Facturer par abonnement et reconduire un échéancier
Objectif. Transformer un engagement récurrent en échéancier de facturation fiable, préparer les factures attendues et reconduire le dispositif sans créer de doublons.
Vos données avant de commencer
Choisissez dans votre abonnement un client, une affaire ouverte et une année sans échéancier d’abonnement existant. Notez-les CLIENT-ABONNEMENT et AFFAIRE-ABONNEMENT dans vos contrôles. Utilisez un code vente validé, un code TVA sur un seul caractère, un modèle et des conditions de règlement cohérents. Si 2027 est déjà utilisé, transposez les quatre mois vers la prochaine année libre.
Comprendre le principe
La facturation par abonnement repose sur un budget de facturation daté. Chaque ligne décrit ce qui doit être facturé, quand, pour quel client et quelle affaire.
Le budget est une prévision ; la facture préparée est encore contrôlable ; le journal des ventes contient la pièce émise. Distinguer ces trois états évite les doubles factures.
Ce que vous saurez faire
- Construire un plan de facturation mensuel, trimestriel ou personnalisé.
- Contrôler dates, montants, codes ventes, TVA et libellés.
- Distinguer une échéance automatique d’une échéance à valider manuellement.
- Reconduire un budget en traitant les doublons.
- Suivre le passage du budget à la facture émise.
Le parcours : quatre échéances sans doublon
Vous mettez en place un abonnement annuel de support pour le client choisi CLIENT-ABONNEMENT, affaire AFFAIRE-ABONNEMENT. Le contrat représente 1 200 € HT et demande quatre factures de 300 € HT, dont les dates contractuelles visées sont les 15 janvier, 15 avril, 15 juillet et 15 octobre. Ne saisissez pas ces jours comme quatre dates de budget : dans les budgets, Tempolia mémorise uniquement le mois budgétaire, normalisé au premier jour du mois. Les quatre lignes apparaissent donc au 1er janvier, au 1er avril, au 1er juillet et au 1er octobre. Le jour précis de chaque facture, ici le 15, est choisi lors de sa préparation ; il ne doit pas être déduit de la seule date budgétaire. Utilisez un code vente d’abonnement déjà validé dans votre base, ou créez un code de recette clairement identifiable sans modifier un référentiel de production.
- Les créations de budgets, reconductions et projets de ce cas s’effectuent uniquement sur un périmètre d’exercice autorisé de votre abonnement ; dans votre abonnement, utilisez les formulaires préparés sans valider et les écrans historiques comme repères.
- Le client, l’affaire, le code vente, le taux de TVA, le modèle de facture et les conditions de règlement sont cohérents.
- La période de recette ne contient pas déjà ces quatre échéances ; contrôlez-la avant la création répétitive.
- Aucune facture ne sera émise : l’exercice s’arrête au projet dans Factures à valider.
- 10 min : relire contrat, dossier et référentiels.
- 20 min : construire les quatre échéances et contrôler leur total.
- 15 min : tester la reconduction et les doublons.
- 20 min : préparer la première échéance arrivée à date et relire le projet.
- 10 min : rapprocher échéancier, projet et suivi annuel.
Quatre lignes mensuelles normalisées aux 1er janvier, 1er avril, 1er juillet et 1er octobre totalisent 1 200 € HT ; lorsque vous choisissez le 15 janvier comme date de préparation de la première facture, une seule ligne budgétaire de 300 € HT est proposée et le projet porte ce jour précis ; la simulation de reconduction produit les quatre mêmes mois décalés d’un an sans doublon.
1Partir du dossier et du montant contractuel
Chemin : Clients / Affaires > Affaires, puis Budgets > Budget par affaire.
Vérifiez le client facturé, l’affaire, la société émettrice, la période du contrat et le montant total attendu. Si le contrat comporte plusieurs prestations, séparez-les par codes ventes compréhensibles.
2Créer et relire l’échéancier
Chemin : Budgets > Budgets de facturation et Budgets > Reconduction des budgets.
Pour le parcours, ouvrez la création répétitive et saisissez une ligne de 300 € HT, janvier 2027 comme premier mois, un intervalle de trois mois et quatre occurrences. Avant de valider sur votre environnement Tempolia, calculez 4 × 300 € = 1 200 € et prévoyez les mois de janvier, avril, juillet et octobre. Le formulaire plus bas est préparé sans enregistrement ; le véritable résultat doit ensuite être relu dans la table des budgets.
Lors d’une reconduction, Tempolia contrôle les doublons. Ne choisissez ajout ou remplacement qu’après avoir vérifié la période cible et les lignes déjà présentes.
