Clôturer affaires, clients et collaborateurs sans perdre la traçabilité

Vos données avant de commencer

Choisissez dans votre abonnement une affaire ouverte que vous êtes autorisé à examiner en lecture seule et notez-la l’affaire choisie. Identifiez son client, son responsable et au moins une dépendance à contrôler : événement, budget, temps, frais, projet, facture ou règlement. Choisissez aussi un code vente et un code frais historiques encore référencés, à examiner en lecture seule. Relevez les nombres et les dates obtenus avec vos propres filtres : eux seuls permettent de motiver votre décision.

Ce que vous saurez faire

• Recommander le statut adapté entre affaire active, terminée, close ou supprimable.
• Contrôler les événements, budgets, temps, frais et factures liés.
• Préparer le départ d’un client ou collaborateur sans casser les responsabilités.
• Déterminer quand proposer le passage d’un code en NPU plutôt que la suppression d’un référentiel utilisé.
• Distinguer sauvegarde, historique, archive métier et archive fiscale NF525.

Check-list complète avant de recommander la fin d’une affaire

Dans cet atelier, renseignez cette check-list comme un dossier de décision sans modifier les données.

1. Confirmer que la mission est réellement achevée et noter la date de fin proposée.
2. Identifier les événements, échéances permanentes et tâches à venir, puis consigner leur traitement futur à faire autoriser.
3. Contrôler les budgets de temps, frais et facturation postérieurs à la date.
4. Repérer les temps et frais non approuvés, non facturés ou saisis sur une mauvaise période, sans les corriger.
5. Contrôler les factures à valider, factures émises, avoirs et règlements du dossier.
6. Contrôler le solde client et les éventuelles relances encore ouvertes.
7. Préparer le périmètre d’un rapport de synthèse ou de détail selon la politique documentaire, sans lancer de traitement mutant.
8. Simuler visuellement l’état Terminée sans l’enregistrer et consigner le filtre qui permettrait ensuite de retrouver l’affaire.

Une affaire terminée peut rester longtemps dans cet état. La durée de conservation avant une éventuelle clôture destructive dépend de vos obligations contractuelles, comptables, fiscales et documentaires ; la documentation Tempolia évoque typiquement une conservation longue, souvent dix ans, mais cette durée doit être validée pour votre contexte.

Départ d’un collaborateur : préparer la réaffectation avant toute date

Le flux Collaborateurs > Changement de collaborateurs est prévu pour transférer les responsabilités. Dans cet atelier, repérez seulement les champs collaborateur d’origine, collaborateur de destination, périmètre et date d’effet, puis reportez les valeurs envisagées dans la fiche de décision sans renseigner ni soumettre le formulaire.

Selon les options proposées, contrôlez au minimum :

• clients et affaires dont la personne est responsable ;
• événements et échéances permanentes ;
• budgets ou temps prévus à venir ;
• groupes, droits et compte de connexion ;
• tâches non facturables ou autres affectations propres à l’organisation.

Dans une procédure ultérieure autorisée, la date de départ intervient après la réaffectation validée. Elle empêche les nouvelles saisies tout en conservant les temps, frais et analyses historiques. Une suppression n’est adaptée qu’à un collaborateur sans aucune donnée liée, cas beaucoup plus rare.

Départ d’un client : conserver le portefeuille historique

Dans une procédure autorisée, la date de départ ne serait enregistrée qu’après traitement des affaires ouvertes et contrôle des budgets ou réalisations postérieurs. Dans cet atelier, relevez seulement les éléments incompatibles et consignez le traitement à prévoir, sans modifier la fiche client.

Après départ, le client n’est plus proposé dans les listes et saisies courantes selon les filtres de présence, mais ses factures, règlements, temps, frais et statistiques restent consultables. C’est ce comportement qui permet de comparer des exercices et d’expliquer une pièce ancienne.

Les mouvements bloquants ne doivent jamais être supprimés pour faire accepter artificiellement une date. Toute correction éventuelle de leur date, rattachement ou état relève d’une procédure ultérieure autorisée, uniquement s’ils sont réellement erronés et via le flux métier adapté ; aucune correction n’est faite dans cet atelier.

Préparer le retrait d’usage des référentiels sans les supprimer

La case NPU — Ne plus utiliser — s’applique aux codes historiques qui ne doivent plus être sélectionnés. L’ancien code reste visible sur les temps, frais, budgets et factures existants, tandis que les autocomplétions courantes privilégient les codes actifs.

