Ayuda - Preguntas / Respuestas

Si un cliente ya no forma parte de tu cartera, puedes establecer una fecha de salida para él.

Para que un cliente se vaya, ya no debe haber ningún negocio abierto asociado a él. aquí.

Puede revisar los procedimientos para aprender cómo completar y/o eliminar un caso. También están disponibles en las preguntas frecuentes.

Por último, puedes entrar en la ficha del cliente e introducir la fecha de salida.

Si es necesario, puedes eliminar este cliente seleccionándolo y luego haciendo clic en "eliminar"

A modo de preámbulo, el correo electrónico del cliente utilizado para un envío puede proceder de 3 ubicaciones:

• En « Clientes/Negocio > Clientes », se puede introducir un correo electrónico en la pestaña de referencia de la ficha del cliente. ;
• Se puede definir un correo electrónico específico para facturación en la pestaña Facturación de la ficha del cliente;
• Y en « Clientes / Negocios > Negocios » se puede definir un correo electrónico específico para facturación en la pestaña Facturación de el archivo comercial.

Cuando envía cualquier correo electrónico a uno o más clientes, seleccionando uno o más clientes en la página « Clientes/Negocios > Envío de un correo electrónico a un cliente », entonces el correo electrónico genérico del cliente desde la pestaña Referencia del cliente.

Cuando envías una o más facturas a través de « Facturación > Facturas », o si utilizas « Facturación > Recordatorios de clientes », entonces como prioridad es el correo electrónico de facturación de el caso que se utiliza si está completo, o si está vacío es el correo electrónico de facturación del cliente, o si también está vacío entonces es el correo electrónico general del cliente que se utiliza.

El "asunto" es la unidad básica para el seguimiento de la rentabilidad de un cliente. El tiempo, los gastos y las facturas deben estar asociados a un cliente y a un asunto.

La noción de "asunto" generalmente incluye conceptos como misión, proyecto, contrato, obra, y puede incluir también una noción de ejercicio fiscal o periodo calendario.
Por ejemplo, en una firma de contabilidad, los asuntos suelen corresponder a misiones combinadas con ejercicios fiscales de los clientes, mientras que en una empresa de construcción, representan proyectos o obras.

Cada asunto está identificado por un código único vinculado a un cliente. Un cliente no puede tener dos asuntos con el mismo código, pero diferentes clientes pueden compartir el mismo código de asunto. Puede agregar prefijos específicos a los códigos de los asuntos para facilitar su agrupación y análisis por tipo o periodo. Por ejemplo:

• Una firma de contabilidad puede codificar sus asuntos contables como C2025-12 y sus asuntos sociales como S2025.
• Un bufete de abogados puede codificar sus asuntos según los números de caso, o según el año para servicios regulares de asesoramiento.
• Un despacho de ingeniería puede codificar sus asuntos según los códigos de proyecto o códigos individuales de contrato.

Tempolia también ofrece funcionalidades avanzadas como la creación masiva de asuntos similares (por ejemplo, generar todos los asuntos para 2025 en una sola solicitud).

Los informes de resumen o detallados permiten revisar la rentabilidad o las actividades por tipo de asunto o por períodos definidos, proporcionando una herramienta poderosa para el seguimiento del rendimiento y la planificación de presupuestos futuros.

NB: Asegúrese en la medida de lo posible de que nadie esté trabajando en paralelo en este asunto.
En la sección « Clientes / Negocios > Negocios »:
- ingrese el caso a recodificar con el bolígrafo verde a la izquierda de la línea en cuestión
- En la parte superior izquierda, puede recodificar el caso directamente en el cuadro "caso"
(código de caso limitado a 10 caracteres). La modificación se aplicará a todos los datos relacionados con este caso, en cualquier lugar de la base de datos.

En el menú « Clientes/Negocios > Negocios »:

1er paso: prepare sus solicitudes de cambios de estados

• O modificas uno o más casos, y en la pestaña "Referencias" del formulario de modificación indicas el estado que deseas en el campo "Nuevo Estado"
• O seleccionas con la casilla al en el extremo izquierdo de las líneas, los casos que se van a completar/reabrir, y hace clic en la parte inferior de la tabla en el botón para el nuevo estado deseado: “Terminar” o “Abrir”

En el menú « Clientes/Negocios > Negocios »:

• Seleccione el caso que desea eliminar utilizando el cuadro del extremo izquierdo

• Haga clic en la tabla en la parte inferior de la página en "Finalizar" y luego en "ejecutar todos los cambios de estado". El asunto ya está terminado, no se le pueden adjuntar más tiempos, costes ni facturas. Para verlo, puede filtrar por casos "Completados" para finalizar.

