Importare i pagamenti e controllare l’abbinamento alle fatture cliente
Obiettivo. Importare pagamenti bancari affidabili, abbinare ogni riga valida al cliente e alla fattura corretti, isolare duplicati e identificativi sconosciuti, spiegare i saldi parziali e conservare prove per solleciti, report ed export.
Prima di iniziare: preparate le corrispondenze del vostro abbonamento
Prima dell’importazione annotate nel vostro abbonamento codice società, codice modalità, banca e due clienti con fatture emesse aperte. Lavorate su una copia del CSV e sostituite i codici didattici con questi valori reali. Se non potete creare pagamenti, completate controlli e mappatura e fermatevi prima della conferma.
Lotto didattico da controllare
Scarica il lotto da controllare e conserva il lotto accettato per la riconciliazione finale. Contiene operazioni del 20 luglio 2026: VIR-101, 1.200,00 EUR per il codice cliente ALPHA (cliente sintetico ALPHA CONSEIL) e F2026-101; VIR-102, 400,00 EUR per BATIS e F2026-102 di 600,00 EUR; VIR-103, 250,00 EUR con cliente sconosciuto ZZ999. Una quarta riga ripete VIR-101. Il calcolo atteso è un pagamento esatto che chiude F2026-101, uno parziale che lascia 200,00 EUR su F2026-102 e nessuna creazione per cliente sconosciuto o duplicato. Eseguite l’importazione soltanto dopo aver preparato questi riferimenti in una base autorizzata.
| Colonna CSV | Campo Tempolia | Controllo prima dell’import |
|---|---|---|
| societe | Società | Codice 001 nel file — sostituitelo con il codice della vostra società |
| mode | Modalità di pagamento | Codice 05 — titolo Virement (bonifico) |
| banque | Banca | BNK01 nella base preparata |
| date | Data di creazione | 20/07/2026 |
| reference | N° documento | Da VIR-101 a VIR-103, unici nello storico |
| client | Cliente | Codice ALPHA, BATIS o ZZ999 |
| facture | Non importato | Riferimento conservato per l’abbinamento dopo l’importazione |
| montant | Totale lordo | Importo positivo riconciliato con l’estratto conto |
Prerequisiti
- Nella copia di lavoro sostituite società, banca e modalità con codici attivi del vostro abbonamento.
- F2026-101 e F2026-102 devono essere create, emesse e aperte; altrimenti completate mappatura e calcoli senza importare.
- Conservate il file didattico originale immutato e identificate il lotto con VIR-101–VIR-103.
- Usate una base dimostrativa autorizzata e una cartella controllata; nessun file contabile viene trasmesso alla produzione.
Programma di 55 minuti
- 8 min: verificare fatture e saldi iniziali.
- 12 min: caricare il file e mappare i campi.
- 12 min: isolare cliente sconosciuto, duplicato e pagamento parziale.
- 10 min: importare il lotto corretto e verificare le righe create.
- 8 min: abbinare i due pagamenti validi e controllare i saldi.
- 5 min: riconciliare l’export e raccogliere le prove.
Checkpoint osservabili nel test preparato
- La mappatura usa i codici 001 e 05, invia
referencea N° documento emontanta Totale lordo. La colonnafacturenon è importata: guida l’abbinamento dopo la creazione dei pagamenti. - VIR-101 esiste una sola volta e chiude F2026-101.
- F2026-102 conserva esattamente 200,00 EUR dopo l’abbinamento di VIR-102.
- ZZ999 resta nel registro anomalie o nella sorgente da correggere, mai associato a un cliente simile.
Distinguere importazione, pagamento e abbinamento
Il file bancario prova ciò che la banca ha comunicato. Il pagamento importato prova ciò che Tempolia ha registrato. L’abbinamento prova quale fattura o nota di credito viene saldata. Le tre affermazioni sono collegate ma non intercambiabili. Una riga può essere importata tecnicamente e restare errata per cliente, società, banca, segno o riferimento.
Un riferimento bancario stabile è la prima barriera ai duplicati. Cercatelo nelle importazioni precedenti e nelle registrazioni manuali, anche fuori dal periodo corrente. Un nome simile è più debole di un identificativo e non giustifica un’associazione arbitraria. Righe sconosciute o ambigue restano fuori dal lotto convalidato finché la sorgente non viene corretta.
