Corriger une facture préparée ou un blocage de facturation
Objectif. Corriger une facture préparée ou un blocage de facturation sans casser la trace : identifier l'état de la pièce, corriger la source utile et sécuriser le suivi après émission.
Comprendre le principe
La bonne correction dépend du moment. Avant émission, on peut corriger le projet ou sa source. Après émission, on doit passer par les mécanismes prévus : avoir, facture corrective, rejet ou nouvelle pièce.
Un blocage est souvent un signal utile : il indique une donnée manquante ou incohérente qu'il vaut mieux corriger à la source.
Ce que vous saurez faire
- Distinguer facture préparée, à valider, émise, exportée ou déposée.
- Identifier si l'erreur vient du client, de l'affaire, du référentiel ou d'une ligne source.
- Traiter les erreurs PA/eReporting et comptables.
- Préserver le compte client et la traçabilité.
Avant de commencer
Choisissez dans votre abonnement un projet de facture à valider présentant un écart documenté entre le montant préparé et la source commerciale. Qualifiez son état, prouvez l'origine de l'écart, corrigez la bonne source si vous y êtes autorisé et vérifiez le nouveau projet sans émettre. Par exemple, une ligne à 850 € comparée à un budget signé de 900 € impose de retrouver la source des 50 € d'écart.
Pré-requis dans votre abonnement
- Disposez dans votre abonnement d'un projet à valider, de sa source, de son code vente et de son code TVA à un caractère. Si vous n'êtes pas autorisé à corriger ce projet, réalisez le diagnostic en lecture seule ; ne modifiez jamais une facture émise.
- Conservez le numéro ou identifiant du projet, la période, le montant initial et une trace de la source consultée.
- Pour la branche « après émission », observez une facture historique et raisonnez sans la modifier : l'objectif est de choisir la procédure, pas de simuler une suppression.
- Conservez l'identifiant du projet, son état, sa période, le montant observé, le montant attendu et l'identifiant de la source. Ces six valeurs doivent rester identiques pendant le diagnostic.
Déroulé conseillé — 55 min
- 5 min : décrire l'anomalie sans proposer encore de correction.
- 10 min : qualifier l'état et les actions autorisées.
- 10 min : remonter de la ligne vers client, code, temps/frais ou budget.
- 10 min : corriger la source et régénérer le projet en recette.
- 5 min : choisir la procédure si la pièce était déjà émise ou rejetée.
- 10 min : exécuter l'atelier et consigner les preuves avant/après.
- 5 min : prendre de la hauteur sur traçabilité et responsabilité.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Identifier l'état de la facture
Chemin : Facturation > Factures à valider et Facturation > Factures.
Commencez par savoir si la facture est préparée, à valider, émise, envoyée, déposée, rejetée, exportée ou réglée.
La correction autorisée n'est pas la même selon cet état.
Les deux captures montrent deux listes différentes, pas les deux états d'une même pièce. Recherchez le même identifiant dans « Factures à valider » puis dans le journal : présent seulement dans la première, il reste modifiable ; présent dans le journal, il est émis et doit conserver son historique. Une ligne portant seulement le même client ne suffit pas à conclure.
2Corriger le projet avant émission
Chemin : Facturation > Préparation de factures et Facturation > Factures à valider.
Avant validation, corrigez la facture préparée ou revenez à la source qui l'a produite.
Relisez modèle, logo, présentation, lignes, libellés, montants et TVA avant de valider.
- Constat : la ligne HONO est préparée à 850,00 € HT mais le budget signé prévoit 900,00 € HT.
- Source à corriger dans l'exemple : budget de facturation de l'affaire illustrée. Dans votre cas, identifiez la source réelle avant toute modification.
- relancer la préparation ou mettre à jour la facture à valider selon le processus retenu.
- À relire : libellé, TVA, modèle, échéance et client facturé.
3Contrôler codes ventes et TVA
Chemin : Configuration > Codes ventes et Configuration > Codes et taux TVA.
Si le blocage porte sur un montant, une TVA ou un compte, commencez par les codes ventes et codes TVA.
