Aiuto - Domande / Risposte

Se un cliente non fa più parte del tuo portafoglio, puoi impostare una data di partenza per lui.

Per far partire un cliente, non deve più esserci alcuna attività aperta ad esso associata. qui.

Puoi rivedere le procedure per sapere come completare e/o eliminare un caso. Sono disponibili anche nelle FAQ.

Infine, puoi inserire la scheda cliente e inserire la data di partenza.

Se necessario, puoi eliminare questo cliente selezionandolo e poi facendo "elimina"

Innanzitutto, l'e-mail del cliente utilizzata per una spedizione può provenire da 3 posizioni:

• In "Clienti / Azienda > Clienti", è possibile inserire un'e-mail nella scheda di riferimento della scheda cliente ;
• È possibile definire un'e-mail specifica per la fatturazione nella scheda Fatturazione della scheda cliente;
• E in "Clienti / Azienda > Azienda" è possibile definire un'e-mail specifica per la fatturazione nella scheda Fatturazione di il file aziendale.

Quando invii un'e-mail a uno o più clienti, selezionando uno o più clienti nella pagina « Clienti / Azienda > Invio di un'e-mail a un cliente », quindi l'e-mail generica del cliente dalla scheda Riferimento cliente.

Quando invii una o più fatture tramite "Fatturazione > Fatture" o se utilizzi "Fatturazione > Promemoria cliente", in via prioritaria viene inviata l'e-mail di fatturazione il caso che viene utilizzato se è compilato, o se vuoto è l'e-mail di fatturazione del cliente, o se anch'esso vuoto allora viene utilizzata l'e-mail generale del cliente.

Il "affaire" è l'unità di base per il monitoraggio della redditività di un cliente. Il tempo, le spese e le fatture devono essere associati sia a un cliente che a un affaire.

Il concetto di "affaire" solitamente include termini come missione, progetto, contratto, cantiere, e può includere anche una nozione di esercizio fiscale o periodo calendariale.
Ad esempio, in uno studio contabile, gli affaires spesso corrispondono a missioni combinate con gli esercizi fiscali dei clienti, mentre in un'azienda di costruzioni, rappresentano i cantieri.

Ogni affaire è identificato da un codice unico associato a un cliente. Un cliente non può avere due affaires con lo stesso codice, ma clienti diversi possono condividere lo stesso codice di affaire. Puoi aggiungere prefissi specifici ai codici degli affaires per facilitare il loro raggruppamento e analisi per tipo o periodo. Ad esempio:

• Uno studio di contabilità può codificare i suoi affaires contabili come C2025-12 e quelli sociali come S2025.
• Uno studio legale può codificare i suoi affaires in base ai numeri di caso o in base all'anno per i servizi di consulenza regolari.
• Uno studio tecnico può codificare i suoi affaires in base ai codici del cantiere o ai codici di ogni contratto.

Tempolia offre anche funzionalità avanzate come la creazione in massa di affaires simili (ad esempio, generare tutti gli affaires per il 2025 con una sola richiesta).

I report sintetici o dettagliati permettono di esaminare la redditività o le attività per tipo di affaire o per periodi definiti, fornendo uno strumento potente per il monitoraggio delle performance e la pianificazione dei budget futuri.

NB: Assicuratevi il più possibile che nessuno stia lavorando in parallelo su questo argomento.
Nella sezione « Clienti / Casi > Casi »:
- inserisci il caso da ricodificare con la penna verde a sinistra della riga interessato
- In alto a sinistra è possibile ricodificare la pratica direttamente nella casella "caso"
(codice pratica limitato a 10 caratteri). La modifica verrà applicata a tutti i dati relativi a questo caso, ovunque nel database.

Nel menu « Clienti / Casi > Casi »:

1° passo: preparare le richieste di modifica degli stati

• O modifichi uno o più casi, e nella scheda "Riferimenti" del modulo di modifica indichi lo stato che desideri nel campo "Nuovo Stato"
• Oppure selezioni con la casella al all'estrema sinistra delle righe i casi da completare/riaprire e fare clic in fondo alla tabella sul pulsante per il nuovo stato desiderato: “Fine” o “Apri”

Nel menu « Clienti / Casi > Casi »:

• Seleziona il caso da eliminare utilizzando la casella all'estrema sinistra

• Fai clic nella tabella in fondo alla pagina su "Fine", quindi "esegui tutte le modifiche di stato". La questione è ormai chiusa, non si possono più allegare tempi, costi o fatture. Per visualizzarlo, puoi filtrare i casi "Completati" per terminare.

• Puoi avviare nuovamente questo processo per chiudere il caso (nota: tutto il tuo tempo, le fatture e i costi verranno quindi eliminati definitivamente!) quindi eliminare (per rimuovere ogni traccia anche delle statistiche aziendali).

