Facturer une production à la quantité et importer depuis Silae
Objectif. Mesurer une production en unités, lui appliquer un prix par tâche et par affaire, puis facturer uniquement les quantités contrôlées.
Vos données avant de commencer
Choisissez dans votre abonnement un client, une affaire ouverte, une tâche facturable à la quantité et une période non encore importée. Notez votre propre clé de rapprochement, le code vente, le code TVA sur un caractère et le prix unitaire applicable. Utilisez Silae seulement si le connecteur de votre abonnement est configuré ; sinon suivez le parcours CSV ou la saisie manuelle indiqué dans la formation.
Comprendre le principe
Une ligne à la quantité mesure une production : nombre de bulletins, déclarations, unités ou dossiers traités. Le temps peut être saisi en complément pour analyser le temps moyen, mais le montant facturé dépend de la quantité et de son prix.
La tâche doit être configurée pour la quantité. Le prix peut être standard ou propre à une affaire. L’import Silae alimente la production ; il ne dispense pas du contrôle des correspondances.
Ce que vous saurez faire
- Configurer une tâche facturable à la quantité.
- Définir un prix spécifique par affaire.
- Saisir ou importer une production.
- Contrôler les correspondances et doublons d’import.
- Préparer une facture mixant si nécessaire forfait et quantités.
Le parcours : douze unités à facturer
Vous facturez une production sociale de 12 unités à 25 € pour une affaire choisie, avec 3 h de travail associé. Le fichier de recette contient trois lignes de 5, 4 et 3 unités, sur la même période et avec une référence d’import stable. Le montant attendu est 300 € HT et le temps moyen 15 minutes par unité.
- L’import, la saisie des trois lignes et la préparation du projet se font uniquement sur un périmètre d’exercice autorisé de votre abonnement ; dans votre abonnement, ne validez aucune simulation et lisez les données contrôlées séparément.
- La tâche est configurée pour recevoir une quantité et reliée au bon code vente.
- Le prix de 25 € applicable à l’affaire et à la période est connu avant l’import.
- La période n’a pas déjà été importée. Conservez le total de contrôle Silae ou du fichier source.
- Si le connecteur Silae n’est pas configuré sur votre environnement Tempolia, jouez la même méthode avec l’import CSV de quantités ; ne prétendez pas avoir validé le connecteur.
- 10 min : définir unité, tâche, code vente et prix.
- 15 min : préparer le fichier et les clés de rapprochement.
- 20 min : contrôler l’aperçu, les correspondances et un doublon volontaire.
- 20 min : rapprocher les 12 unités puis préparer 300 € HT sans émettre.
- 10 min : analyser productivité et unités restantes.
5 + 4 + 3 = 12 unités importées une seule fois, 3 h enregistrées séparément, 300 € HT proposés et aucune unité non expliquée entre la source, le détail des temps et le projet.
1Configurer tâches et prix
Chemin : Configuration > Tâches facturables et Configuration > Prix de vente des tâches à la quantité.
Activez la logique de quantité sur les tâches concernées et donnez-leur un libellé sans ambiguïté. Renseignez ensuite le prix applicable à l’affaire lorsqu’il diffère du tarif standard.
Exemple : tâche « BULLETIN », quantité 25, prix unitaire 22 € : la base de facturation est 550 €.
2Importer ou saisir la production
Chemin : Outils > Import Silae ou Temps > Saisie d’un temps.
Avant l’import, contrôlez la période, les correspondances client/affaire/tâche et les lignes déjà intégrées. Après import, ouvrez le détail des temps pour vérifier les quantités obtenues.
En saisie manuelle, renseignez le bon client, l’affaire, la tâche et la quantité. Ajoutez un temps si vous souhaitez suivre la productivité, sans confondre durée et unité facturée.
3Relier la production au code vente
Chemin : Configuration > Codes ventes.
Le code vente donne à la production son libellé de facture, son compte comptable et sa TVA. Vérifiez la correspondance entre tâches et code vente au niveau prévu par votre base ou votre affaire.
4Préparer et contrôler le projet
Chemin : Facturation > Préparation de factures, Facturation > Factures à valider, puis Facturation > Factures.
Sélectionnez la facturation sur la base des quantités. Contrôlez les lignes retenues, les prix unitaires et les regroupements. Une facture peut mélanger forfait et quantité à condition que chaque partie reste lisible.
Après émission, seules les quantités effectivement reprises doivent être marquées facturées ; les autres doivent rester disponibles.