• Identifiez le code de remplacement qui devrait être créé et testé dans une procédure ultérieure autorisée ; ne le créez pas et ne rendez pas l’ancien NPU dans cet atelier.
• Documentez la date de bascule et les utilisateurs concernés.
• Ne recodez pas automatiquement les anciennes pièces fiscales pour harmoniser l’apparence.
• Pour corriger une ancienne ligne de travail, Tempolia peut encore afficher son code NPU afin de préserver la valeur existante, sans proposer d’autres codes inactifs.

Suppression périodique des temps et frais non facturables

Tempolia dispose d’un outil distinct pour effacer des temps et frais non facturables sur une période. Ce n’est ni une clôture d’affaire ni une purge fiscale, et cet outil n’est pas utilisé dans cet atelier.

Son utilisation éventuelle relève d’une procédure distincte et autorisée qui doit limiter explicitement la période, vérifier les tâches concernées, produire un rapport de contrôle et créer la sauvegarde prévue. Elle ne doit inclure ni réalisations facturables, ni justificatifs nécessaires, ni données encore utiles au calcul des coûts internes.

Les boutons de suppression dans certaines synthèses peuvent avoir un périmètre large et effacer plusieurs types de mouvements attachés aux affaires sélectionnées. Leur emploi exige, hors de cet atelier, la lecture du message de confirmation et une validation préalable sur votre environnement Tempolia lorsque le périmètre n’est pas parfaitement connu.

Historique, sauvegarde et restauration

• Historique d’actions : explique qui a déclenché une clôture, une suppression ou une autre opération significative.
• Sauvegarde ponctuelle : crée un point technique avant une opération risquée ; la restauration remplace un ensemble de données et ne constitue pas une simple annulation ligne par ligne.
• Sauvegarde nocturne : peut fournir un état antérieur selon la politique d’exploitation, mais son existence et sa durée de rétention doivent être vérifiées avant l’action.
• Archive fiscale NF525 : conserve les données et preuves fiscales prévues avec manifeste, empreintes, signature et journalisation ; elle répond à un autre objectif.

Une restauration d’ancienne sauvegarde est elle-même une opération sensible. Avec NF525, elle doit être tracée et contrôlée ; elle ne doit pas servir à faire disparaître une facture ou un règlement émis.

Conséquences NF525 à connaître

Le code actif signe et verrouille les factures émises et trace les événements sensibles dans le JET lorsque le module NF525 est activé. Les mouvements clients restent un reflet opérationnel du solde, tandis que la preuve facture porte sur les objets fiscaux concernés.

• Une facture validée ne se corrige pas par suppression silencieuse ; le flux normal passe par une pièce corrective traçable.
• Une archive fiscale couvrante est nécessaire avant une purge NF525 autorisée ; le garde-fou doit refuser une purge non couverte.
• En cas de contrôle KO ou de rupture, conservez le rapport et demandez une analyse avant toute correction manuelle.
• Le téléchargement des exports de preuve est une lecture ; la génération d’archive ou la purge suit une procédure séparée.

Ces éléments décrivent le comportement implémenté. La conformité finale dépend aussi de la procédure, de la recette et des preuves documentaires ; cette formation ne remplace pas leur validation.

Avant de continuer

• Le traitement futur des événements et échéances ouverts est recensé, attribué et documenté sans être exécuté.
• Les budgets et réalisations postérieurs sont expliqués en lecture seule.
• Le plan de réaffectation des responsabilités client et collaborateur est préparé sans enregistrement.
• Le passage futur des codes historiques en NPU est documenté sans modifier le référentiel.
• Les factures, règlements, journaux et archives requis restent inchangés et conservés.

Conditions de validation des 1 h 20

• Les cinq événements l’affaire choisie non réalisés ont chacun un responsable et une décision documentée ; tant qu’ils restent à 0 %, l’affaire ne peut pas être recommandée Terminée.
• Le rapport réel l’affaire choisie confirme état O, état proposé T et bornes de mouvements ; il est conservé comme résultat de contrôle.
• Les simulations de réaffectation, départ et NPU identifient objet, ancien et nouveau responsable ou code de remplacement, date d’effet et périmètre, sans aucun enregistrement dans Tempolia.
• Factures et historiques restent conservés ; la procédure est arrêtée dès que la page NF525 signale une version non fiscale.