Construire et exploiter les budgets
Objectif. Utiliser les budgets comme outil de pilotage : prévoir la charge, anticiper la facturation, comparer au réalisé, détecter les écarts et préparer les factures sans ressaisie inutile.
Comprendre le principe
Un budget n'est pas seulement un montant. Il décrit une prévision de temps, de frais, de facturation et parfois de charge par période.
Le pilotage consiste à comparer cette prévision au réalisé puis à comprendre les écarts avant de facturer ou de réviser le planning.
Ce que vous saurez faire
- Construire un budget par affaire.
- Planifier temps, frais et facturation.
- Utiliser le plan de charge et la reconduction.
- Comparer budget, réalisé, facture et marge.
Avant de commencer
Choisissez dans votre abonnement une affaire ouverte avec un budget de facturation et un budget temps. Relevez ses honoraires, sa charge prévue, le collaborateur et la période. Par exemple, un forfait de 850 € HT et 4 h planifiées permettent de comparer montant commercial et charge sans les confondre.
Pré-requis dans votre abonnement
- Utilisez une affaire de votre abonnement, son code vente, une tâche planifiée, le collaborateur concerné et une période comparable.
- Repérez un budget existant à recopier en mode contrôle ; ne lancez aucune reconduction globale ni émission de facture pendant la formation.
- Préparez un tableau à quatre colonnes : prévu, réalisé, facturé, écart expliqué.
- Relevez dans votre abonnement une ligne de budget de facturation, une ligne de budget temps et la semaine correspondante dans l'agenda. Elles doivent porter exactement votre affaire, période, tâche et collaborateur.
Déroulé conseillé — 1 h 15
- 5 min : traduire la lettre de mission en hypothèses mesurables.
- 15 min : construire le budget par affaire.
- 10 min : planifier temps, frais et charge.
- 10 min : construire le plan de facturation.
- 10 min : simuler la reconduction et contrôler la valorisation.
- 20 min : rapprocher prévu, réalisé et projet de facture dans l'atelier.
- 5 min : prendre de la hauteur et décider une action de pilotage.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Lire le budget d'une affaire
Chemin : Clients / Affaires > Budgets par affaire et par client.
Ouvrez le budget au niveau de l'affaire. Repérez les onglets temps, frais et facturation.
Le budget doit être relié au client, à l'affaire, à l'activité et aux responsables ; sinon les rapports seront difficiles à interpréter.
2Construire le plan de facturation
Chemin : Facturation > Budgets de facturation par mois.
Les budgets de facturation organisent honoraires, montants attendus, échéances et facture à venir.
La vue par mois aide à contrôler la charge de facturation avant émission : ce qui est automatique, conditionné ou à relire.
- Client / affaire : AGAPE SAS - AGAPE 2026-12.
- Mois : 06/2026.
- Code vente : HONO.
- Libellé : Honoraires mensuels de tenue et révision.
- Montant HT : 850,00 €.
- TVA : 20 %, avec échéance à 30 jours.
3Prévoir la charge de travail
Chemin : Temps / Frais > Détail des temps budgétés et Temps / Frais > Agenda prévisionnel.
Le budget de temps donne les charges prévues par collaborateur, tâche, affaire et période.
L'agenda prévisionnel rend les charges visibles dans le temps et permet d'anticiper les surcharges ou disponibilités.
- Affaire : AGAPE 2026-12.
- Collaborateur : ACA.
- Tâche : REVISION.
- Période : semaine du 22/06/2026.
- Temps prévu : 4 h.
- Commentaire : revue des comptes de banque et préparation des points client.
4Reconduire sans recopier les erreurs
Chemin : Clients / Affaires > Reconduction de budgets.
La reconduction accélère la création des budgets récurrents, mais elle doit être relue.
Contrôlez périmètre, exercice, clients, affaires, montants, tâches et collaborateurs avant de valider.
- Périmètre source : budgets 2025 des affaires ouvertes.
- Périmètre destination : exercice 2026.
- Décalage : +12 mois.
- Montants : reprendre les honoraires, puis appliquer une hausse seulement après validation métier.
- exclure les affaires terminées et relire les nouveaux responsables.
5Valoriser correctement les temps
Chemin : Collaborateurs > Prix de vente collaborateur / affaire et Collaborateurs > Prix de vente des tâches / affaire.
