Importar cobros y controlar la conciliación con las facturas de clientes

Objetivo. Importar cobros bancarios fiables, conciliar cada línea válida con cliente y factura correctos, aislar duplicados e identificadores desconocidos, explicar saldos parciales y conservar pruebas para reclamaciones, informes y exportes.

PerfilContabilidadNivelAvanzadoTipoControlDuración estimada55 minDatos utilizadosFicheros de cobros, movimientos, conciliación, saldos, bancos y controles previos

Antes de empezar: prepare las correspondencias de su suscripción

Antes de importar, anote en su suscripción el código de sociedad, el código de modalidad, el banco y dos clientes con facturas emitidas abiertas. Trabaje sobre una copia del CSV y sustituya los códigos pedagógicos por esos valores reales. Si no puede crear cobros, complete controles y correspondencias y deténgase antes de confirmar.

Continúe cuando sociedad, modalidad, banco y clientes del fichero de trabajo correspondan a referencias activas de su suscripción.

Lote pedagógico que debe revisar

Descargue el lote que debe revisar y conserve el lote aceptado para la conciliación final. Contiene operaciones del 20 de julio de 2026: VIR-101, 1.200,00 EUR para el código de cliente ALPHA (cliente sintético ALPHA CONSEIL) y F2026-101; VIR-102, 400,00 EUR para BATIS y F2026-102 de 600,00 EUR; VIR-103, 250,00 EUR con cliente desconocido ZZ999. Una cuarta línea repite VIR-101. El cálculo esperado es un cobro exacto que salda F2026-101, uno parcial que deja 200,00 EUR en F2026-102 y ninguna creación para desconocido o duplicado. Ejecute la importación solo tras preparar esas referencias en una base autorizada.

Columna CSV	Campo Tempolia	Control previo
societe	Sociedad	Código 001 en el fichero — sustitúyalo por el código de su sociedad
mode	Modalidad de pago	Código 05 — título Virement (transferencia)
banque	Banco	BNK01 en la base preparada
date	Fecha de creación	20/07/2026
reference	N° de documento	De VIR-101 a VIR-103, únicos en el historial
client	Cliente	Código ALPHA, BATIS o ZZ999
facture	No se importa	Referencia conservada para el punteo después de importar
montant	Total bruto	Importe positivo conciliado con el extracto

Requisitos

En la copia de trabajo sustituya sociedad, banco y modalidad por códigos activos de su suscripción.
F2026-101 y F2026-102 deben crearse, emitirse y quedar abiertas; en caso contrario complete asignación y cálculos sin importar.
Conserve sin cambios el fichero pedagógico original e identifique el lote por VIR-101 a VIR-103.
Use su suscripción únicamente con permiso para crear cobros, una carpeta controlada y un procedimiento de recuperación documentado; ningún fichero contable se transmite automáticamente.

Plan de 55 minutos

8 min: verificar facturas y saldos iniciales.
12 min: cargar el fichero y asignar campos.
12 min: aislar cliente desconocido, duplicado y cobro parcial.
10 min: importar el lote corregido y verificar líneas creadas.
8 min: conciliar los dos cobros válidos y controlar saldos.
5 min: reconciliar el export y reunir pruebas.

Puntos observables en la prueba preparada

La asignación usa los códigos 001 y 05, lleva reference a N° de documento y montant a Total bruto. La columna facture no se importa: guía el punteo tras crear los cobros.
VIR-101 existe una sola vez y salda F2026-101.
F2026-102 conserva exactamente 200,00 EUR después de conciliar VIR-102.
ZZ999 queda en el registro de anomalías o fuente a corregir; nunca se asigna por similitud.

Distinguir importación, cobro y conciliación

El fichero bancario prueba lo comunicado por el banco. El cobro importado prueba lo registrado en Tempolia. La conciliación prueba qué factura o abono liquida ese importe. Las tres afirmaciones están relacionadas, pero no son intercambiables. Una línea puede importarse técnicamente y seguir siendo incorrecta por cliente, sociedad, banco, signo o referencia.

Una referencia bancaria estable es la primera barrera contra duplicados. Búsquela en importaciones anteriores y entradas manuales, incluso fuera del periodo. Un nombre parecido es más débil que un identificador y no justifica una asignación arbitraria. Las líneas desconocidas o ambiguas quedan fuera del lote validado hasta corregir la fuente.

El cobro parcial no es un error: F2026-102 de 600,00 EUR menos VIR-102 de 400,00 EUR deja 200,00 EUR. La conciliación explica el resto, no inventa un descuento. Un cobro agrupado puede liquidar varias piezas, pero toda distribución debe cuadrar con el importe bancario original.