• Puede iniciar este proceso nuevamente para cerrar el caso (nota: ¡todo su tiempo, las facturas y los costos se eliminan permanentemente!) y luego eliminar (para eliminar cualquier rastro incluso de las estadísticas comerciales).

Puedes consultar el cuadro azul en la página de negocios para saberlo. las diferentes consecuencias de los cambios de estado.

En el menú « Clientes/Negocios > Creación de empresas en grupo »:

• Seleccione para qué clientes se creará la empresa.
• Entre los clientes elegidos anteriormente, puedes limitarlos a aquellos que tienen tal o cual negocio. Puede utilizar la estrella para recuperar todos los casos que se ajusten a un formato, por ejemplo crear *2026* a partir de *2025* casos => Los casos C2026-09 se crearán a partir de C2025-09, etc.
• En "opciones de creación ", indica el código deseado para los nuevos casos (con estrellas si quieres que coincida con las estrellas de los casos de referencia). Coloque un título, o déjelo vacío si desea que se mantenga el título del caso de referencia (nuestra herramienta reemplazará automáticamente el año si es posible en el título).
• Luego podrá decidir aumentar las tarifas por negocio ( precio de venta de los empleados y tarifa por cantidad). Puedes conservar los códigos de venta utilizados en ofertas anteriores para la refacturación automática, o elegir otros (en este caso, desmarca "idéntico"). Misma observación para la unidad de facturación por tiempo -> “crear casos” y varias otras opciones para recuperar datos de casos de referencia.

El concepto de Boni/mali, igual a la diferencia entre "facturas emitidas" y "tiempo invertido valorado en precio de venta", le permite asegurarse de que no se ha olvidado de facturar a un cliente. Y te permite establecer FAE o PCA al final del ejercicio, modulable según casos particulares si no deseas respetar el valor teórico del tiempo en la facturación a tus clientes.

Normalmente, puede utilizar el informe "Resumen de logros por empresa" para visualizar:

• el tiempo total invertido por todos los empleados combinados,
• la valoración de estos tiempos invertidos según las tarifas horarias de los empleados ,
• el total de facturas emitidas durante el período,
• el Boni / Mali, aislando si se desea el Boni / Mali vinculado al tiempo y el vinculado a los costos, permite comprobar que la facturación es coherente con tu producción.

El informe “Detalle de logros” te permite realizar análisis más profundos filtrando ciertos datos.

Estos conceptos pertenecen a etapas distintas y utilizan reglas de valoración diferentes. Conciliarlos permite explicar el ciclo de facturación; tratarlos como sinónimos crea duplicidades y diferencias engañosas.

La secuencia de gestión de Tempolia

La secuencia general es: presupuesto → tiempos y gastos realizados → producción valorada → elementos facturables → prefactura → factura emitida → cuenta por cobrar no vencida o vencida → cobro registrado y conciliado.

• Tiempos y gastos realizados: datos registrados en el cliente, el asunto y el periodo. Un dato realizado no es automáticamente facturable.
• Producción valorada: valor comercial obtenido aplicando a los tiempos y gastos realizados los precios de venta o las reglas previstas. No es automáticamente un ingreso contabilizado.
• Stock de elementos excepcionales por facturar: subconjunto operativo de tiempos y gastos marcados como Excepcionales que todavía no están incluidos en una factura emitida. Este perímetro preciso alimenta la antigüedad anterior a la factura en el panel.
• Prefactura: proyecto de factura preparado pero aún no emitido. Tempolia lo separa de los elementos excepcionales por facturar para evitar contar dos veces los mismos elementos.
• Cuenta por cobrar: importe debido después de la emisión o contabilización de la factura, presentado con impuestos en los saldos de clientes y el balance de antigüedad.

El boni-mali explica una diferencia de facturación

En Tempolia, el boni-mali compara los honorarios facturados sin impuestos con el valor comercial de los tiempos y gastos realizados. Explica la diferencia entre valor teórico e importe facturado. No mide ni el margen económico, que utiliza los costes, ni el cobro, que depende de los pagos.

La fórmula es boni / mali = facturación emitida sin impuestos − valor comercial de la producción. Por tanto, si el stock de excepcionales se factura por el valor mostrado: boni / mali actual + stock de excepcionales = boni / mali después de regularizar. En el panel, la posición actual también puede expresarse en días del presupuesto anual de facturación y en días de facturación real de los últimos 12 meses.

La FAQ sobre boni-mali, facturas pendientes de emitir e ingresos anticipados explica los controles por cliente y asunto.

