Corregir un proyecto de factura o resolver un bloqueo de facturación

Objetivo. Diagnosticar y corregir un proyecto de factura o un bloqueo de facturación en la fuente adecuada, conservando la trazabilidad y utilizando un abono cuando deba rectificarse un documento ya emitido.

Duración estimada55 min

Qué aprenderá

Determinar si el problema procede de los datos de origen, del proyecto, de la configuración o de un rechazo externo.
Saber qué elementos siguen siendo modificables antes de la validación.
Elegir la respuesta trazable adecuada una vez emitida la factura.

Recorrido recomendado

Anotar el mensaje exacto, el estado del documento, el cliente, el asunto y el método de preparación.
Comprobar los datos de origen, códigos de venta, IVA, identificadores del cliente, modelo de factura y bloqueos de período.
Corregir la fuente o el proyecto, volver a generar el documento y repetir el control que había fallado.
Para una factura emitida, utilizar el abono y el documento de sustitución adecuados en lugar de eliminarla o sobrescribirla.

Antes de continuar

La corrección resuelve la causa y no únicamente el síntoma visible.
La factura original y todos los documentos rectificativos siguen siendo trazables.
La factura corregida supera los mismos controles comerciales, fiscales y de transmisión que una factura nueva.

Antes de empezar

Elija en su suscripción un proyecto por validar con una diferencia documentada entre importe preparado y fuente comercial. Determine estado y origen, corrija solo si está autorizado y revise el proyecto regenerado sin emitir. Por ejemplo, una línea de 850 € frente a un presupuesto firmado de 900 € exige rastrear los 50 € de diferencia.

Requisitos

Disponga en su suscripción de un proyecto por validar, su fuente, el código de venta y el código IVA de un carácter. Si no puede corregirlo, diagnostique en modo de lectura; no modifique nunca una factura emitida.
Anote identificador, periodo, importe inicial y fuente.
Observe una factura histórica para la rama posterior a emisión, sin modificarla.
Conserve juntos identificador, estado, periodo, importe observado, importe esperado e identificador de origen. Esos seis valores no deben cambiar durante el diagnóstico.

Desarrollo — 55 min

5 min: describir anomalía.
10 min: determinar estado y acciones.
10 min: remontar a la fuente.
10 min: corregir la fuente autorizada y regenerar el proyecto elegido.
5 min: elegir circuito posterior a emisión.
10 min: conservar pruebas antes/después.
5 min: tomar perspectiva.

Punto inicial: separe síntoma, fuente y estado antes de corregir.

1. Congelar hechos y clasificar el documento

Revise pendientes de validar y diario: preparada, pendiente, emitida, enviada, transmitida, rechazada, exportada o cobrada. Registre mensaje, identificador, sociedad, cliente, asunto, periodo, importe y método.

Antes de emitir corrija fuente o proyecto y regenere. Después conserve original y use abono o documento rectificativo. No elimine para ocultar la desviación.

Las dos capturas son listas distintas con registros históricos diferentes, no estados anterior/posterior de una misma factura. Busque el mismo identificador en ambas: solo esta comprobación determina si el proyecto sigue editable o ya entró en el diario.

Captura de Tempolia: facturas pendientes de validar — Las facturas por validar permanecen en la etapa modificable.

Diario de ventas usado para clasificar el estado de la factura — El diario de ventas permite distinguir un borrador de un documento que ya fue emitido.

2. Remontar del síntoma a la fuente

Parta de la línea observada en el proyecto elegido; 850 € es solo el valor del ejemplo. Identifique presupuesto, tiempo, gasto, cantidad, suscripción o manual. Compare el presupuesto firmado de 900 €, periodo, cliente y asunto. Revise HONO, código IVA 2 o modelo solo si el problema es concepto, impuesto o presentación.

Identidad viene de sociedad/cliente; alcance de asunto; importe de fuente/tarifa; IVA del código; aspecto del modelo; elegibilidad de estados y periodo. Cambie una única fuente legítima para atribuir el resultado.

Captura de Tempolia: presupuesto de origen — El presupuesto aporta el importe comercial que se debe comparar.

Preparación de facturas con método y alcance que deben revisarse — La preparación de facturas muestra el método y el alcance que deben reproducirse tras la corrección.

3. Corregir y repetir el mismo control

Si está autorizado, cambie la fuente del valor observado al documentado solo tras verificar el contrato. Regenere con el mismo alcance. Compare antes/después, importe, IVA y total: 900 € una vez, sin duplicado ni fuente ajena.

Repita el control que descubrió el error, no solo el total. Conserve síntoma, causa, campo, usuario/fecha y resultado. Revise HONO, código IVA 2, condiciones y PDF.