Les prix de vente, coûts et tâches à la quantité expliquent la valorisation des temps et la marge.
Un budget peut sembler juste en heures mais faux en montant si les prix ne sont pas cohérents.
Ce que montrent réellement les captures : aucune surcharge par affaire n'est renseignée dans pvcolaff ou pvqaff. Tempolia doit donc rechercher la règle générale applicable ; son origine, sa date d'effet et son montant restent à contrôler dans les référentiels ordinaires. Une table d'exceptions vide ne valide pas le calcul de marge.
6Comparer avec le réalisé
Chemin : Temps / Frais > Détail des temps passés et Temps / Frais > Détail des frais engagés.
Le réalisé se lit dans les temps et frais. Comparez date, tâche, collaborateur, libellé, montant et statut facturable.
Les écarts utiles ne sont pas seulement des montants : ils révèlent un changement de périmètre, de méthode ou de charge.
7Préparer la facture depuis le budget
Chemin : Facturation > Préparation de factures, puis Facturation > Factures à valider.
La préparation peut reprendre budgets, temps et frais. Relisez les lignes proposées avant validation.
Après validation, la facture rejoint le journal des ventes et permet de vérifier que le budget a bien été consommé ou marqué facturé.
8Replacer le budget dans le dossier
Chemin : Facturation > Devis, Événements > Lettres de mission, Événements > Évènements réalisés et à venir et Clients / Affaires > Affaires.
Le budget doit rester cohérent avec le devis, la lettre de mission, les événements et l'affaire.
Cette étape permet de vérifier que la prévision correspond bien au périmètre contractuel et opérationnel du dossier.
9Analyser les ressources et les écarts
Chemin : Collaborateurs > Collaborateurs, Outils > Rapports / Editions et Outils > Tableaux croisés dynamiques.
Les collaborateurs, rapports et tableaux croisés permettent de transformer le budget en analyse : charge prévue, réalisé, facturé, marge et reste à faire.
Le but n'est pas d'empiler les états, mais de retrouver l'écart utile et l'action à décider.
Choisir le bon budget et le construire sans ambiguïté
Temps, frais et facturation ne répondent pas à la même question
- Le budget de temps prévoit une charge par mois, affaire, tâche et collaborateur ; il sert au plan de charge et à la comparaison avec le réalisé.
- Le budget de frais prévoit une nature de dépense, une quantité ou unité, un prix et une période ; il sert à anticiper le coût et, selon le paramétrage, la refacturation.
- Le budget de facturation prévoit le chiffre d’affaires. Une ligne peut servir seulement à la prévision ou être marquée pour récupération automatique dans la préparation des factures. Ne cochez l’automatisme que si la date, le code vente, le montant, la TVA et le libellé sont prêts à devenir une facture.
Procédure de création et de contrôle
- Partez du budget de l’affaire et contrôlez le périmètre contractuel : client, affaire, exercice et société.
- Répartissez la charge et le chiffre d’affaires dans l’ordre chronologique. Pour un dossier annuel, relisez l’horizon complet, notamment les douze mois, au lieu de juger un seul mois.
- Utilisez la création répétitive ou les actions de masse pour les lignes homogènes, puis corrigez les exceptions dossier par dossier.
- Dans l’agenda prévisionnel, vérifiez les surcharges et les périodes vides ; l’agenda est une vue de planification, pas une saisie de temps réalisé.
- Comparez ensuite budget, réalisé et facturé avec exactement les mêmes dates, sociétés, affaires et collaborateurs.
Reconduire avec contrôle des doublons
Dans Reconduction de budgets, sélectionnez séparément la période source et la destination. Décidez si vous conservez les montants, reprenez le dernier montant du code vente ou appliquez une augmentation et un arrondi. Lisez la liste des doublons détectés avant toute action : une ligne existante pour le même client, la même affaire et le même mois peut rendre la reconduction incorrecte même si son code diffère.
Avant de continuer
- Comparer budget, réalisé et facturé sur la même période.
- Vérifier l'affaire, le collaborateur, la tâche et l'activité des lignes budgétées.
- Relire les budgets reconduits avant de les exploiter.
- Contrôler que les prix et coûts utilisés correspondent à la période.
