuer

Tester un compte administrateur et un compte utilisateur métier.
Vérifier qu'un code devenu obsolète est désactivé plutôt que supprimé s'il a servi.
Contrôler les verrouillages avant de valider une période.
Documenter les choix qui ont un impact comptable ou facture.

Mise en pratique

Créez un scénario simple : un collaborateur saisit un temps facturable sur une affaire, puis vérifiez que ses droits, sa tâche, son prix et le code vente produisent une ligne exploitable.

1. Sur une feuille, listez pour le collaborateur choisi les pages autorisées, le périmètre de dossiers et les colonnes sensibles. Comparez ensuite avec les captures « La matrice des droits définit les pages accessibles par profil » et « Les droits d'un collaborateur combinent profil, étendue de visibilité et colonnes sensibles ».
Votre matrice cible autorise la saisie sur les dossiers du groupe et masque les prix de revient ; la capture actuelle, où le coût est visible et l'étendue vaut « Tout », est donc un écart à consigner, pas un résultat conforme.
Si ce n’est pas le cas, séparez profil, étendue, groupe, société et colonnes ; le nom du profil seul n'explique pas le résultat.
2. Connectez-vous avec le compte métier choisi, cherchez une affaire de votre abonnement qui doit lui être accessible et ouvrez l'éditeur de temps. Ne déduisez pas ce résultat depuis la session administrateur.
L'affaire et la tâche REVISION sont proposées, tandis que les données de coût interdites restent invisibles.
Si ce n’est pas le cas, vérifiez login rattaché, profil effectif, groupe, société, état de l'affaire et activation de la tâche.
3. Saisissez en recette une ligne de temps facturable, puis contrôlez successivement les tâches facturables, l'absence observée de surcharge par affaire, la règle générale datée réellement applicable et les codes ventes/TVA. Ne transformez pas la table pvcolaff vide en preuve du tarif.
Une seule ligne, sur le bon dossier, porte la tâche attendue, un prix explicable depuis une source distincte et un code vente compatible avec le code TVA 2.
Si ce n’est pas le cas, recherchez la première rupture de la chaîne tâche → tarif daté → code vente → TVA, au lieu de corriger seulement le résultat final.
4. À partir des captures « Les options de validation et verrouillage sécurisent les temps et frais… », tentez avec le compte métier de modifier une ligne d'une période verrouillée, puis ouvrez une période autorisée.
L'historique verrouillé reste consultable mais non modifiable ; la période ouverte suit le circuit d'approbation prévu.
Si ce n’est pas le cas, contrôlez date de ligne, portée du verrou, statut d'approbation et privilège de réouverture.

Conservez la phrase de besoin, la matrice attendue, le test réel et les écarts constatés. Un paramétrage n'est accepté que si ces quatre preuves concordent.

Erreurs à éviter

Donner des droits trop larges pour aller vite.
Créer plusieurs codes qui portent presque le même sens.
Modifier les comptes ou TVA sans vérifier les factures et exports déjà produits.
Oublier les options de validation ou de verrouillage avant le démarrage.

À retenir

Le paramétrage doit être pensé comme une protection pour l'utilisateur : moins d'ambiguïté au moment de saisir, moins de corrections au moment de facturer.

Vous pouvez maintenant

Je sais construire un socle de paramétrage cohérent.
Je sais relier droits, collaborateurs et visibilité des données.
Je sais contrôler l'impact d'un référentiel dans les écrans métier.

Approfondissement métier

Droits et visibilité

Les droits ne définissent pas seulement l'accès à une page. Ils peuvent aussi limiter les sociétés, clients, affaires, colonnes sensibles, prix de revient ou prix de vente visibles.

Référentiels

Les codes ventes, TVA, tâches et frais doivent être peu nombreux, explicites et reliés aux usages réels. Un référentiel trop fin devient difficile à saisir ; trop large, il rend les analyses imprécises.

Verrouillage

Le verrouillage sécurise les périodes validées. Il évite qu'une correction tardive modifie des chiffres déjà contrôlés, facturés ou exportés.

Prendre de la hauteur

La théorie distingue référentiels, droits et verrouillages ; la pratique a montré qu'ils se combinent dans une action réelle ; la décision métier est d'accorder le minimum nécessaire tout en garantissant un travail réalisable.

Arbitrer avec trois questions

Besoin : quelle tâche professionnelle précise ce droit permet-il ?
Périmètre : sur quelles sociétés, groupes, dossiers, périodes et colonnes ?
Preuve : quel test avec un compte représentatif montre à la fois l'autorisation utile et l'interdiction attendue ?

Décision à conserver : documentez le demandeur, le profil, l'étendue, les exclusions, le test et la date de revue. Un accès fonctionnel aujourd'hui peut devenir excessif lorsque les responsabilités changent.