Un mauvais référentiel corrige la facture préparée une fois, mais doit surtout être corrigé à la source.
- Code vente : HONO.
- Compte comptable : compte de prestations attendu par le cabinet.
- Code TVA : 2 pour une prestation France taxable.
- Libellé par défaut : Honoraires de mission comptable.
- Point de vigilance : ne pas modifier brutalement un code déjà utilisé dans des factures historiques.
4Relire le client de facturation
Chemin : Clients / Affaires > Clients.
Si le blocage porte sur l'adresse, l'email, le routage ou le flux externe, revenez à la fiche client.
La correction doit permettre aux prochaines factures du même client de sortir correctement.
Contrôlez séparément code TVA, délai de règlement, email de facturation et routage PA. Une anomalie dans ces champs n'explique pas un écart de montant : ne corrigez la fiche client que si le symptôme la désigne.
5Revenir au dossier et aux budgets
Chemin : Clients / Affaires > Affaires, Clients / Affaires > Budgets par affaire et par client et Facturation > Budgets de facturation par mois.
Quand la facture vient d'un budget ou d'un dossier, vérifiez l'affaire, le budget par affaire et le budget de facturation.
La correction utile est celle qui remet le dossier en cohérence, pas seulement le projet de facture.
6Contrôler les lignes reprises
Chemin : Temps / Frais > Détail des temps passés et Temps / Frais > Détail des frais engagés.
Quand le blocage vient d'un temps ou d'un frais, retournez sur la ligne source.
Contrôlez le client, l'affaire, la tâche, le frais, le montant, le statut et le libellé avant de relancer la préparation.
7Contrôler les effets client
Chemin : Facturation > Règlements et Facturation > Mouvements clients.
Après émission, une correction impacte le compte client : facture initiale, avoir, nouvelle facture, règlement, lettrage et solde.
Le suivi doit permettre d'expliquer la séquence sans effacer l'historique.
Portée de la capture : le tableau des règlements est un contrôle secondaire, cadré sur les colonnes visibles. Il permet ici de relever des lignes AGAPE, leurs modes, dates, montants et le libellé « Rejet SEPA MD01 mandat invalide ». Il ne montre pas le numéro de facture rapproché : ce lien doit être vérifié dans le détail du règlement ou les mouvements clients.
8Traiter les rejets externes
Chemin : Outils > Envoi vers PA / eReporting et Outils > Historique PA / eReporting.
Un rejet PA/eReporting doit être lu comme un diagnostic : donnée client, TVA, format, période, routage ou statut.
Corrigez la donnée utile, puis relancez le flux si le processus le permet.
Dans les historiques PA et e-reporting, filtrez par identifiant, date et statut. Une liste vide ne prouve ni dépôt ni rejet : poursuivez seulement lorsqu'une ligne et son message complet sont disponibles.
9Contrôler exports et rapports
Chemin : Outils > Export des factures en comptabilité et Outils > Rapports / Editions.
Si la facture a déjà été exportée, contrôlez la conséquence comptable avant toute correction.
Les rapports permettent de vérifier que la correction est cohérente avec ventes, règlements, TVA et solde client.
Avant de continuer
- Identifier l'état exact de la facture avant de corriger.
- Corriger la donnée source si l'erreur peut se reproduire.
- Contrôler le compte client après avoir ou facture corrective.
- Vérifier PA/eReporting et export comptable si la facture a quitté Tempolia.
Mise en pratique
Prenez une facture à valider avec une ligne incorrecte. Identifiez si l'erreur vient du code vente, du client, du temps ou du budget, corrigez la source, puis relancez la préparation.
- 1. Sur votre fiche de contrôle ou dans le projet choisi, notez identifiant, état, période, ligne HONO, 850 € HT, TVA, modèle et source affichée. La capture « Les factures à valider… » sert uniquement à repérer ces colonnes : ses lignes historiques affichent d'autres codes et montants. N'effectuez encore aucune correction.Une fiche d'anomalie factuelle distingue le résultat observé des 900 € HT attendus.Si ce n’est pas le cas, si vous ne connaissez pas le montant attendu ou la source contractuelle, arrêtez l'atelier et faites confirmer la règle métier.