Puoi consultare il riquadro blu nella pagina aziendale per sapere le diverse conseguenze dei cambiamenti di stato.

Nel menu « Clienti / Aziende > Creazione di attività di gruppo »:

• Seleziona per quali clienti verrà creata l'attività.
• Tra i clienti scelti sopra, puoi restringere il campo a coloro che hanno questa o quella attività. Puoi utilizzare la stella per recuperare tutti i casi conformi a un formato, ad esempio creare *2026* da casi *2025* => I casi C2026-09 verranno creati da C2025-09, ecc.
• Nelle "opzioni di creazione ", indicare il codice desiderato per le nuove custodie (con asterisco se si desidera abbinare le stelle delle custodie di riferimento). Inserisci un titolo, oppure lascia vuoto se desideri che venga mantenuto il titolo del caso di riferimento (il nostro strumento sostituirà automaticamente l'anno, se possibile, nel titolo).
• Potrai quindi decidere di effettuare aumenti delle tariffe per azienda ( prezzo di vendita dei dipendenti e tasso per quantità). Puoi mantenere i codici di vendita utilizzati nelle offerte precedenti per la rifatturazione automatica, oppure sceglierne altri (in questo caso deseleziona "identici"). Stessa osservazione per l'unità di fatturazione del tempo -> "crea casi" e varie altre opzioni per recuperare i dati dei casi di riferimento.

Il concetto di Boni/mali, pari alla differenza tra "fatture emesse" e "tempo impiegato valutato nel prezzo di vendita", consente di garantire di non aver dimenticato di fatturare un cliente. E ti permette di stabilire FAE o PCA a fine esercizio, da modulare a seconda dei casi particolari se non vuoi rispettare il valore teorico del tempo nella fatturazione ai tuoi clienti.

In genere è possibile utilizzare il rapporto "Riepilogo dei risultati per azienda" per visualizzare:

• il tempo totale impiegato per tutti i dipendenti messi insieme,
• la valutazione di questi tempi impiegati in base alle tariffe orarie dei dipendenti ,
• il totale delle fatture emesse nel periodo,
• il Boni/Mali, isolando se lo si desidera il Boni/Mali legato al tempo e quello legato ai costi, permette di verificare che la fatturazione sia avvenuta coerenti con la tua produzione.

Il report "Dettaglio dei risultati" ti consente di effettuare analisi più approfondite filtrando alcuni dati.

Questi concetti appartengono a fasi diverse e utilizzano regole di valorizzazione diverse. Riconciliarli permette di spiegare il ciclo di fatturazione; considerarli sinonimi crea doppi conteggi e scostamenti fuorvianti.

La sequenza gestionale di Tempolia

La sequenza generale è: budget → tempi e spese realizzati → produzione valorizzata → elementi fatturabili → prefattura → fattura emessa → credito non scaduto o scaduto → pagamento registrato e abbinato.

• Tempi e spese realizzati: dati registrati sul cliente, sulla pratica e sul periodo. Un dato consuntivo non è automaticamente fatturabile.
• Produzione valorizzata: valore commerciale ottenuto applicando ai tempi e alle spese realizzati i prezzi di vendita o le regole previste. Non è automaticamente un ricavo contabilizzato.
• Stock di elementi eccezionali da fatturare: sottoinsieme operativo di tempi e spese marcati come Eccezionali e non ancora inclusi in una fattura emessa. Questo perimetro preciso alimenta l’anzianità prima della fattura nel cruscotto.
• Prefattura: progetto di fattura preparato ma non ancora emesso. Tempolia lo separa dagli elementi eccezionali da fatturare per evitare di contare due volte gli stessi elementi.
• Credito cliente: importo dovuto dopo l’emissione o la contabilizzazione della fattura, presentato comprensivo di imposte nei saldi clienti e nello scadenzario.

Il boni-mali spiega uno scostamento di fatturazione

In Tempolia, il boni-mali confronta gli onorari fatturati al netto delle imposte con il valore commerciale dei tempi e delle spese realizzati. Spiega la differenza tra valore teorico e importo fatturato. Non misura né il margine economico, che utilizza i costi, né l’incasso, che dipende dai pagamenti.

La formula è boni / mali = fatturazione emessa al netto delle imposte − valore commerciale della produzione. Pertanto, se lo stock di eccezionali viene fatturato al valore visualizzato: boni / mali attuale + stock di eccezionali = boni / mali dopo la regolarizzazione. Nel cruscotto la posizione attuale può essere espressa anche in giorni di budget annuale di fatturazione e in giorni di fatturazione effettiva degli ultimi 12 mesi.

La FAQ sul boni-mali, sulle fatture da emettere e sui risconti passivi descrive i controlli per cliente e pratica.