5Analyser quantité, temps moyen et reste à facturer
Chemin : Outils > Rapports / Editions.
Comparez quantité produite, quantité facturée, chiffre d’affaires et temps passé. Le ratio temps / quantité permet de suivre la productivité sans modifier le mode de facturation.
6Vérifier les conditions de reprise à la quantité
La quantité ne suffit pas à elle seule. Une ligne est proposée lorsque :
- la tâche est marquée Facturable à la quantité — indicateur FQ dans les anciens supports ;
- la quantité est renseignée et cohérente avec l’unité attendue ;
- la ligne est Exceptionnelle ou éligible à la refacturation selon la configuration ;
- elle n’est ni Facturée ni marquée Ne pas facturer ;
- sa date est antérieure ou égale à la date de préparation ;
- le client, l’affaire, le code vente et le prix à la quantité sont disponibles.
La colonne Quantité peut être masquée par les droits du collaborateur. Si elle n’apparaît pas dans la saisie alors que la tâche est correcte, vérifiez Collaborateurs > Login et droits des collaborateurs avant de conclure à une anomalie de la tâche.
Choisir le bon prix unitaire
Le prix par défaut peut être porté par la tâche. Un prix propre à une affaire, saisi dans Prix de vente à la tâche par affaire, permet de gérer une lettre de mission ou un tarif négocié spécifique.
- Quantité : 40 bulletins.
- Prix standard de la tâche : 24 €.
- Prix négocié sur l’affaire : 22 €.
- Montant attendu si le prix affaire s’applique : 40 × 22 € = 880 € HT.
Si le montant préparé est 960 €, ne corrigez pas seulement la facture à 880 € : vérifiez pourquoi le prix propre à l’affaire n’a pas été trouvé — mauvais code affaire, période, tâche ou ligne de tarif absente — puis recalculez.
Importer un fichier CSV en deux temps
Pour un import Excel/CSV générique de temps passés, préparez un fichier stable puis associez les colonnes du fichier aux champs Tempolia. Les informations minimales sont généralement : client, affaire, collaborateur, date, code tâche et quantité.
- Enregistrez le fichier Excel en CSV ou texte avec un séparateur constant.
- Choisissez le type d’import « temps passés ».
- Glissez chaque colonne source vers le champ Tempolia correspondant.
- Sauvegardez la configuration de correspondance si le fichier reviendra régulièrement.
- Lancez d’abord la vérification des anomalies.
- Corrigez codes inconnus, affaires fermées, dates ou quantités invalides.
- Exécutez l’import seulement quand le compte rendu est compris.
- Contrôlez ensuite le détail des temps sur la période importée.
La sauvegarde du mapping évite de refaire le glisser-déposer, mais elle ne valide pas le contenu d’un nouveau fichier. La phase de contrôle reste nécessaire à chaque import.
Importer la production Silae de façon contrôlée
L’intégration Silae récupère une production telle que bulletins, entrées ou sorties, puis la rapproche des tâches et tarifs Tempolia. Elle suppose un accès API Silae configuré pour l’offre concernée.
- Correspondance automatique : le code client Tempolia est identique au code dossier Silae.
- Correspondance explicite : le champ « Code SILAE » de la fiche client contient le code dossier externe. Ce champ peut être alimenté manuellement ou par import de deux colonnes.
- Période : indiquez la plage de dates à récupérer et contrôlez qu’elle n’a pas déjà été intégrée.
- Collaborateur de rattachement : choisissez le collaborateur technique ou fonctionnel auquel les lignes créées seront rattachées selon votre organisation.
- Tâches : vérifiez que chaque nature de production Silae correspond à une tâche Tempolia facturable à la quantité.
Après récupération, rapprochez le nombre d’unités Silae, le nombre de lignes créées et les éventuels dossiers sans correspondance. Une importation réussie techniquement peut rester incomplète fonctionnellement si certains clients n’ont pas été reconnus.
Présenter une facture détaillée, regroupée ou mixte
Le détail en grille permet de présenter les quantités par ligne, par tâche, par collaborateur ou selon les regroupements configurés, sans modifier les quantités sources. La facture peut également combiner :
- une partie forfaitaire issue d’un budget de facturation ;
- des unités produites au prix à la quantité ;
- éventuellement des frais ou du temps au réel.
Après émission, les quantités reprises sont marquées Facturées ; les lignes exclues restent disponibles pour la prochaine facture. Dans le détail des réalisations par affaire, un sous-total par facture permet de relier la pièce émise aux lignes de production et d’identifier le reste à facturer.