- 2. Contrôlez dans cet ordre client/affaire, budget, temps/frais, code vente/TVA et modèle, en utilisant les captures correspondantes du parcours. Cochez chaque source comme conforme ou en écart.La source du montant observé est établie par l'identifiant de la ligne du projet et la ligne de budget correspondante dans la recette, pas par la capture historique. Les contrôles client, code, TVA et modèle sont qualifiés séparément, sans modification inutile.Si ce n’est pas le cas, plusieurs anomalies peuvent coexister ; traitez d'abord celle qui explique le montant, puis rejouez les contrôles de TVA, client et PDF.
- 3. Si vous êtes autorisé, corrigez la source conformément au montant signé, relancez la préparation limitée au dossier et comparez avant/après avec « La préparation de factures rassemble budgets… ».Le nouveau projet porte 900 € HT et, avec le code TVA 2, 1 080 € TTC ; l'ancienne valeur n'est plus proposée et aucune seconde ligne n'est créée.Si ce n’est pas le cas, contrôlez période du budget, état déjà facturé, cache/projet ancien, sélection du mode de préparation et éventuelle correction manuelle persistante.
- 4. Ouvrez une facture historique comparable dans le journal et choisissez, sans agir, entre avoir, nouvelle facture, traitement de rejet ou correction d'une donnée destinée aux flux futurs.Votre choix conserve le numéro, l'historique, le compte client et les exports de la pièce d'origine.Si ce n’est pas le cas, toute proposition qui réécrit ou supprime silencieusement la pièce émise échoue au critère de traçabilité.
- 5. Utilisez la capture générique vide de la FAQ 34 uniquement pour repérer les filtres de statuts. Étudiez ensuite, sur une fiche d'exercice clairement marquée « simulation », un message de rejet complet et rattachez-le à sa donnée source. Relevez l'identifiant, la date et le statut d'une ligne de votre abonnement ; si aucune ligne ne correspond, notez « flux non observé ».Le compte rendu distingue la simulation du constat réel et contient message complet, pièce, donnée fautive, correction envisagée, relance autorisée et contrôle final à obtenir.Si ce n’est pas le cas, aucun rejet ne peut être déclaré traité à partir d'un historique vide ; exigez une ligne et un retour de statut réels avant validation.
Erreurs à éviter
- Modifier un PDF ou un libellé sans corriger la donnée source.
- Traiter une facture émise comme un brouillon.
- Ignorer un rejet externe parce que la facture semble lisible.
- Oublier l'effet sur règlements, lettrage et exports.
À retenir
Un blocage de facturation est rarement un simple obstacle : il protège souvent la cohérence des ventes, comptes clients ou flux externes.
Vous pouvez maintenant
- Je sais choisir la bonne correction selon l'état de la facture.
- Je sais remonter à la source d'une erreur.
- Je sais vérifier les effets client, comptables et PA/eReporting.
Approfondissement métier
Avant émission
La facture préparée peut être corrigée directement ou régénérée après correction des sources.
Après émission
La correction doit passer par des pièces ou statuts qui conservent l'historique : avoir, nouvelle facture, rejet traité, lettrage.
Blocages
Un blocage peut venir d'un client incomplet, d'une TVA incohérente, d'une ligne déjà utilisée, d'un état d'affaire ou d'un flux externe.
Prendre de la hauteur
La théorie distingue les états de la facture ; la pratique a montré que chaque état autorise une correction différente ; la décision métier doit donc préserver simultanément justesse, continuité du compte client et trace de ce qui s'est passé.
La liberté de correction diminue au fil du cycle
Dans un projet, on peut encore corriger la source et recalculer. Après émission, envoi, dépôt, export ou règlement, d'autres systèmes et personnes se sont appuyés sur la pièce : la réponse devient une procédure tracée, pas une retouche discrète.