4. Diagnosticar bloqueos y rechazos

Código, IVA, identificador, dirección, modelo o periodo pueden bloquear. Lea el mensaje y corrija la fuente; no eluda con código ajeno. Para PA/eReporting revise datos de cliente y sociedad.

Un historial PA vacío no prueba éxito: quizá no hubo envío. Un rechazo no anula emisión. Conserve estado, hora y mensaje, corrija causa y retransmita por la acción admitida, verificando una fila aceptada real.

Códigos de venta usados para diagnosticar la línea bloqueada — Los códigos de venta son el control para cuenta, descripción y relación fiscal de la línea.

Códigos de IVA usados para diagnosticar un bloqueo fiscal — Los códigos de IVA permiten revisar la regla fiscal señalada por el mensaje de bloqueo.

Ficha de facturación del cliente usada para corregir la factura — La ficha de facturación reúne destinatario, condiciones y datos que deben corregirse antes de validar.

Parámetros de cliente PA y e-reporting usados para el diagnóstico — La ficha de PA y e-reporting contiene requisitos de encaminamiento, no la prueba de una transmisión correcta.

5. Tras emisión preservar cuenta e historial

Determine si el error afecta identidad, importe, IVA, cobro o presentación. No edite el documento emitido. Prepare abono y, si procede, nueva factura con referencias y motivo.

Revise cobros, movimientos y exportación: puede estar parcialmente cobrada. Concilie original, abono, sustitución, cobros y exportaciones y conserve autorización.

El recorte de la tabla de cobros es un control secundario: muestra filas AGAPE, modos, fechas, importes y el texto del rechazo SEPA. No muestra el número de factura conciliada, que debe revisarse en el detalle o en movimientos.

Tabla parcial de cobros AGAPE con un rechazo SEPA visible — Observables aquí: cliente, asunto, modo, fechas, importes y texto del rechazo. El vínculo con una factura concreta queda fuera del recorte.

Movimientos del cliente usados para revisar saldo y conciliación — Los movimientos del cliente muestran saldo y efecto de la conciliación antes de elegir el procedimiento.

Taller de corrección

1. Registre estado, síntoma, 850 y 900.
La ficha conserva el mismo identificador, sociedad, asunto, periodo, 850 € observados y 900 € firmados, de modo que otro revisor reproduce la desviación sin explicación oral.
Si no es así, alinee identificador y alcance.
2. Pruebe causa presupuestaria y descarte código/IVA.
Los 850 € se remontan a una única línea presupuestaria identificada; cliente, HONO e IVA se controlan por separado y no explican la diferencia de importe.
Si no es así, continúe diagnóstico.
3. Corrija la fuente autorizada, regenere y controle.
El proyecto regenerado contiene una sola línea HONO de 900 € netos y 1.080 € totales con código IVA 2, mismo cliente, asunto y periodo, sin restos de 850 € ni duplicados.
Si no es así, revise duplicados, selección y fechas.
4. Describa circuito tras emisión o rechazo.
El recorrido identifica factura original, abono o reenvío, efecto en la cuenta cliente y estado aceptado esperado, sin borrar ni sobrescribir eventos anteriores.
Si no es así, obtenga autorización contable/fiscal.

Prueba inicial, causa, cambio autorizado, resultado e impacto quedan vinculados.

Atajos peligrosos

Corregir sin estado.
Modificar varias fuentes a la vez.
Eliminar factura emitida.
Eludir bloqueo con códigos erróneos.
Ignorar cobro o exportación.
Confundir historial vacío con éxito.

Tomar perspectiva

La libertad disminuye progresivamente durante el ciclo: fuente y proyecto son flexibles; emisión, cobro, exportación y transmisión añaden dependencias y formalidad.

¿puede probar error, fuente, acciones legales, cambio y consecuencias vinculadas? Entonces la corrección está controlada.

Aplicar el recorrido de corrección a otro caso

Elija otra anomalía e identifique el estado del documento antes de decidir qué puede cambiar.

1. Antes de abrir Tempolia, anote número, estado, origen, importe anterior, importe corregido y traza que debe conservarse.
2. En un proyecto, corrija el origen y recalcule. Para una factura emitida use abono o sustitución autorizada. Ante un rechazo externo, corrija el dato y reenvíe por el circuito previsto.
3. Pida a un compañero que cambie un síntoma, como IVA, cliente o estado. Elija el recorrido según el estado y no según el botón más cómodo.
4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido con sus notas. Entréguelas después a un compañero, que debe repetir la misma consulta sin ayuda oral.

El antes y el después explican la causa, la acción autorizada y el historial conservado.