Personnaliser les données, listes et e-mailings
Objectif. Créer des informations propres à votre organisation, les renseigner au bon endroit, puis les exploiter dans des listes, rapports et envois ciblés sans tenir un fichier parallèle.
Vos données avant de commencer
Dans votre abonnement, choisissez trois clients non sensibles que vous êtes autorisé à modifier. Notez-les client A, client B et client C pour suivre le cas : A et B recevront la valeur PME, C la valeur Association. Vérifiez vos droits de paramétrage, la présence d’adresses de test et la configuration de l’envoi ; l’atelier s’arrête avant tout envoi réel.
Comprendre le principe
Une caractéristique paramétrable est une donnée métier qui n’existe pas dans le socle standard de Tempolia : segment commercial, taille, spécialité, risque, canal de contact ou toute autre information utile à votre organisation.
La création du champ, sa saisie dans les fiches et son exploitation sont trois étapes distinctes. Un champ bien nommé mais rarement renseigné ne donnera jamais un filtre fiable.
Ce que vous saurez faire
- Choisir l’objet qui doit porter une nouvelle information.
- Créer une caractéristique avec un libellé compréhensible et des valeurs homogènes.
- Vérifier sa présence dans les fiches concernées.
- Construire une liste ou un rapport avec les bonnes colonnes et les bons filtres.
- Préparer un envoi ciblé et relire ses destinataires avant envoi.
Le parcours : du champ à l’e-mailing
Vous accompagnez une direction qui veut adresser une information uniquement aux clients de son segment « PME », sans maintenir une liste Excel parallèle. Dans votre environnement Tempolia, vous utiliserez trois fiches test : le client A et le client B dans le segment PME, puis le client C dans le segment Association. Si ces fiches ne sont pas disponibles, choisissez trois clients non sensibles et notez leurs codes avant de commencer.
- Les créations et saisies de l’exercice se font uniquement sur un périmètre d’exercice autorisé de votre abonnement ; dans votre abonnement, contentez-vous des simulations non enregistrées et de la lecture des données existantes.
- Sur cette copie dédiée, créez un champ de test nommé « Segment formation » au niveau client, avec les valeurs fermées PME et Association.
- Utilisez un compte autorisé à paramétrer les caractéristiques ; ne transformez pas un champ de production pour faire l’exercice.
- Vérifiez que l’envoi d’e-mails est configuré. L’alerte SMTP visible dans l’écran d’envoi est un prérequis à résoudre, pas une étape à contourner.
- L’atelier s’arrête à la validation de la population et du message : aucun e-mail réel n’est envoyé.
- 10 min : traduire le besoin métier en donnée structurée.
- 15 min : créer le champ et normaliser ses valeurs.
- 15 min : renseigner puis contrôler les trois fiches.
- 20 min : filtrer, préparer le message et valider la population sans envoyer.
- 10 min : diagnostiquer les écarts et formaliser la règle de maintien.
Le filtre et l’étape de validation de l’e-mailing présentent exactement les clients A et B, soit deux destinataires ; le client C reste exclu pour une raison explicable depuis sa fiche source.
Parcours dans Tempolia
Commencez par le besoin métier, testez le champ sur quelques fiches, puis seulement après utilisez-le comme critère de sélection.
1Définir le champ utile
Chemin : Configuration > Caractéristiques paramétrables, puis Configuration > Options générales.
Choisissez d’abord le bon niveau : client pour une information commune au portefeuille, affaire pour une donnée de dossier, collaborateur pour une compétence ou une organisation interne, correspondant pour un contact.
Dans Caractéristiques paramétrables, ouvrez la catégorie Clients puis cliquez sur Nouveau. Pour le parcours, saisissez le code technique SEGFORM, le titre « Segment formation », le type chaîne et une longueur de 20 caractères. Dans le champ des valeurs de liste, utilisez exactement "PME" => "PME", "Association" => "Association" : cette syntaxe crée les deux choix fermés et évite une saisie libre. Le premier écran ci-dessous prépare ces champs sans les enregistrer dans votre abonnement.
Les options générales montrées ensuite règlent seulement des éléments de présentation facultatifs, comme la largeur ou les titres de sections. Des zones vides n’empêchent pas la caractéristique d’exister ; ne les remplissez que si votre organisation en a besoin.
2Renseigner les fiches au bon niveau
Chemin : Clients / Affaires > Clients, Clients / Affaires > Affaires et Collaborateurs > Collaborateurs.
Testez le champ sur un petit échantillon représentatif. Vérifiez son libellé, son emplacement et la manière dont les utilisateurs doivent le compléter.