Mise en pratique
Prenez une affaire récurrente. Reconduisez le budget, ajustez la charge, préparez une facture puis vérifiez l'écart dans un rapport.
- 1. Sur votre affaire, relevez le budget de facturation de la période et les heures planifiées pour le collaborateur choisi. Les trois captures vous indiquent où lire affaire, mois, tâche, collaborateur, quantité et montant, mais leurs lignes historiques ne portent pas ces valeurs. Contrôlez-les sur les lignes de votre abonnement ; si une donnée manque, inscrivez-la comme prérequis manquant dans votre tableau.Le contrôle relie une période, un montant, une tâche, un collaborateur et l'affaire choisie, ou conclut explicitement qu'un prérequis manque. Aucun montant historique de la capture n'est recyclé comme preuve du cas.Si ce n’est pas le cas, cherchez période, unité, code vente, ligne en doublon ou mauvaise affaire avant de modifier le total.
- 2. Si vous êtes autorisé à modifier le dossier choisi, placez ses heures prévues dans la bonne semaine puis simulez la reconduction à +12 mois. Sinon, faites le calcul sur votre feuille et utilisez la capture uniquement pour repérer les contrôles.Soit la ligne ACA de 4 h apparaît sur la bonne semaine, soit la fiche de preuve porte « scénario non démontré » ; la reconduction simulée exclut les affaires terminées sans créer de doublon.Si ce n’est pas le cas, ne remplacez pas le cas par les 2 h visibles le 5 juin ; contrôlez semaine, collaborateur, affaire, exercice cible, décalage et état des affaires.
- 3. Relevez le temps réel dans « Le détail des temps permet de vérifier… » et calculez réalisé - prévu, puis le pourcentage d'écart. Exemple : 5 h réalisées pour 4 h prévues donnent +1 h, soit +25 %.Votre tableau prévu/réalisé/facturé contient une valeur, une unité, une période et une explication métier pour chaque écart.Si ce n’est pas le cas, si le rapport diffère de votre calcul, alignez filtres, dates, statuts, collaborateurs et type de valeur coût/prix.
- 4. Préparez sans émettre le budget de juin, puis comparez les captures « La préparation de factures rassemble budgets… » et « Les factures à valider sont le dernier contrôle… ».Le projet reprend une fois les 850 € HT, le bon code vente, la bonne TVA et la bonne échéance.Si ce n’est pas le cas, contrôlez état facturé du budget, mode de préparation, sélection des sources et éventuelle ligne manuelle.
- 5. Sur la base de l'écart, choisissez et justifiez une action : maintenir, replanifier, corriger une hypothèse, revoir le prix ou discuter le périmètre.La décision cite l'indicateur observé, son seuil, son responsable et sa date de suivi.Si ce n’est pas le cas, « surveiller » sans seuil ni responsable n'est pas une décision de pilotage.
Erreurs à éviter
- Reprendre un budget ancien sans relire le périmètre.
- Comparer des périodes différentes entre budget et réalisé.
- Confondre charge prévue et temps réellement saisi.
- Facturer depuis un budget sans contrôler les lignes proposées.
À retenir
Un budget utile est vivant : on le relit au moment de planifier, de saisir, de facturer et d'analyser.
Vous pouvez maintenant
- Je sais construire un budget exploitable.
- Je sais passer du budget au plan de charge puis à la facture.
- Je sais analyser les écarts entre prévision, réalisé et facturé.
Approfondissement métier
Budget de facturation
Il permet de planifier les honoraires attendus, les acomptes, échéances et factures récurrentes.
Budget de temps
Il permet de piloter la charge par collaborateur, tâche, affaire et période.
Rapports
Les rapports donnent la lecture consolidée : marge, boni/mali, reste à faire, charge consommée et facturation prévue.
Prendre de la hauteur
La théorie décompose la prévision en charge, frais et facturation ; la pratique a transformé ces hypothèses en écarts mesurables ; la décision métier consiste à agir sur la cause avant que l'écart ne devienne une surprise de marge ou de facturation.
Un budget est une hypothèse gouvernée
Il n'a pas vocation à rester artificiellement égal au réalisé. Conservez l'hypothèse initiale, expliquez les révisions et associez chaque décision à un seuil : dépassement d'heures, reste à faire, décalage de charge, montant non facturé ou marge insuffisante.