Capacidades adquiridas

Fijar perímetro por sociedad, banco, periodo, formato y referencias únicas.
Asignar campos obligatorios y distinguir fuente, referencias y conciliación derivada.
Detectar duplicados en el fichero, lotes anteriores y entradas manuales.
Rechazar un cliente desconocido sin elegir un nombre parecido.
Importar una vez las líneas válidas y reconciliar cantidad y total.
Conciliar cobros exactos y parciales dejando visibles los importes inexplicados.
Controlar efectos en reclamaciones, PA/eReporting y exportes sin confundir sus funciones.

1. Establecer el estado inicial y asignar campos

Ruta: Facturación > Cobros, Herramientas > Importación y diario de ventas.

Compruebe F2026-101 abierta por 1.200,00 EUR y F2026-102 por 600,00 EUR. Busque VIR-101, VIR-102 y VIR-103 antes de importar y anote cero ocurrencias. Cargue una copia y seleccione el tipo Cobros de clientes.

Asigne el código de sociedad 001, el código de modalidad 05, BNK01, fecha de creación 20/07/2026, reference a N° de documento, código de cliente y montant a Total bruto. Deje facture sin asignar: es la referencia para el punteo posterior. Previsualice las cuatro líneas. Una página genérica sin referencias del caso no es prueba. No valide mientras duplicado VIR-101 y ZZ999 sigan en la población aceptada.

Importación de cobros con vista no cargada que asigna los encabezados CSV a los campos Tempolia — La vista asigna los encabezados reales sin cargar el fichero ni crear cobros. Guía la operación; el lote de cuatro líneas y los dos cobros aceptados aún requieren una pantalla de resultado.

Diario de facturas emitidas con cliente, referencia, fecha e importe bruto — Elija dos facturas emitidas abiertas de su suscripción y copie sus referencias en el fichero de trabajo.

2. Resolver anomalías antes de escribir

Clasifique la vista previa. VIR-101 es válido una vez y su duplicado se excluye con referencia y línea fuente. VIR-102 es válido aunque parcial. VIR-103 se rechaza porque ZZ999 es desconocido. Corrija el identificador solo desde información autorizada; no elija ALPHA CONSEIL porque parezca plausible.

Prepare dos líneas corregidas o una selección aceptada explícita. Conserve un registro con línea original, motivo, decisión y responsable. Reconcile el total: 1.200,00 + 400,00 = 1.600,00 EUR. Los 250,00 EUR rechazados quedan pendientes de corregir fuera del total importado.

Tabla de cobros con referencias, clientes, banco, fechas, importes y estados — Busque las dos referencias aceptadas y compruebe cliente, banco, fecha, importe y aparición única.

Configuración que muestra el código 05 con el título Virement (transferencia) — La pantalla confirma que el código 05 significa Virement (transferencia). Use 05 en el CSV; el título por sí solo no es un código de importación.

3. Conciliar cobros exactos y parciales

Ruta: Facturación > Movimientos de clientes.

Para ALPHA CONSEIL seleccione VIR-101 y F2026-101. Compruebe signos opuestos, misma sociedad y 1.200,00 EUR antes de conciliar. El grupo suma cero. Para BATIS seleccione VIR-102 y F2026-102, y conserve 200,00 EUR abiertos.

Si F2026-102 aparece saldada, revise otros movimientos, signos e importes; no añada un movimiento genérico. Si no puede conciliar, compruebe estado, cliente y sociedad. Un cobro atribuido al cliente equivocado se corrige mediante el flujo autorizado conservando historial.

Movimientos de cliente con facturas, cobros, punteos y saldos restantes — Para cada cobro aceptado compruebe la factura punteada y calcule el saldo restante.

Detalle que explica los 200 euros restantes — El resto queda visible hasta un evento real que lo liquide.

4. Reconciliar usos posteriores y evidencias

Revise reclamaciones después de conciliar: F2026-101 no se selecciona y F2026-102 puede quedar por 200,00 EUR según vencimiento y litigio. En la vista contable del periodo elegido compruebe las dos referencias aceptadas, los códigos de sociedad y banco adaptados y el total pedagógico de 1.600,00 EUR. No transmita el fichero.

Si aplica PA/eReporting, consulte el historial por separado: su estado no cambia la prueba bancaria. Reconcile CSV corregido, resultado importado, tabla de cobros, grupos conciliados y export. Conserve lote, referencia de fichero, fecha, operador, recuentos y totales.

Pantalla de preparación de reclamaciones con filtros por sociedad, cliente y asunto — La pantalla define la población de reclamaciones; no muestra ni demuestra un saldo sintético de 200 EUR.