Ne dupliquez pas une donnée déjà présente dans Tempolia. Une seconde notion de secteur ou de responsable finit par produire deux vérités incompatibles.
3Construire une liste contrôlable
Chemin : Outils > Rapports / Editions et Outils > Exports.
Sélectionnez l’objet source, les colonnes réellement nécessaires et un filtre lisible. Lancez d’abord un aperçu court : vous devez pouvoir expliquer pourquoi chaque ligne est incluse.
Un export Excel est une sortie de travail, pas une nouvelle base de référence. Corrigez les informations dans Tempolia, puis régénérez la liste.
4Préparer un e-mailing ciblé
Chemin : depuis la sélection clients, action d’envoi d’e-mail, puis Configuration > Options générales, onglet E-mails.
Relisez le nombre de destinataires et les critères de sélection avant de rédiger. Utilisez un modèle seulement s’il correspond au contexte, puis contrôlez l’objet, l’expéditeur, les pièces jointes et les adresses.
Faites un premier essai sur une liste interne. Une caractéristique vide ou une adresse absente doit être corrigée dans la fiche source, pas contournée dans un fichier local.
5Passer du filtre à une campagne maîtrisée
Une campagne fiable suit toujours la même séquence :
- Ouvrir la liste source : clients, affaires, collaborateurs ou correspondants.
- Appliquer un filtre sur des valeurs effectivement renseignées.
- Lire la règle de filtre affichée et contrôler quelques fiches incluses et exclues.
- Noter le nombre de lignes obtenu avant de tout sélectionner.
- Utiliser l’action d’envoi d’e-mail de la liste ; la sélection est alors transmise au formulaire de message.
- Choisir un modèle ou rédiger l’objet et le corps du message.
- Passer par l’étape de validation : à ce stade, aucun e-mail ne doit encore avoir été envoyé.
- Relire les destinataires, personnaliser si nécessaire, puis seulement lancer l’envoi final.
La croix de suppression d’un filtre retire le critère correspondant. Après chaque modification de filtre, contrôlez à nouveau le total : une ancienne règle conservée en session peut expliquer une population plus petite que prévu.
Pour informer uniquement les clients « PME » suivis par le groupe « Social », filtrez d’abord la caractéristique « Segment = PME », puis le groupe responsable. Ouvrez deux fiches retenues et une fiche exclue, contrôlez les adresses, puis faites un essai vers une adresse interne avant la campagne réelle.
Concevoir une caractéristique qui restera exploitable
Choisir le bon type d’information
- Client : information stable commune à tous ses dossiers : segment, effectif, canal, régime.
- Affaire : information propre à une mission : niveau de risque, type de prestation, jalon, outil source.
- Collaborateur : compétence, habilitation, équipe, zone ou préférence d’organisation.
- Correspondant : fonction du contact, périmètre ou consentement de communication.
Normaliser les valeurs
Définissez avant la saisie la casse, les abréviations et la liste de valeurs admises. « 10 à 49 », « 10-49 » et « PME 10/49 » seraient trois valeurs différentes dans un filtre. Documentez aussi la valeur à utiliser quand l’information est inconnue ; ne mélangez pas « Non », « Vide » et « Non renseigné ».
Faire évoluer sans perdre le sens
Avant de renommer ou remplacer un champ, mesurez combien de fiches l’utilisent, quels rapports le filtrent et quelles campagnes en dépendent. Une évolution de vocabulaire doit prévoir la reprise des valeurs existantes, la communication aux utilisateurs et un contrôle après migration.
Paramétrage technique des e-mails et test de réception
Les e-mails sont préparés par Tempolia puis soumis au serveur de messagerie configuré. Les informations habituelles sont : nom d’expéditeur, adresse d’envoi, serveur SMTP, login, mode d’authentification, port et sécurité TLS/SSL.
- Port 587 : généralement associé à TLS ; c’est le choix courant.
- Port 465 : généralement associé à SSL.
- Port 25 : non sécurisé dans de nombreux usages et à éviter sauf contrainte maîtrisée.
- Gmail ou Microsoft 365 : selon la politique du compte, un mot de passe d’application ou OAuth2 peut être nécessaire ; le compte doit dans tous les cas être autorisé à émettre via SMTP.
- Plusieurs sociétés : un compte commun peut suffire, ou une configuration peut être déclinée par société.
Testez d’abord depuis Collaborateurs > Envoi d’e-mail à un collaborateur, vers votre propre adresse. Contrôlez la réception, l’expéditeur, les réponses, les liens et les pièces jointes. En cas d’échec, conservez le message d’erreur renvoyé par le serveur : il indique souvent précisément l’authentification, le port ou l’autorisation à corriger.