Avant de continuer
- La tâche est bien facturable à la quantité.
- Le prix utilisé correspond à l’affaire.
- L’import ne duplique pas une période déjà intégrée.
- La quantité facturée correspond à la sélection.
- Les unités non facturées restent disponibles.
Mise en pratique : importer, rapprocher et facturer 12 unités
Réalisez l’import ou la saisie et la préparation suivantes uniquement sur ce périmètre autorisé ; dans votre abonnement, ne validez aucune simulation. Créez un cas test de 12 unités à 25 €, avec 3 heures de temps associé. Vérifiez un montant de 300 €, un temps moyen de 15 minutes par unité et la présence des 12 unités dans le projet de facture.
- Préparer la règle. Dans les tâches facturables et les prix par affaire, contrôlez l’activation de la quantité, l’unité, le code vente et le prix de 25 €. Notez la date d’effet du prix.
Une seule règle applicable au client, à l’affaire, à la tâche et à la période. Si plusieurs prix sont possibles, arrêtez l’exercice et explicitez leur priorité.
- Préparer les données source. Utilisez trois lignes identifiées, par exemple BUL-001 = 5, BUL-002 = 4 et BUL-003 = 3, avec période, client, affaire, tâche et collaborateur. Vérifiez le total 12 avant chargement.
L’écran Silae doit montrer un vrai formulaire et des correspondances. S’il affiche seulement un encart d’information, le connecteur n’est pas prêt : utilisez l’import générique en recette et consignez cette limite.
- Tester avant d’intégrer. Rapprochez les colonnes, lisez les lignes rejetées et présentez une seconde fois BUL-002 pour vérifier le traitement d’un doublon, sans forcer son import.
Trois lignes valides totalisant 12 et une anomalie de doublon identifiable. Un total différent impose de revenir au fichier, pas d’ajuster la facture.
- Contrôler le réalisé. Dans le détail des temps, filtrez la référence ou la période et vérifiez la quantité 12 ainsi que les 3 h. L’écran de l’éditeur doit faire apparaître les deux mesures distinctes.
Quantité 12, temps 3 h et moyenne 3 h ÷ 12 = 0,25 h, soit 15 minutes par unité.
- Préparer la facture. Sélectionnez le seul dossier de recette et contrôlez le calcul 12 × 25 €.
300 € HT. Les unités non sélectionnées, s’il y en a, restent disponibles et visibles ; aucune facture n’est émise pendant l’exercice.
Conditions de validation des 1 h 15
- La tâche SO-P est réellement facturable à la quantité et une règle de prix justifiée produit 25 € ; la table vide signale sinon un prérequis bloquant.
- Le fichier ou la saisie contrôlée produit trois lignes 5, 4 et 3, soit 12 unités et 3 h, sans confondre le tableau réel votre client choisi avec ce cas.
- Un vrai aperçu d’import montre fichier, correspondances et rejets ; le repli générique sans fichier ne valide pas Silae.
- Le projet non émis montre 12 × 25 € = 300 € et le rapport retrouve exactement les trois sources.
Si le connecteur, le tarif, les correspondances ou les trois lignes manquent, classez l’étape « non démontrée » et ne préparez pas la facture.
Erreurs à éviter
- Utiliser une tâche non configurée pour la quantité.
- Confondre quantité et durée.
- Réimporter une période sans contrôle des doublons.
- Modifier le prix dans la facture sans corriger la règle source.
À retenir
Saisir le temps en plus de la quantité ne change pas le prix à la quantité ; cela enrichit l’analyse de productivité.
Vous pouvez maintenant
- Je sais mesurer une production en unités.
- Je sais contrôler son import et son prix.
- Je sais facturer uniquement les quantités validées.
Prendre de la hauteur
La quantité mesure une production ; le temps mesure l’effort. Les deux données se complètent mais ne se remplacent pas. La facture repose sur la quantité validée et son prix, tandis que le temps moyen aide à piloter la productivité et à détecter une anomalie opérationnelle.
- Réconciliez toujours les volumes avant de discuter du prix.
- Utilisez une clé d’import stable pour rendre les doublons détectables.
- Séparez l’échec du connecteur, l’échec de correspondance, l’anomalie métier et l’écart de facture : ils n’ont pas la même correction.
Vous savez prouver les 12 unités de bout en bout et expliquer pourquoi 3 h influencent l’analyse sans transformer le calcul 12 × 25 €.