Formulario de export contable con software, sociedad, diario y periodo antes de generarlo — Es solo una prueba de configuración; aún se necesitan las líneas generadas para demostrar el lote de cobros aceptado.

Historial consultado separadamente de la prueba bancaria — Se necesita una fila real; una tabla vacía no prueba la declaración.

Práctica guiada y diagnóstico

1. Demostrar facturas abiertas y referencias ausentes.
2. Asignar cuatro líneas, excluir duplicado y ZZ999, importar dos por 1.600,00 EUR.
3. Conciliar VIR-101 exactamente, VIR-102 parcialmente y reconciliar saldo y export.

F2026-101 queda saldada solo por VIR-101 de 1.200,00 EUR.
F2026-102 queda abierta por 200,00 EUR.
ZZ999 y duplicado no crean cobros validados.

Diagnóstico

Un duplicado exige buscar en lotes previos y entradas manuales.
El cliente desconocido se corrige en la fuente autorizada, no por parecido.
F2026-102 saldada exige revisar importe, signo y otros movimientos.
Una línea ausente del export exige revisar sociedad, banco, fecha, modalidad y estado.

Lista de cobros con referencias, importes e idoneidad para exportación — Filtre por el periodo elegido y concilie número y total de cobros aceptados antes del export contable.

Errores que debe evitar

Considerar fiable una línea solo porque el importador la leyó.
Resolver un identificador desconocido adivinando el cliente.
Forzar la liquidación después de un cobro parcial.
Volver a cargar el lote porque no se documentó el resultado.
Enviar reclamaciones o exportes antes de revisar cobros sin conciliar.

Para terminar

Presente una hoja con cuatro líneas fuente, dos aceptadas por 1.600,00 EUR, dos rechazadas, una factura saldada y un resto de 200,00 EUR. Otro usuario debe localizar cada importe en la fuente preparada, tabla, conciliación y export.

Las referencias descargadas siguen siendo pedagógicas hasta adaptar e importar la copia de trabajo; compruebe únicamente las aceptadas realmente en su suscripción. Documente por separado el traslado a datos reales y deténgase si faltan las líneas necesarias.

Aplicar el método a los datos de su suscripción

VIR-101, VIR-102, VIR-103, F2026-101 y ALPHA CONSEIL pertenecen al fichero pedagógico: no los busque en Tempolia antes de adaptar e importar la copia de trabajo. Conserve cálculos y lógica de exclusión, pero marque cada resultado como simulación preparada. Antes de importar, elija en su suscripción dos facturas emitidas abiertas y copie cliente, referencia e importe en la copia de trabajo. Si aparece RJMD01, regístrelo como rechazo SEPA vinculado a su operación original; no lo presente como prueba de que se importó o concilió el lote pedagógico.

Las pantallas sin líneas de movimientos o historial indican un requisito ausente. No confirman conciliación, saldo nulo ni declaración externa. Una prueba completa exige fichero autorizado, saldos iniciales, vista previa poblada, resultado de importación, líneas de cobro, grupos de conciliación y totales finales. Mientras falten, entregue un plan de ensayo con datos que preparar, responsable y criterio de éxito, y no genere movimientos para hacer coincidir una captura.

Tomar perspectiva

Importar cobros es reconciliar, no cargar un fichero. La automatización comprueba formatos, obligatorios, referencias duplicadas y totales; la revisión humana resuelve identidad, significado y excepciones. Supervise intentos duplicados, clientes desconocidos y cobros todavía sin conciliar más allá del plazo previsto. Esta disciplina distingue rapidez de fiabilidad contable y hace que cada lote sea repetible, explicable y corregible sin perder su trazabilidad.

Traslado al procedimiento diario

Conserve por lote el fichero original sin modificar, la copia corregida, versión de correspondencia, cantidades aceptadas y rechazadas, total aceptado, decisiones, operador y hora. Un segundo revisor debe localizar VIR-101 y VIR-102 en fuente bancaria, tabla de cobros, movimientos y vista de exportación, y confirmar que VIR-103 permanece en una cola explícita.

Revise diariamente cobros importados sin conciliar, con antigüedad y responsable. Genere aviso si una referencia aparece dos veces, incluso entre entrada manual y lote. Un cobro parcial solo queda controlado cuando el resto se concilia con la cuenta y tiene una acción siguiente. Para cliente desconocido, registre solicitud, fuente consultada y persona autorizada; la urgencia no permite elegir por parecido.

Escenario de revisión

El revisor parte del total bancario, resta líneas rechazadas y reconstruye el total Tempolia. Después demuestra que una sola VIR-101 salda F2026-101, VIR-102 deja 200,00 EUR y el export contiene solo líneas comprendidas. Si falta una prueba, el lote sigue abierto con motivo preciso.