3Préparer les échéances arrivées à date
Chemin : Facturation > Préparation de factures, puis Facturation > Factures à valider.
Fixez la société et la date de préparation. Pour une facture calculée, vérifiez le périmètre avant lancement. Pour une facture à revoir, préparez-la une par une.
Dans les factures à valider, contrôlez client, affaire, période facturée, libellé, HT, TVA, TTC et échéance. Le budget ne doit être marqué facturé qu’à travers le flux prévu.
4Contrôler présentation et conditions client
Chemin : Facturation > Modèles de facture et Clients / Affaires > Clients.
Le modèle pilote la présentation et certaines mentions. La fiche client apporte notamment TVA, délai, mode de règlement et adresse d’envoi. Relisez ces sources avant de corriger manuellement chaque facture.
5Comprendre le suivi après émission
Chemin : Facturation > Factures, puis Outils > Export des factures en comptabilité.
Après émission, retrouvez la facture dans le journal des ventes et contrôlez que l’échéance budgétée correspondante n’est plus proposée. L’export comptable vient après ce contrôle, sur une période et une société explicites.
6Maîtriser la création répétitive champ par champ
La création répétitive ne copie pas une facture existante : elle crée une série de budgets de facturation. Renseignez chaque zone dans cet ordre :
- Lignes : ajoutez un ou plusieurs codes ventes, leurs libellés éventuels et leur montant HT. Ces lignes deviendront la structure des factures.
- Client et affaire : choisissez un dossier ouvert et contrôlez la société émettrice portée par l’affaire.
- Premier mois : indiquez le mois de la première échéance.
- Nombre de mois entre deux budgets : 1 pour mensuel, 3 pour trimestriel, 12 pour annuel.
- Nombre d’occurrences : nombre exact d’échéances à créer.
- À facturer : Oui si les budgets doivent être proposés automatiquement à la préparation ; Non s’ils servent seulement au prévisionnel ou si leur émission dépend d’un événement.
- 500 € mensuels pendant un an : intervalle 1, occurrences 12, total 6 000 €.
- 1 500 € par trimestre : intervalle 3, occurrences 4, total 6 000 €.
- Une échéance conditionnée par une remise de rapport : « À facturer = Non », puis décision manuelle au moment voulu.
Après création, ouvrez le détail des budgets de facturation et contrôlez la première date, la dernière date, le nombre de lignes et le total. Ne considérez jamais le message de succès comme le seul contrôle.
Comprendre ce que fait la préparation automatique
Dans la section des factures calculées, Tempolia peut combiner plusieurs sources : budgets arrivés à échéance, temps exceptionnels au temps passé, temps exceptionnels à la quantité et frais exceptionnels.
- Avec : la source est incluse dans le calcul.
- Dans tous les cas : les réalisations peuvent être reprises même sans budget facturé en même temps.
- Si budget de facturation : les réalisations ne sont reprises que lorsqu’un budget du dossier est également facturé.
- Date de préparation : elle borne les budgets et réalisations proposés ; une ligne future ne doit pas remonter.
- Factures une à une : à privilégier lorsqu’un contrôle ou un complément humain est attendu.
- Préparation en série : adaptée aux échéances homogènes déjà fiabilisées.
Lorsqu’un budget est repris, Tempolia le marque comme facturé pour éviter une seconde proposition. Si le projet de facture est supprimé par le flux standard avant émission, ce lien est libéré afin que le budget puisse être préparé de nouveau.
Relire le projet une à une
Le projet de facture ne se limite pas au montant. Utilisez les vues du dossier pour confronter :
- le projet de facture, qui contient les lignes commerciales proposées ;
- les temps et frais, qui expliquent les éventuelles réalisations ajoutées ;
- les factures antérieures, utiles pour détecter doublon, régularisation ou changement de période ;
- le mode de règlement, l’échéance, la création éventuelle d’un règlement et la diffusion PDF/e-mail.
Le libellé d’une ligne budgétaire est prioritaire s’il est renseigné ; à défaut, Tempolia peut reprendre un libellé propre au code vente pour l’affaire, puis le libellé général du code vente. Des tags de contexte peuvent être remplacés, par exemple pour faire apparaître le mois ou le trimestre facturé.
Reconduire sans recopier une anomalie
La page de reconduction permet de choisir sociétés et clients, affaires source et cible, origine des données, familles à créer — temps, frais, facturation —, période et décalage. Un décalage de 12 mois correspond à une reconduction annuelle classique.
