Fatturare i tempi lavorati e le spese effettive
Obiettivo. Fatturare correttamente tempi e spese approvati applicando tariffe, regole di fatturabilità e livello di dettaglio appropriati, garantendo che ogni registrazione di origine venga fatturata una sola volta.
I tuoi dati prima di iniziare
Scegli nel tuo abbonamento cliente, pratica e periodo autorizzati per l’esercizio. Individua due tempi fatturabili, una spesa riaddebitabile, una non riaddebitabile e un’attività interna, oppure prepara le cinque righe in un perimetro autorizzato. Prima del calcolo annota attività, codici vendita, tariffe, codice IVA di un carattere e stati di fatturazione.
Cosa imparerai
- Configurare tariffe orarie di vendita, regole di riaddebito delle spese ed eccezioni specifiche per pratica.
- Selezionare i tempi e le spese fatturabili corretti per un periodo definito.
- Presentare informazioni giustificative dettagliate o raggruppate senza modificare i dati di origine.
Percorso consigliato
- Controllare codici attività e spesa, tariffe dei collaboratori, prezzi specifici della pratica e impostazioni di fatturazione del cliente.
- Approvare le registrazioni di origine e verificare date, descrizioni, quantità, giustificativi e fatturabilità.
- Preparare la fattura per cliente, pratica e periodo selezionati e controllare le registrazioni incluse.
- Convalidare la bozza, verificare dettaglio o allegato e confermare che soltanto le registrazioni selezionate siano contrassegnate come fatturate.
Prima di continuare
- Costo, importo rimborsato e prezzo di vendita non vengono confusi.
- Le registrazioni non fatturabili, già fatturate o esterne al periodo vengono escluse.
- Le righe raggruppate della fattura restano riconciliabili con i tempi e le spese di origine.
Prerequisiti e vocabolario di controllo
Usa una pratica scelta nel tuo abbonamento con cinque registrazioni nello stesso periodo: 2 ore di contabilità a 110 € = 220 €, 1 ora e 30 di revisione a 130 € = 195 €, una spesa viaggio riaddebitabile di 96 €, un taxi di 42 € non riaddebitabile e 45 minuti di attività interna non fatturabile. La prima bozza prevista contiene 415 € di tempo e 96 € di spese, totale 511 € al netto IVA.
Verifica codici vendita, attività fatturabili, tariffe collaboratore/pratica, tipi spesa, IVA e stato. Distingui registrato, eleggibile, selezionato e presentato: descrivono lavoro reale, regola, calcolo corrente e forma della fattura. La presentazione non deve falsificare il dato sorgente.
Dalle attività svolte al progetto di fattura
- 10 min: rileggere regole di valorizzazione ed eleggibilità.
- 20 min: controllare le cinque registrazioni e le fonti.
- 20 min: preparare e spiegare la bozza di 511 €.
- 20 min: togliere la spesa di 96 €, ricalcolare e riconciliare.
- 10 min: distinguere registrato, eleggibile, selezionato e presentato.
Lo scarto intenzionale è il viaggio: inizialmente eleggibile, viene ritirato dalla bozza per una decisione commerciale documentata. Taxi e tempo interno non entrano mai. La loro presenza nei rapporti del realizzato è corretta.
Tre fonti producono inizialmente 511 €. Dopo il ritiro dei soli 96 € e il ricalcolo, la bozza vale 415 €. La spesa esiste ancora nel realizzato con uno stato che spiega perché non è fatturata.
1Controllare codici, attività e tariffe
Percorso: Configurazione > Codici vendita, Attività fatturabili e Prezzi collaboratore/pratica.
Il codice porta descrizione commerciale, conto e IVA. L’attività definisce lavoro ed eleggibilità. La tariffa può derivare da collaboratore, pratica o storico. Annota quale fonte spiega ogni importo prima della preparazione.
Ricalcola: 2 × 110 = 220 e 1,5 × 130 = 195. Una tariffa zero o di altro cliente è un’anomalia di fonte; non sovrascrivere la bozza.
Entrambi gli importi derivano da durata × tariffa autorizzata; il tempo interno è escluso dalla sua regola e non da una cancellazione manuale.
2Controllare le cinque fonti
Percorso: Tempi > Dettaglio tempi e Spese > Dettaglio spese.
Filtra esattamente cliente, pratica e periodo. Per i tempi verifica collaboratore, attività, data, durata, descrizione, approvazione e stato. Per le spese verifica tipo, importo, giustificativo, IVA e riaddebito. Annota le cinque righe prima del calcolo.
Il taxi resta un costo reale non riaddebitabile; i 45 minuti restano utili all’analisi ma non fatturabili; il viaggio da 96 € è eleggibile. Una riga già fatturata non va riproposta: verifica il legame con il documento.
Cinque fonti esistono, ma soltanto due tempi e una spesa sono eleggibili. Se il numero cambia, controlla filtri, approvazioni, regole, periodo e fatturazione precedente.
3Preparare e ricalcolare la bozza
Percorso: Fatturazione > Preparazione, poi Fatture da validare.
Limita la preparazione allo stesso perimetro. Prevedi 220 + 195 + 96 = 511 prima del calcolo. Apri la bozza e collega ogni riga alla fonte. Togli soltanto i 96 €, documenta la ragione commerciale e ricalcola senza eliminare la spesa.