Las facturas pendientes de emitir y la producción contable en curso siguen otras reglas

• Factura pendiente de emitir / cuenta francesa 4181: ingreso atribuido al periodo aunque la factura todavía no se haya emitido. No toda línea de tiempo abierta ni todo asunto incompleto se convierte automáticamente en una factura pendiente de emitir.
• Producción de servicios en curso / cuentas francesas 34 y 345: concepto contable generalmente valorado al coste de producción. No debe suponerse igual a la producción Tempolia valorada a precios de venta sin una conciliación.
• Ingreso anticipado o anticipo del cliente: recurso recibido o facturado antes del periodo al que corresponde el servicio. Puede reducir la necesidad de financiación, pero no forma parte de los elementos excepcionales por facturar.

Construir una conciliación controlable

Para cada indicador, documente la fecha, el perímetro de cliente y sociedad, la base sin o con impuestos, la valoración al coste o al precio de venta y la inclusión de facturas pendientes, anticipos, abonos y pérdidas. No fuerce automáticamente la coincidencia entre producción valorada, stock de excepcionales y cuentas francesas 345 o 4181.

Para comprobar los datos operativos, utilice los informes de tiempos excepcionales pendientes, gastos excepcionales pendientes, datos realizados por asunto y balance de antigüedad. La FAQ sobre informes y ediciones explica cómo seleccionar y guardar un informe.

A modo de preámbulo: para valorar correctamente tu tiempo por cantidad según tarifas específicas de determinados clientes, puedes definir tarifas por cantidad en la página « Configuración > Precio de venta de tareas por proyecto ».
Esto permitirá a Tempolia valorar sus nóminas con la tarifa unitaria correcta.
Cuando crea nuevos negocios con la creación de negocios en masa, puede mantener las mismas tarifas o realizar aumentos.
Y también podrás modificar estos precios ocasionalmente modificándolos directamente.

En « Herramientas > Importar », puedes importar "tiempos pasados" descargando un archivo CSV (previamente habrás guardado tu archivo Excel en formato CSV o txt).
Al seleccionar "tiempos pasados" como tipo de importación, tendrá que arrastrar los nombres de las columnas que habrán aparecido a la izquierda a nuestras casillas en la base de datos a la derecha.
Las casillas en azul son obligatorias: cliente, caso, colaborador, fecha, código de tarea y cantidad.
Una vez realizada la coincidencia, guardas tu configuración (botón verde) que te permitirá recargar estas coincidencias en el futuro, y lanzas la importación con el botón azul en la parte inferior del formulario: primero habrá una verificación de anomalías, y luego una importación.

Tempolia integra varias funcionalidades que permiten realizar gestión de proyectos. Normalmente se puede crear un expediente para un proyecto determinado. Un proyecto se organiza en torno a varios elementos.

Hitos / entregables: el menú "eventos" permite crear y gestionar tareas a entregar a los clientes en una fecha determinada, que llamamos "eventos". Estos eventos pueden ser puntuales o recurrentes, por ejemplo declaraciones de IVA, y sirven como recordatorios automatizados. Una campana en la parte superior de la pantalla indica el número de eventos que gestionar, según un plazo antes de la fecha de vencimiento y la asignación al colaborador conectado. Tempolia ofrece tableros Kanban visuales para un seguimiento intuitivo del avance de las acciones a realizar, permitiendo desplazar elementos entre los estados "por hacer" y "terminado".

Tiempos previsionales / plan de carga: corresponde a la noción de tiempos presupuestados presente en Tempolia, que servirá de referencia para analizar los tiempos realizados frente a lo previsto.

Presupuesto de facturación, presupuesto comercial o pedido: pueden asociarse a un proyecto gracias a la noción de expediente, para poder facturar correctamente el proyecto y hacer su seguimiento. Es posible facturar el proyecto por avance indicando porcentajes de realización de las fases.

Las acciones a realizar aparecen en la parte superior de la agenda gráfica, además de los tiempos realizados por los colaboradores. Estas dos nociones son completamente distintas. Un evento no puede convertirse en tiempo realizado, y el tiempo realizado no presupone que un evento haya sido realizado.

Tempolia permite analizar la rentabilidad de los proyectos comparando tiempos y gastos presupuestados con lo real. Informes y tablas dinámicas ofrecen análisis detallados de rendimiento, permitiendo el seguimiento del boni/mali y del margen por proyecto. Este enfoque integrado convierte Tempolia en una solución práctica para el seguimiento de proyectos y tareas internas.

Además, campos personalizables llamados "características parametrizables" en las fichas de clientes y expedientes permiten almacenar de forma flexible datos específicos de los proyectos, por ejemplo régimen fiscal o responsables, facilitando la organización y el filtrado de la información.