Fatture da emettere e rimanenze contabili seguono altre regole

• Fattura da emettere / conto francese 4181: ricavo attribuito al periodo anche se la fattura non è ancora stata emessa. Non ogni riga di tempo aperta o pratica incompleta diventa automaticamente una fattura da emettere.
• Produzione di servizi in corso / conti francesi 34 e 345: concetto contabile generalmente valorizzato al costo di produzione. Non deve essere considerato uguale alla produzione Tempolia valorizzata ai prezzi di vendita senza una riconciliazione.
• Ricavo anticipato o anticipo cliente: risorsa ricevuta o fatturata prima del periodo cui si riferisce la prestazione. Può ridurre il fabbisogno finanziario ma non fa parte degli elementi eccezionali da fatturare.

Costruire una riconciliazione controllabile

Per ogni indicatore, documentate data, perimetro cliente e società, base al netto o comprensiva delle imposte, valorizzazione al costo o al prezzo di vendita e inclusione di fatture da emettere, anticipi, note di credito e perdite. Non forzate automaticamente la coincidenza tra produzione valorizzata, stock di eccezionali e conti francesi 345 o 4181.

Per controllare i dati operativi, utilizzate i report dei tempi eccezionali in attesa, delle spese eccezionali in attesa, dei consuntivi per pratica e dello scadenzario. La FAQ sui report e le edizioni spiega come selezionare e salvare un report.

Come preambolo: per valutare correttamente il tempo in base alla quantità in base alle tariffe specifiche per determinati clienti, è possibile definire le tariffe per quantità nella pagina « Configurazione > Prezzo di vendita delle attività per progetto ».
Questo permette poi a Tempolia di valorizzare le vostre buste paga con la tariffa unitaria corretta.
Quando crei una nuova attività con la creazione di attività in blocco, puoi mantenere le stesse tariffe o aumentare.
E puoi anche modificare questi prezzi occasionalmente modificandoli direttamente.

In « Strumenti > Importa », puoi importare i "tempi passati" scaricando un file CSV (avrai precedentemente salvato il tuo file Excel in formato CSV o txt).
Selezionando "tempi passati" come tipo di importazione, dovrai trascinare i nomi delle colonne che appariranno a sinistra nelle nostre caselle nel database a destra.
Le caselle in blu sono obbligatorie: cliente, pratica, collaboratore, data, codice incarico e quantità.
Una volta effettuato l'abbinamento, salvi la tua configurazione (tasto verde) che ti permetterà di ricaricare questi abbinamenti in futuro, e lanci l'importazione con il tasto blu in fondo al form: prima ci sarà una verifica delle anomalie, e poi un'importazione.

Tempolia integra diverse funzionalità che permettono di fare gestione di progetto. Tipicamente una pratica può essere creata per un determinato progetto. Un progetto si organizza attorno a diversi elementi.

Milestone / deliverable: il menu "eventi" permette di creare e gestire attività da consegnare ai clienti a una data prestabilita, che chiamiamo "eventi". Questi eventi possono essere puntuali o ricorrenti, per esempio dichiarazioni IVA, e fungono da promemoria automatizzati. Una campana in alto nello schermo indica il numero di eventi da gestire, secondo un termine prima della scadenza e l'assegnazione al collaboratore collegato. Tempolia propone tabelle Kanban visive per un monitoraggio intuitivo dell'avanzamento delle azioni da realizzare, consentendo di spostare gli elementi tra gli stati "da fare" e "terminato".

Tempi previsionali / piano di carico: corrispondono alla nozione di tempi budgettati presente in Tempolia e servono come riferimento per analizzare i tempi consuntivi rispetto al previsionale.

Budget di fatturazione, preventivo o ordine di acquisto: possono essere associati a un progetto grazie alla nozione di pratica, per fatturare correttamente il progetto e seguirlo. È possibile fatturare il progetto a stato di avanzamento indicando percentuali di realizzazione delle fasi.

Le azioni da realizzare appaiono in alto nell'agenda grafica, in complemento ai tempi consuntivi dei collaboratori. Le due nozioni sono completamente distinte. Un evento non può essere convertito in tempo consuntivo, e il tempo consuntivo non presume che un evento sia stato realizzato.

Tempolia permette di analizzare la redditività dei progetti confrontando tempi e spese budgettati con il consuntivo. Rapporti e tabelle dinamiche offrono analisi dettagliate delle performance, consentendo il monitoraggio di boni/mali e margine per progetto. Questo approccio integrato rende Tempolia una soluzione pratica per il monitoraggio di progetti e attività interne.

Inoltre, campi personalizzabili chiamati "caratteristiche parametrabili" nelle schede clienti e pratiche permettono uno stoccaggio flessibile di dati specifici del progetto, per esempio regime fiscale o dirigenti, facilitando l'organizzazione e il filtraggio delle informazioni.