Avant de continuer
- Le champ est porté par le bon objet.
- Son libellé et ses valeurs sont compris par les utilisateurs.
- Les fiches vides sont identifiées.
- Le filtre produit la population attendue.
- Le nombre de destinataires et l’expéditeur sont relus avant envoi.
Mise en pratique : du champ à une population maîtrisée
Réalisez les saisies suivantes uniquement sur ce périmètre autorisé ; dans votre abonnement, relisez les simulations sans enregistrer. Créez une caractéristique de test sur les clients, renseignez trois fiches avec deux valeurs différentes, construisez une liste filtrée et préparez un message sans l’envoyer. Vérifiez que les trois étapes donnent exactement la même population.
- Créer la règle de classement. Dans Caractéristiques paramétrables, créez « Segment formation » pour les clients. Limitez les réponses à PME et Association, puis contrôlez dans les options l’emplacement où le champ apparaîtra.
L’écran des caractéristiques vous aide à choisir l’objet Client ; le champ doit ensuite être visible dans l’onglet des caractéristiques de la fiche, sans dupliquer une donnée standard.
- Renseigner un échantillon connu. Affectez PME à les clients A et B, Association à le client C. Rouvrez chaque fiche après enregistrement et consignez sur papier les trois valeurs relues.
Trois fiches renseignées, deux valeurs homogènes, aucun synonyme libre tel que « P.M.E. » ou « petite entreprise ».
- Construire puis éprouver le filtre. Dans la liste clients ou un rapport, affichez le code client, le nom, l’e-mail et « Segment formation », puis filtrez sur PME. Ouvrez une fiche incluse et la fiche exclue le client C pour vérifier la règle à sa source.
Deux lignes seulement. Si le total vaut zéro, vérifiez l’objet choisi et l’enregistrement du champ ; s’il vaut trois, contrôlez la règle de filtre ; s’il vaut un, recherchez une valeur vide ou orthographiée différemment.
- Préparer sans envoyer. Depuis la population filtrée, ouvrez l’e-mailing, renseignez un objet de test explicite et un court message, puis avancez uniquement jusqu’à l’étape de validation. Comparez les destinataires à la liste précédente.
Les deux mêmes clients et deux adresses valides. Si l’alerte SMTP bloque le parcours, arrêtez l’exercice, corrigez le prérequis dans les options e-mail et recommencez depuis le filtre ; ne constituez pas une liste manuelle de contournement.
Contrôler la population avant l’envoi
Rouvrez vos clients A, B et C après enregistrement : A et B doivent porter PME, C doit porter Association. Dans la liste, affichez le code client, l’adresse e-mail et « Segment formation », puis filtrez sur PME. Le total attendu est de deux lignes. Dans l’e-mailing, sélectionnez ces deux lignes et vérifiez que le récapitulatif contient exactement les deux adresses de test avant de quitter sans envoyer.
Si le total diffère, revenez aux fiches sources : recherchez une valeur vide, un synonyme libre, un mauvais niveau de caractéristique ou un filtre resté actif. Ne complétez jamais la population à la main.
Erreurs à éviter
- Créer un champ sans responsable de mise à jour.
- Utiliser du texte libre quand une liste stable est attendue.
- Dupliquer une information standard.
- Envoyer un e-mail à partir d’une sélection non relue.
- Corriger uniquement l’export au lieu de la fiche source.
À retenir
Une bonne caractéristique est courte à saisir, simple à filtrer et assez stable pour rester compréhensible plusieurs années.
Vous pouvez maintenant
- Je sais créer une donnée métier au bon niveau.
- Je sais la transformer en liste contrôlable.
- Je sais sécuriser la population d’un e-mailing.
Prendre de la hauteur
La performance ne vient pas de la multiplication des champs, mais de la qualité de la chaîne définition → saisie → contrôle → usage. Une caractéristique devient une donnée de pilotage seulement si son propriétaire, ses valeurs autorisées, sa fréquence de mise à jour et son usage sont connus.
- Si l’information déclenche une action importante, préférez une liste fermée et un contrôle périodique.
- Si le filtre ne peut pas être expliqué depuis les fiches sources, n’utilisez pas encore la population pour communiquer.
- Mesurez après chaque campagne le nombre de fiches vides ou invalides : cet écart indique le travail de qualité des données à planifier.
Vous êtes prêt lorsque vous savez recréer la même population, expliquer chaque inclusion et corriger l’écart dans Tempolia plutôt que dans l’export.