Le contrôle des doublons intervient avant écriture. Pour les budgets de facturation, une enveloppe déjà présente sur le même client, la même affaire et le même mois peut être signalée même si le code vente diffère. Choisissez ensuite explicitement d’annuler, d’ajouter ou de remplacer selon le résultat attendu.
Une augmentation peut être appliquée pendant la reconduction ; elle peut aussi être effectuée sur des budgets déjà créés avec une source et une cible identiques, un décalage de 0 mois et une règle d’augmentation maîtrisée. Après traitement, vérifiez quelques lignes et le total annuel, pas seulement le pourcentage demandé.
Avant de continuer
- Le total des échéances égale le montant contractuel attendu.
- La première et la dernière date sont correctes.
- Les codes ventes et TVA sont cohérents.
- Les doublons de reconduction ont été arbitrés.
- Chaque facture émise correspond à une seule échéance.
Mise en pratique : contrôler tout le cycle d’une échéance
Réalisez les écritures suivantes uniquement sur ce périmètre autorisé ; dans votre abonnement, limitez-vous aux formulaires non validés et à la lecture des données historiques. Préparez un abonnement de 1 200 € en quatre échéances trimestrielles. Vérifiez le total, reconduisez-le sur l’exercice suivant en mode contrôle, puis préparez uniquement la première facture sans l’émettre.
- Créer l’échéancier. Depuis le budget de l’affaire, ouvrez la création répétitive. Ajoutez une ligne de 300 € HT, choisissez janvier comme première période, un intervalle de trois mois et quatre occurrences. Renseignez un libellé compréhensible par le client.
L’écran du formulaire répétitif doit être lue champ par champ ; après la recette, le tableau des budgets affiche janvier, avril, juillet et octobre, chacun à 300 €, soit 1 200 € HT au total. La date technique de chaque budget est normalisée au 1er du mois : elle représente le mois de prévision, pas encore le jour contractuel de facture.
- Contrôler l’automatisme. Pour chaque ligne, relisez client, affaire, société, code vente, TVA, mois budgétaire et indicateur de récupération en préparation. Comparez l’agenda ou le tableau annuel à l’échéancier contractuel.
Si le résultat diffère, un total de 4 800 € indique généralement que 1 200 € a été saisi par occurrence au lieu du montant trimestriel ; trois ou cinq lignes indiquent une erreur d’occurrences ou d’horizon.
- Simuler la reconduction. Prenez 2027 comme source et 2028 comme destination, sans confirmer une écriture si la base n’est pas dédiée à la recette. Lisez la liste des doublons avant d’aller plus loin.
Mêmes mois et mêmes montants, périodes décalées d’un an. Toute ligne déjà présente en 2028 doit être signalée et traitée, jamais masquée par une seconde création.
- Préparer à la première date. Placez la date de préparation — qui deviendra la date précise du projet — au 15 janvier 2027, sélectionnez le seul dossier AFFAIRE-ABONNEMENT et lancez le calcul sans émettre.
Un projet de 300 € HT daté du 15 janvier, issu du budget de janvier enregistré au 1er janvier. Si quatre lignes remontent, vérifiez le mois de chaque budget et les options « Avec / Dans tous les cas » ; si aucune ligne ne remonte, contrôlez l’indicateur de reprise, l’état de l’affaire et le statut déjà facturé.
Erreurs à éviter
- Reconduire sans vérifier les lignes déjà présentes.
- Confondre budget et facture émise.
- Automatiser une échéance conditionnée par un livrable.
- Corriger une TVA uniquement dans le projet au lieu de sa source.
À retenir
Un bon échéancier se contrôle par trois nombres : montant total, nombre d’échéances et nombre de factures déjà émises.
Vous pouvez maintenant
- Je sais construire un abonnement daté.
- Je sais le reconduire sans doublon.
- Je sais suivre chaque échéance jusqu’au journal des ventes.
Prendre de la hauteur
Un abonnement n’est pas une facture copiée périodiquement : c’est un engagement contractuel traduit en échéances datées, puis consommé par la préparation. Les trois objets doivent rester réconciliables : contrat → budget de facturation → pièce émise.
- Le budget répond à « quand et combien prévoit-on de facturer ? » ; le projet répond à « que propose-t-on maintenant ? » ; la facture répond à « qu’a-t-on définitivement émis ? ».
- La reconduction est une nouvelle décision pour un nouvel horizon, pas une duplication aveugle de l’exercice clos.
- Le meilleur contrôle périodique rapproche nombre d’échéances, total annuel, projets en attente et factures émises.
Vous pouvez expliquer chaque montant depuis le contrat jusqu’au journal des ventes et détecter une échéance manquante ou doublée avant émission.