Il pagamento parziale non è un errore: F2026-102 di 600,00 EUR meno VIR-102 di 400,00 EUR lascia 200,00 EUR. L’abbinamento spiega il residuo, non inventa uno sconto. Un pagamento cumulativo può saldare più documenti, ma tutte le allocazioni devono tornare al totale bancario.
Competenze acquisite
- Fissare il perimetro per società, banca, periodo, formato e riferimenti unici.
- Mappare i campi obbligatori e distinguere sorgente, riferimenti e abbinamento derivato.
- Rilevare duplicati nel file corrente, in lotti precedenti e nelle registrazioni manuali.
- Respingere un cliente sconosciuto senza scegliere un nome simile.
- Importare una volta le righe valide e riconciliare numero e totale.
- Abbinare pagamenti esatti e parziali mantenendo visibili gli importi non spiegati.
- Controllare conseguenze su solleciti, PA/eReporting ed export senza confonderne i ruoli.
1. Stabilire lo stato iniziale e mappare
Percorso: Fatturazione > Pagamenti, Strumenti > Importazione e giornale vendite.
Verificate F2026-101 aperta per 1.200,00 EUR e F2026-102 per 600,00 EUR. Cercate VIR-101, VIR-102 e VIR-103 prima dell’importazione e annotate zero occorrenze. Caricate poi una copia e selezionate il tipo Pagamenti clienti.
Mappate il codice società 001, il codice modalità 05, BNK01, data di creazione 20/07/2026, reference verso N° documento, codice cliente e montant verso Totale lordo. Lasciate facture fuori dalla mappatura: è il riferimento per l’abbinamento successivo. Visualizzate le quattro righe. Una pagina generica senza i riferimenti del caso non è una prova. Non convalidate finché duplicato VIR-101 e ZZ999 sono nella popolazione accettata.
2. Risolvere le anomalie prima della scrittura
Classificate l’anteprima. VIR-101 è valido una volta; il duplicato viene escluso con riferimento e riga sorgente. VIR-102 è valido anche se parziale. VIR-103 è respinto perché ZZ999 è sconosciuto. Correggete l’identificativo solo da una fonte autorevole; non scegliete ALPHA CONSEIL perché sembra plausibile.
Preparate due righe corrette o una selezione accettata esplicita. Conservate un registro con riga originale, motivo, decisione e responsabile. Riconciliate il totale: 1.200,00 + 400,00 = 1.600,00 EUR. I 250,00 EUR respinti restano in attesa di correzione fuori dal totale importato.
3. Abbinare pagamenti esatti e parziali
Percorso: Fatturazione > Movimenti clienti.
Per ALPHA CONSEIL selezionate VIR-101 e F2026-101. Controllate segni opposti, stessa società e 1.200,00 EUR prima dell’abbinamento. Il gruppo deve sommare zero. Per BATIS selezionate VIR-102 e F2026-102 e conservate 200,00 EUR aperti.
Se F2026-102 appare chiusa, controllate altri movimenti, segni e importi; non aggiungete movimenti generici. Se il comando non è disponibile, verificate stato, cliente e società. Un pagamento attribuito al cliente sbagliato si corregge con il flusso autorizzato e la conservazione dello storico.
4. Riconciliare usi a valle e prove
Controllate i solleciti dopo l’abbinamento: F2026-101 non è selezionata, F2026-102 può restare per 200,00 EUR secondo scadenza e contestazione. Nell’anteprima contabile del periodo scelto verificate i due riferimenti accettati, i codici società e banca adattati e il totale didattico di 1.600,00 EUR. Non trasmettete il file.
Se si applica PA/eReporting, consultate lo storico separatamente: stato o assenza non cambiano la prova bancaria. Riconciliate CSV corretto, risultato importazione, tabella pagamenti, gruppi abbinati ed export. Conservate lotto, riferimento file, data, operatore, conteggi e totali.
Esercitazione guidata e diagnosi
- 1. Provare che le fatture sono aperte e i riferimenti assenti.
- 2. Mappare quattro righe, escludere duplicato e ZZ999, importare due righe per 1.600,00 EUR.
- 3. Abbinare VIR-101 esattamente, VIR-102 parzialmente e riconciliare saldi ed export.