Il nuovo totale 415 non significa che la spesa non sia esistita. Deve restare nei rapporti come non fatturata. Se ottieni ancora 511 o 319, controlla riga selezionata e ricalcolo.
4Controllare presentazione e tracciabilità
Percorso: Fatturazione > Modelli, giornale e Strumenti > Report / Stampe.
Il modello raggruppa per attività, collaboratore o periodo senza cancellare il significato. Il giornale prova il documento solo dopo l’emissione. I report riconciliano realizzato, eleggibile, selezionato e fatturato.
Esercitazione di riconciliazione
- Classificare le fonti. Segna realizzato, eleggibile e selezione prevista.
Cinque registrazioni, tre eleggibili, due escluse; previsione 511 €.
- Riconciliare la prima bozza. Collega 220, 195 e 96 alle fonti.
Ogni euro di 511 è spiegato; taxi e tempo interno sono assenti per regole documentate.
- Togliere e ricalcolare. Escludi soltanto 96 € conservando la spesa.
La bozza diventa 415 € e la spesa resta visibile non fatturata.
- Eseguire il report. Confronta realizzato, valore fatturabile, selezione ed esclusioni.
Il report racconta l’intero flusso senza far sparire il lavoro escluso.
Condizioni di convalida delle 1 h 20
- Le cinque righe didattiche sono create o identificate in il tuo ambiente Tempolia con cliente, pratica, periodo e stati visibili.
- Una fonte prova 110 € e 130 €; la tabella il tuo abbonamento vuota è un diagnostico, mai una prova positiva.
- La bozza non emessa mostra prima 511 € e poi 415 €, mentre la spesa da 96 € resta tracciabile nel realizzato.
- La riconciliazione separa esplicitamente il report reale il cliente scelto da 85 h e 1.175 € dal risultato didattico.
Convalida: se tariffa, riga o totale non sono visibili nel perimetro corretto, scrivi “non dimostrato”, correggi il prerequisito e non convalidare fatture.
Errori da evitare
- Cambiare una tariffa nella bozza per raggiungere il totale.
- Rendere fatturabile il lavoro interno per bilanciare.
- Eliminare una spesa non riaddebitata.
- Rifatturare una riga collegata a un documento.
- Confondere raggruppamento e modifica del realizzato.
- Emettere senza riprodurre 511 o 415.
Visione d’insieme
La fatturazione a consuntivo trasforma prove operative in documento commerciale. Il controllo è la catena registrazione → eleggibilità → tariffa → selezione → presentazione → fattura, non il solo totale.
La spesa da 96 € dimostra perché il non fatturato non deve sparire: resta costo reale dopo una decisione commerciale, preservando analisi e margine.
- Correggi durata, attività, giustificativo o tariffa nella fonte legittima.
- Usa la selezione della bozza senza riscrivere la storia.
- Riconcilia valori operativi e fatturati con i report.
- Fermati se una riga, tariffa, IVA o stato precedente non è spiegato.
Sai prevedere e spiegare 511 €, ottenere intenzionalmente 415 € e dimostrare che tutti gli elementi non fatturati restano tracciabili.
Registrare e risolvere gli scarti di tariffa o selezione
Nella base il tuo abbonamento attuale la tabella prezzi collaboratore/pratica è vuota. Significa che non è configurata un’eccezione tariffaria facoltativa in quella tabella; non dimostra che le tariffe applicabili siano 110 € e 130 €. Prima di eseguire il caso numerico in un perimetro preparato del tuo abbonamento, individua la fonte predefinita, della pratica, del collaboratore o storica che risolve ogni tariffa e annota il relativo periodo di validità.
Per ciascuna delle cinque registrazioni prepara una riga di controllo con data sorgente, attività o tipo spesa, quantità o durata, tariffa sorgente, regola di eleggibilità, eventuale fatturazione precedente, selezione nella bozza e trattamento finale. Questo prospetto permette di diagnosticare gli scarti senza procedere per tentativi.
- Se la prima bozza vale 415 €, il viaggio da 96 € era già escluso o non eleggibile.
- Se resta 511 € dopo il ritiro, il ricalcolo non è stato applicato o la riga è solo nascosta.
- Se vale 457 €, il taxi da 42 € può essere stato incluso erroneamente.
- Se vale 553 €, probabilmente sono state selezionate entrambe le spese.
- Se il tempo vale diversamente da 415 €, ricontrolla durata, tariffa effettiva e priorità delle fonti.
Non correggere nessuno di questi sintomi sovrascrivendo il totale. Torna alla riga, alla regola o alla selezione che produce lo scarto. Il laboratorio è terminato soltanto quando un secondo revisore può ricostruire 511 € e 415 € dal prospetto senza aprire la bozza. La stessa scheda potrà poi essere riutilizzata su altre pratiche con tariffe e regole diverse.
Verifica orale conclusiva
Chiedi al partecipante di spiegare, senza guardare la bozza, quali tre righe formano 511 €, perché il taxi e il tempo interno restano esclusi e perché il viaggio da 96 € rimane nel realizzato dopo il ritiro. Deve inoltre indicare dove trova la tariffa effettiva quando la tabella delle maggiorazioni è vuota. Se risponde modificando il totale finale invece della fonte o della selezione, ripeti l’esercizio.