- F2026-101 è chiusa dal solo VIR-101 di 1.200,00 EUR.
- F2026-102 resta aperta per 200,00 EUR.
- ZZ999 e duplicato non creano pagamenti convalidati.
Diagnosi
- Un duplicato richiede la ricerca nei lotti precedenti e negli inserimenti manuali.
- Il cliente sconosciuto si corregge nella fonte autorevole, non per somiglianza.
- F2026-102 chiusa richiede il controllo di importo, segno e altri movimenti.
- Una riga mancante nell’export richiede controllo di società, banca, data, modalità e stato.
Errori da evitare
- Considerare affidabile una riga solo perché letta dall’importatore.
- Risolvere un identificativo sconosciuto indovinando il cliente.
- Forzare la chiusura dopo un pagamento parziale.
- Ricaricare lo stesso lotto perché il risultato non era documentato.
- Inviare solleciti o export prima della revisione dei pagamenti non abbinati.
Per concludere
Presentate un foglio con quattro righe sorgente, due accettate per 1.600,00 EUR, due respinte, una fattura chiusa e un residuo di 200,00 EUR. Un collega deve ritrovare ogni importo in sorgente, tabella pagamenti, abbinamento ed export.
Applicare il metodo ai dati del vostro abbonamento
VIR-101, VIR-102, VIR-103, F2026-101 e ALPHA CONSEIL appartengono al file didattico: non cercateli in Tempolia prima di avere adattato e importato la copia di lavoro. Conservate i calcoli e la logica di esclusione, ma etichettate ogni risultato come simulazione preparata. Prima dell’importazione, scegliete nel vostro abbonamento due fatture emesse aperte e copiatene cliente, riferimento e importo nella copia di lavoro. Se RJMD01 è visibile, registratelo come rifiuto SEPA associato alla sua operazione originaria; non presentatelo come prova che il lotto didattico sia stato importato o abbinato.
Le schermate senza righe di movimenti o storico indicano un prerequisito assente. Non confermano né un abbinamento, né un saldo nullo, né una dichiarazione esterna. Un test completo richiede un file autorizzato, saldi iniziali acquisiti, anteprima popolata, risultato d’importazione, righe pagamento, gruppi di abbinamento e totali finali. Fino ad allora, consegnate un piano di prova che nomini dati da preparare, responsabile e criterio di successo.
Visione d’insieme
L’importazione pagamenti è una riconciliazione, non un caricamento file. L’automazione può verificare formati, campi obbligatori, riferimenti duplicati e totali; la revisione umana risolve identità, significato ed eccezioni. Monitorate tentativi duplicati, clienti sconosciuti e pagamenti ancora non abbinati oltre il tempo previsto. Questa lettura distingue velocità operativa da affidabilità contabile e rende ogni lotto ripetibile, spiegabile e correggibile senza perdere la traccia.
Passaggio alla procedura quotidiana
Per ogni lotto conservate file originale non modificato, copia corretta, versione della mappatura, conteggi accettati e respinti, totale accettato, decisioni sulle anomalie, operatore e ora. Un secondo revisore, diverso dall’importatore, deve ritrovare VIR-101 e VIR-102 nella sorgente bancaria, nella tabella pagamenti, nei movimenti cliente e nell’anteprima di export. Deve inoltre confermare che VIR-103 resta in una coda esplicita e non scompare.
Organizzate una revisione giornaliera dei pagamenti importati ma non abbinati, con anzianità e responsabile. Create un avviso quando un riferimento bancario appare due volte, anche tra un inserimento manuale e un lotto. Per un pagamento parziale, il controllo chiude solo quando il residuo è riconciliato con il conto cliente e la prossima azione è definita. In caso di cliente sconosciuto, registrate data della richiesta, fonte interrogata e persona che può convalidare l’identità; la pressione per chiudere il lotto non autorizza un abbinamento approssimativo.
Scenario di revisione
Chiedete al revisore di partire dal totale bancario, sottrarre le righe respinte e ricostruire il totale Tempolia. Poi deve mostrare che una sola occorrenza di VIR-101 chiude F2026-101, che VIR-102 lascia 200,00 EUR e che l’export contiene solo le righe comprese. Se una di queste prove manca, il lotto resta aperto con un motivo preciso.